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Vorstellungsgespräch absagen

Das Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt im Bewerbungsprozess. Allerdings kann es aus verschiedenen Gründen dazu kommen, dass Sie die Einladung zum Gespräch ablehnen oder einen bereits vereinbarten Termin absagen müssen. Auch wenn Sie somit die Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle zurückziehen und nicht in dem Unternehmen anfangen wollen, sollten Sie bestimmte Grundsätze beachten, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. In diesem Artikel haben wir Ihnen hilfreiche Tipps und Beispielformulierungen zusammengestellt, welche Sie für Ihre Absage als Inspiration nutzen können.

Muss ich ein Vorstellungsgespräch absagen?

Generell sollten Sie, um einen guten Eindruck bei den Personalverantwortlichen zu hinterlassen, immer auf die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch antworten. Auch wenn Sie sich gegen die Stelle und somit das Unternehmen entschieden haben, sollten Sie das Gespräch immer frühestmöglich absagen. Den vereinbarten Termin ohne Hinweis nicht wahrzunehmen ist unhöflich und kann Ihnen noch zum Verhängnis werden.


Deshalb sollten Sie Ihr Vorstellungsgespräch frühzeitig absagen:

  • Der Termin kann neu vergeben werden: Wenn Sie Ihr Vorstellungsgespräch frühzeitig absagen, hat das Unternehmen die Chance, Ihren Termin neu zu vergeben. Das ist sowohl für das Unternehmen als auch die anderen Bewerbenden von Vorteil.

  • Das Unternehmen spart Zeit und Geld: Für Bewerbungsgespräche benötigt ein Unternehmen viele Kapazitäten. Es müssen Räume geschaffen, ein Team organisiert und Personalverantwortliche eingeteilt werden. Bei einer Absage kann deshalb Zeit und Geld eingespart werden.

  • Sie hinterlassen einen guten Eindruck: Auch wenn Sie sich gegen die ausgeschriebene Stelle entschieden haben, kann es sein, dass das Unternehmen in Zukunft erneut als Ihre potenzielle Arbeitsstelle in Frage kommt. Wenn Sie Ihren Termin unentschuldigt nicht wahrnehmen, wird es schwierig, sich in Zukunft erneut bei dem Unternehmen zu bewerben. Zudem könnten Sie den Personalverantwortlichen in einem anderen Bewerbungsprozess erneut begegnen.

Gute Gründe für die Absage Ihres Vorstellungsgesprächs

Um einen positiven Eindruck bei den Personalverantwortlichen zu hinterlassen, sollten Sie bei der Absage des Vorstellungsgesprächs einen triftigen Grund nennen. Viele Umstände, die einen Antritt der Stelle verhindern, können Ihre Ansprechpersonen nachvollziehen. In den meisten Situationen können Sie deshalb ehrlich sein.


Triftige Gründe für die Absage des Vorstellungsgesprächs:

  • Langfristige Krankheit: Möglicherweise sind Sie nach dem Versenden Ihrer Bewerbungsunterlagen längerfristig erkrankt, sodass Sie die ausgeschriebene Stelle nicht antreten können. Setzen Sie die Personalverantwortlichen frühzeitig darüber in Kenntnis, diese werden Verständnis dafür haben.

  • Wohnortwechsel: Im Bewerbungsprozess können sich private Änderungen ergeben haben, wie beispielsweise ein Wohnortwechsel. Wenn Sie in diesem Fall die Stelle nicht übernehmen können, ist es sinnvoll, das Gespräch abzusagen und den Grund zu nennen.
  • Zusage eines anderen Unternehmens: Wenn Sie bereits die Zusage eines anderen Unternehmens haben und diese Stelle gerne annehmen möchten, können Sie dies den Personalverantwortlichen ehrlich sagen.
  • Berufliche Neuorientierung: Haben Sie sich dazu entschieden, sich beruflich in eine andere Richtung zu orientieren, können Sie dies bei Ihrer Absage mitteilen.

Gründe, die Sie bei der Absage nicht nennen sollten:

  • Sie sind überqualifiziert: Auch wenn Sie der Meinung sind, für einen Job aufgrund Ihrer hohen Qualifikation nicht die richtige Besetzung zu sein, sollten Sie das nicht bei der Absage des Vorstellungsgesprächs erwähnen. Dadurch erwecken Sie einen unsympathischen und eingebildeten Eindruck. Außerdem wirkt es, als ob Sie sich vor der Bewerbung nicht mit der Stellenausschreibung auseinandergesetzt haben. 

  • Die Personalverantwortlichen sind unsympathisch: Um sich zukünftige Chancen nicht zu verbauen, sollten Sie diesen Grund bei einer Absage nicht nennen. Zum einen wirken Sie dadurch nicht seriös und unprofessionell. Zum anderen können Personalverantwortliche das Unternehmen wechseln und Ihnen in einem anderen Unternehmen erneut begegnen. Ihre Chancen auf die Stelle sind durch Ihre Absage deutlich geringer.
  • Das Unternehmen ist nicht erfolgreich genug: Diese Aussage lässt Sie arrogant und unprofessionell erscheinen. Hier sollten Sie ebenfalls an zukünftig ausgeschriebene Stellen denken, da sich der Erfolg eines Unternehmens noch entwickeln kann.
  • Gerüchte über das Unternehmen: Wenn Sie viel Ungutes über das Unternehmen gehört haben, sollten Sie dies nicht bei Ihrer Absage des Vorstellungsgesprächs erwähnen. Eine solche Aussage kommt bei den Personalverantwortlichen nicht positiv an und lässt Sie gleichzeitig unprofessionell erscheinen.

Das Vorstellungsgespräch verschieben

Wenn der Grund für die Absage nur temporär ist, können Sie darüber nachdenken, den Termin zu verschieben und das Vorstellungsgespräch an einem anderen Tag wahrzunehmen. Auch hier sollten Sie einen nachvollziehbaren Grund nennen.


Vermeiden Sie einen unorganisierten Eindruck, indem Sie keine Termine als Grund nennen, die längerfristig geplant sind. Außerdem können weniger wichtige Gründe den Anschein erwecken, dass Ihre Prioritäten nicht auf der ausgeschriebenen Stelle liegen. Diesen Eindruck sollten Sie in jedem Fall vermeiden, da Sie ansonsten schlechte Chancen auf einen Alternativtermin haben.


Mögliche Gründe für die Verschiebung des Vorstellungsgesprächs:

  • Kurzfristige Krankheit: Gegebenenfalls haben Sie sich nur eine Erkältung eingefangen und sind lediglich bei dem ursprünglichen Termin durch Ihre Krankheit verhindert. Hier bietet sich eine Verschiebung an. Erklären Sie den Personalverantwortlichen die Lage, da Ihre Gesundheit ein guter Grund für eine Verschiebung ist. Zudem möchten sich die anderen Teilnehmenden des Gesprächs nicht bei Ihnen anstecken.

  • Private Gründe: Auch private Gründe können ein triftiger Grund sein, das Vorstellungsgespräch zu dem vereinbarten Termin nicht wahrnehmen zu können. Dies sind vor allem kurzfristige Anlässe, wie beispielsweise eine Beerdigung.

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Wie kann ich ein Vorstellungsgespräch absagen?

Um Ihr Vorstellungsgespräch abzusagen, haben Sie drei Möglichkeiten: Sie setzen die Personalverantwortlichen per Anruf über Ihre Absage in Kenntnis, Sie verfassen eine E-Mail oder Sie versenden einen Brief. In allen Fällen können Sie einen positiven Eindruck hinterlassen, sofern Sie sich an einige Grundsätze halten.


Grundsätzlich sollten Sie keine schwache Begründung nennen. Spontane Absagen ohne triftigen Grund lassen Sie unorganisiert wirken und machen gleichzeitig den Anschein, dass Ihre Prioritäten nicht bei der ausgeschriebenen Stelle liegen.

Das Gespräch per E-Mail oder Brief absagen

Die Absage des Bewerbungsgesprächs per E-Mail oder Brief stellt für viele Bewerbende eine kleinere Hürde dar, da eine nicht persönliche Absage weniger unangenehm erscheint. Zudem können Sie von den Personalverantwortlichen keine direkten Nachfragen erhalten, auf die Sie eine Antwort finden müssen.


Die Absage per E-Mail hat einen geringen zeitlichen Aufwand, welchen Sie bei einem Telefongespräch nicht genau einschätzen können. Sie sollten in der E-Mail um eine Bestätigung bitten, um sicherzugehen, dass die Personalverantwortlichen die Absage erhalten haben und nicht mehr davon ausgehen, dass Ihr Termin stattfindet.

Das Gespräch per Anruf absagen

Das Gespräch per Anruf abzusagen ist für die Personalverantwortlichen persönlicher. Insbesondere bei kurzfristigen Absagen bietet es sich an, das Telefon zu verwenden. Sie können sicher sein, dass Ihre Absage rechtzeitig entgegengenommen wird und es zu keinen Missverständnissen kommt. Sollten Sie Ihr Gespräch am selben Tag absagen, ist es möglich, dass die Personalverantwortlichen eine E-Mail nicht mehr rechtzeitig lesen. Außerdem machen Sie mit einem Telefonat zugleich einen ehrlicheren Eindruck.


Eine Absage per Telefon bietet sich ebenfalls an, wenn Sie im Bewerbungsprozess weiter fortgeschritten sind und bereits persönlichen Kontakt zu den Personalverantwortlichen hatten.

Formulierung der Absage Ihres Vorstellungsgesprächs

Eine Absage des Vorstellungsgesprächs sollte immer dem gleichen Aufbau folgen. Das gilt vor allem, wenn Sie eine Absage per E-Mail oder postalisch versenden. Ein Telefonat kann aufgrund der direkten Kommunikation mit den Personalverantwortlichen anders verlaufen. Dennoch können Sie anhand des Aufbaus erkennen, welche Inhalte Ihre Absage enthalten sollte.


Folgende Inhalte sollte Ihre Absage abdecken:

  • Betreff: Sie sollten die betroffene Stelle und den Termin hervorheben und die Absage ankündigen. 

  • Begrüßung: Verwenden Sie eine höfliche und individuelle Begrüßung, bei der Sie die direkten Verantwortlichen adressieren.
  • Dankesbekundung für die Einladung zum Vorstellungsgespräch: Machen Sie deutlich, dass Sie für die Chance trotz der Umstände dankbar sind und den Aufwand zu schätzen wissen.
  • Formulierung der Absage: Sagen Sie das Vorstellungsgespräch klar und deutlich ab und nennen Sie den Grund dafür.
  • Entschuldigung: Da das Unternehmen bereits Zeit und Ressourcen investiert hat, entschuldigen Sie sich für möglicherweise entstandene Unannehmlichkeiten und schätzen somit die Arbeit der Personalverantwortlichen wert.
  • Erfolg für die Zukunft wünschen: Auch wenn Sie in näherer Zukunft nicht zusammenarbeiten, wünschen Sie dem Unternehmen viel Erfolg.
  • Freundliche Grußformel und Unterschrift: Um professionell zu wirken, sollten Sie eine freundliche Grußformel verwenden und eine Unterschrift nutzen, um die Absage offiziell zu machen.

Beispielformulierungen für eine höfliche Absage

Damit Sie die Absage für ein Vorstellungsgespräch optimal formulieren können, haben wir Ihnen im Folgenden einige Beispielformulierungen für eine höfliche Absage zusammengefasst. Sie können sich daran orientieren, um eine angemessene Absage zu formulieren. Passen Sie die Formulierungen jedoch stets an Ihre individuelle Situation an.


Beispielformulierungen für eine Absage an das Unternehmen:

  • Zusage einer anderen Stelle:

    „Sehr geehrte Frau Personalverantwortliche,

    vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle XY. Mein Interesse an Ihrem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle ist groß und ich habe mich über die Berücksichtigung meiner Unterlagen sehr gefreut. Ich werden den Termin am TT.MM.JJJJ nicht wahrnehmen, da ich mich nach sorgfältiger Überlegung für ein anderes Angebot entschieden haben.

    Ich bin mir sicher, dass eine Zusammenarbeit mit Ihnen erfolgreich gewesen wäre.

    Für die entstandenen Umstände möchte ich mich in aller Form entschuldigen.

    Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen einen weiteren erfolgreichen Bewerbungsprozess und für die Zukunft alles Gute.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Marie Muster.“

  • Absage aufgrund einer langfristigen Krankheit:

    „Sehr geehrte Frau Verantwortliche,

    vielen Dank für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und die Chance, mich persönlich bei Ihnen vorstellen zu können. Leider muss ich meine Bewerbung auf die Stelle XY zurückziehen, da ich die Stelle aufgrund einer längerfristigen Krankheit nicht wahrnehmen kann.

    Mein Interesse an Ihrem Unternehmen und der Stelle besteht nach wie vor, dennoch muss ich Sie um Ihr Verständnis bitten, da meine Genesung zurzeit im Vordergrund steht. Eine Zusammenarbeit mit Ihnen wäre sicherlich erfolgreich gewesen, weshalb ich diese Möglichkeit für die Zukunft nicht ausschließen möchte.

    Für mögliche entstandene Umstände möchte ich um Entschuldigung bitten.

    Ihnen und dem Unternehmen wünsche ich für die berufliche Zukunft viel Erfolg und alles Gute.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Bettina Beispiel.“

  • Absage aufgrund eines Wohnortwechsels:

    „Sehr geehrter Herr Personaler,

    vielen Dank für die Berücksichtigung meiner Bewerbungsunterlagen und die Einladung zum Vorstellungsgespräch.

    Aufgrund eines privatbedingten Wohnortwechsels werde ich die ausgeschriebene Stelle jedoch nicht wahrnehmen können, weshalb ich meine Bewerbung hiermit zurückziehe und den Termin am TT.MM.JJJJ leider absagen muss.

    Ich bitte Sie um Verständnis für meine persönliche Situation und möchte für mögliche entstandene Unannehmlichkeiten um Entschuldigung bitten.

    Ihnen und Ihrem Unternehmen wünsche ich eine erfolgreiche Zukunft und alles Gute.

    Mit besten Grüßen,

    Max Muster.“

  • Absage aufgrund einer beruflichen Neuorientierung:

    „Sehr geehrte Frau Muster,

    vielen Dank für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch für die Stelle XY.

    Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich mich dazu entschieden habe, einen anderen beruflichen Weg einzuschlagen und eine Umschulung zu beginnen. Deshalb werde ich den Termin am TT.MM.JJJJ nicht wahrnehmen.

    Mein Interesse an Ihrem Unternehmen besteht immer noch und ich hoffe auf eine zukünftige Zusammenarbeit innerhalb einer anderen Position.

    Für die entstandenen Umstände bitte ich um Entschuldigung und hoffe auf Verständnis Ihrerseits.

    Dem Unternehmen und Ihnen wünsche ich beruflich alles Gute und viel Erfolg für die Zukunft.

    Mit besten Grüßen,

    Bernd Beispiel.“

  • Absage nach dem Vorstellungsgespräch:

    „Sehr geehrter Herr Personalverantwortlicher,

    vielen Dank für das positive Vorstellungsgespräch und die Möglichkeit, mich bei Ihnen vorzustellen.

    Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich mich nach langer Überlegung für eine andere Stelle entschieden habe und daher meine Bewerbung zurückziehe.

    Eine gemeinsame Zusammenarbeit wäre sicher erfolgreich gewesen.

    Für die entstandenen Umstände möchte ich mich entschuldigen.

    Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Maria Musterfrau.“

  • Absage auf Englisch:

    „Dear Mrs. Personaler,

    I want to thank you for your confidence in me as an applicant and the possibility to introduce myself.

    Meanwhile I received another job offer and decided to take this opportunity.

    I am no longer interested in the position.

    I hope this decision will not cause any discomfort for you or your company.

    All the best for your future.

    Kind regards,

    Mark Eting.“


Muster für die postalische Absage von Arbeitnehmer*innen

Verwenden Sie gerne unser kostenloses Muster für die postalische Absage des Vorstellungsgesprächs. Damit ziehen Sie Ihre Bewerbung formell und höflich zurück und halten sich Türen für die Zukunft offen. Mit einem Klick auf den unten stehenden Button erhalten Sie das Musterschreiben als Word-Datei.


Beispielformulierungen für eine Terminverschiebung

Bei einer Terminverschiebung sollten Sie den Personalverantwortlichen stets einen Ersatztermin anbieten, um Ihr Interesse an der Stelle deutlich zu machen. Achten Sie insbesondere bei einer Krankheit darauf, bei einem Alternativtermin wieder gesund zu sein. Ansonsten können Sie auch vereinbaren, sich zu melden, sobald Sie fit sind. Hier ist allerdings das Risiko größer, dass die Personalverantwortlichen nicht mit der Vergabe der Stelle warten.


Beispielformulierungen für die Verschiebung eines Vorstellungsgesprächs:

  • „Sehr geehrte Frau Ansprechpartnerin,

    vielen Dank für die Möglichkeit, Sie in einem Vorstellungsgespräch von meiner Eignung für die Stelle zu überzeugen. Aufgrund eines kurzfristigen grippalen Infekts kann ich den Termin am TT.MM.JJJJ um 10 Uhr leider nicht wahrnehmen. Da ich großes Interesse an der von Ihnen ausgeschriebenen Stelle habe, freue ich mich, wenn wir einen Alternativtermin vereinbaren können. Ein Terminvorschlag ist der TT.MM.JJJJ um 10 Uhr. Andernfalls bin ich für Vorschläge Ihrerseits dankbar. Gerne können wir uns telefonisch absprechen.

    Ich bitte um Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Marie Musterfrau“

  • „Sehr geehrter Herr Ansprechpartner,

    ich bedanke mich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider muss ich um eine Verschiebung des vereinbarten Termins am TT.MM.JJJJ um 10 Uhr bitten. Aufgrund einer Beerdigung eines Familienmitgliedes ist es mir nicht möglich, diesen wahrzunehmen. Alternativ schlage ich den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr für ein Vorstellungsgespräch vor, da ich immer noch großes Interesse an der Stelle habe.

    Ich bitte Sie, die Umstände zu entschuldigen.

    Mit besten Grüßen,

    Max Muster“ 

Absage seitens des Unternehmens

Unternehmen und Arbeitgebende sind aus arbeitsrechtlicher Sicht nicht dazu verpflichtet, eine Absage zu kommunizieren. Dennoch sollten Sie die Bewerbenden darüber informieren, dass Sie für die ausgeschriebene Position nicht infrage kommen. Insbesondere das Thema Bewerbung ist häufig mit vielen Emotionen verbunden und das Ignorieren einer Bewerbung kann zu Frust bei den Bewerbenden führen.


Mittlerweile gibt es im Internet viele Portale, in denen die Bewerbenden ihre schlechten Erfahrungen mit den Unternehmen teilen. Diese schlechten Bewertungen können sich negativ auf Ihre Bewerbungsprozesse auswirken, da sie potenziell qualifizierte Arbeitnehmende abschrecken, weshalb diese sich nicht bewerben. Deshalb sollten Sie eine Absage verfassen, die höflich ist und Wertschätzung ausdrückt.

Gründe für eine Absage

Wenn Sie den Bewerbenden vor oder nach einem Vorstellungsgespräch absagen wollen, müssen Sie sich genau überlegen, ob Sie einen Grund angeben oder diesen lieber außen vor lassen. Es existieren verbotene Gründe für die Absage einer Bewerbung.


Darüber hinaus können legitime Begründungen anders ausgelegt werden, sofern sie nicht optimal formuliert sind. Deshalb sollten Sie sich vorher darüber informieren und sorgfältig vorgehen, sofern Sie einen Grund bei der Absage nennen wollen. Wenn Sie sicher gehen wollen, sollten Sie die Absage im Vorfeld juristisch prüfen lassen.


Erlaubte Gründe für eine Absage:

  • Über- oder Unterqualifizierung der Bewerbenden.

  • Bei den Vorstellungen bestehen Unstimmigkeiten, beispielsweise beim Gehalt.
  • Im Lebenslauf sind Ihnen Unstimmigkeiten aufgefallen.
  • Sie haben sich für eine andere Person entschieden, da diese besser auf die Stelle passt. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, da insbesondere diese Formulierung falsch ausgelegt werden kann.
  • Die Person hat Sie auf persönlicher Ebene nicht überzeugt. Auch bei diesem Grund gilt besondere Vorsicht.
  • Wenn es sich um eine Initiativbewerbung handelt, kann ein Grund sein, dass Ihr Unternehmen keine offene Stelle hat, die zu der Bewerbung passt.

Verbotene Gründe für eine Absage:

  • Eine Behinderung

  • Die ethnische Herkunft
  • Das Geschlecht
  • Die sexuelle Identität
  • Die Religion
  • Das Alter
  • Die Weltanschauung

Formulierung der Absage

Bei der Formulierung der Absage sollten Sie sich an einen klaren Aufbau halten, damit Sie den Bewerbenden bestimmt, aber freundlich mitteilen, dass diese nicht weiter im Bewerbungsprozess berücksichtigt werden.


Typischer Aufbau einer höflichen Absage:

  • Betreff: Teilen Sie direkt mit, um welche ausgeschriebene Stelle es sich handelt.

  • Begrüßung: Verwenden Sie eine höfliche Begrüßung. Je nach Fortschritt des Bewerbungsprozesses sollten Sie eine individuelle Ansprache verwenden, damit die Bewerbenden sich wertgeschätzt fühlen. 
  • Dankesbekundung: Bedanken Sie sich für das Interesse an Ihrem Unternehmen und die verfasste Bewerbung. 
  • Sensible Formulierung der Absage: Informieren Sie deutlich, aber sensibel über das Ausscheiden aus dem Bewerbungsprozess und überlegen Sie, ob die Nennung eines Grundes zielführend ist. Orientieren Sie sich dabei an den gesetzlichen Vorgaben. 
  • Weiter bestehenden Kontakt anbieten: Sofern der oder die Bewerbende qualifiziert ist, können Sie weiteren Kontakt anbieten. Beispielsweise können Sie die Bewerbenden in eine Datenbank aufnehmen, sofern diese zustimmen. So haben Sie weiterhin die Möglichkeit, mit passenden Bewerbenden in Kontakt zu bleiben. 
  • Verabschiedung: Wünschen Sie den Bewerbenden alles Gute für die berufliche Zukunft, auch wenn keine weitere Zusammenarbeit zustande kommt. 
  • Freundliche Grußformel und Unterschrift: Um die Absage offiziell zu versenden, setzen Sie eine Grußformel gemeinsam mit Ihrer Unterschrift unter die Absage. 

Eine Absage sollten Sie immer professionell verfassen und dabei höflich bleiben, auch wenn Sie mit einem oder einer Bewerbenden nicht gut zurechtgekommen sind. Bei Ihrer Wortwahl oder Tonalität können Sie sich daran orientieren, wie Ihre Unternehmenskultur ist und wie Absagen insgesamt im Unternehmen kommuniziert werden.


Beispielformulierungen für eine höfliche Absage an Bewerbende:

  • Absage aufgrund nicht erfüllter Qualifikationen:

    „Sehr geehrter Herr Muster,

    vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die eingesandte Bewerbung für die Stelle XY. Da wir zahlreiche Bewerbungen erhalten haben, fiel uns das Auswahlverfahren besonders schwer.

    Wir sind dementsprechend gezwungen, nur Kandidaten für den weiteren Bewerbungsprozess auszuwählen, die mit dem Anforderungsprofil der Stelle am ehesten übereinstimmen. Obwohl uns Ihre Bewerbung positiv aufgefallen ist, zählen Sie leider nicht dazu.

    Für Ihren weiteren beruflichen Weg wünschen wir Ihnen viel Erfolg und alles Gute für die Zukunft.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Peter Personaler.“ 

  • Absage aufgrund einer bereits besetzten Stelle:

    „Sehr geehrter Herr Beispiel,

    wir bedanken uns für Ihre Bewerbung um die Position als XY und das Interesse an der Mitarbeit innerhalb unseres Unternehmens.

    Es tut uns leid, Ihnen mitzuteilen, dass wir die Stelle bereits einem anderen Kandidaten zugesprochen haben.

    Wir wünschen Ihnen für Ihre Zukunft alles Gute und einen weiteren erfolgreichen beruflichen Werdegang.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Marie Muster.“ 

  • Absage bei einer Initiativbewerbung:

    „Sehr geehrte Frau Beispiel,

    vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die von Ihnen eingesandte Initiativbewerbung.

    Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir zurzeit keine Verwendung für Sie in unserem Unternehmen haben. Wie bedauern diesen Umstand sehr, da uns Ihre Bewerbung positiv aufgefallen ist.

    Falls Sie Interesse haben, würden wir Sie daher gerne in unsere Datenbank aufnehmen. So können wir Sie bei zukünftigen offenen Stellen berücksichtigen und kontaktieren.

    Für Ihre Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg bei Ihrem weiteren beruflichen Werdegang.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Moritz Muster.“


Muster für die postalische Absage von Arbeitgeber*innen

Orientieren Sie sich für die Formulierung Ihrer Absage gerne an unserem Mustertext in der hier angebotenen Vorlage. Durch einen Klick auf den Button laden Sie das Muster im Microsoft Word Format kostenlos herunter.


Fristen und Datenschutz

Bei der Absage einer Bewerbung gibt es keine verbindliche Frist. Dennoch sollten Sie weder zu schnell, noch zu langsam eine Rückmeldung geben. Bei einer zu schnellen Antwort können die Bewerbenden das Gefühl haben, dass sich die Personalverantwortlichen die Bewerbung nicht sorgfältig angeschaut haben. Eine zu langsame Rückmeldung führt zu Frust bei den Bewerbenden. Beides kann zu schlechten Bewertungen auf Plattformen im Internet führen.


Sollten Sie eine Zusage erteilen wollen, sollten Sie sich ebenfalls nicht zu viel Zeit lassen. Je länger Sie warten, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Bewerbenden bei anderen Unternehmen ein Vorstellungsgespräch wahrnehmen und sich für diese Stelle entscheiden. Damit die Bewerbenden wissen, dass Ihre Unterlagen bei Ihnen angekommen sind, können Sie zudem eine Bestätigungsmail verschicken und haben so länger Zeit, die Unterlagen zu prüfen. Sobald die Stelle besetzt ist, sollten Sie allen weiteren Bewerbenden absagen.


Wenn Sie die Daten von vielversprechenden Bewerbenden behalten möchten, müssen Sie sich eine Zustimmung von diesen einholen. Ansonsten müssen sämtliche Daten nach zwei Monaten gelöscht werden. Eine Datenbank mit qualifizierten Bewerbenden können Sie dementsprechend nur aufbauen, sofern Sie die Zustimmung dazu eingeholt haben.

Sogenannte CV-Parser können Ihnen helfen, passende Bewerbende für die ausgeschriebene Stelle zu finden und auszuwählen. Dabei werden die Unterlagen elektronisch gescannt und ausgelesen und ermöglichen so eine schnelle Reaktion.

Weitere häufig gestellte Fragen zum Thema

Kann ich ein Vorstellungsgespräch aus Angst absagen?

Wenn Sie Ihr Vorstellungsgespräch absagen, sollten Sie Ihre Angst nicht als Begründung nennen. So verbauen Sie sich die Chancen, in Zukunft erneut die Möglichkeit auf eine Stelle in diesem Unternehmen zu bekommen.


Sie sollten sich zudem im Klaren darüber sein, warum Sie Angst vor dem Bewerbungsgespräch haben und daran arbeiten. Schließlich haben die Personalverantwortlichen Sie aufgrund Ihrer Bewerbung für das Gespräch ausgewählt. Das bedeutet, Sie bringen viele der benötigten Qualifikationen bereits mit und eignen sich (zumindest auf dem Papier) für die Stelle. Jetzt müssen Sie das Unternehmen von sich selbst überzeugen und das geht am besten mit Selbstvertrauen.


Um selbstsicherer in ein Bewerbungsgespräch zu gehen, können Sie ein Bewerbungscoaching in Anspruch nehmen. Gleichzeitig sollten Sie sich vor jedem Termin optimal auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten. Dadurch treten Sie sicherer auf und können zeigen, dass Sie die richtige Person für die Stelle sind.

Kann ich mein Vorstellungsgespräch absagen, wenn mein Kind krank ist?

Sollte Ihr Kind kurzfristig erkranken, ist dies ein triftiger Grund, das Gespräch abzusagen. Überlegen Sie sich allerdings vorher, inwiefern die Krankheit die Übernahme der Stelle verhindert. Sollte es sich um eine kurzfristige Krankheit handeln, können Sie das Bewerbungsgespräch auch verschieben und den Termin wahrnehmen, sobald Ihr Kind wieder gesund ist.


Handelt es sich um eine längerfristige Erkrankung, die nicht mit der Ausübung des Jobs vereinbar ist, können Sie diesen Grund bei der Absage der Bewerbung nennen. Hier haben die meisten Personalverantwortlichen ebenfalls Verständnis, da das Wohl der Kinder an erster Stelle steht.

Was mache ich, wenn ich nach dem Vorstellungsgespräch nur Absagen erhalte?

Sollten Sie nach dem Vorstellungsgespräch wiederholt Absagen erhalten, sollten Sie die Personalverantwortlichen nach einer Rückmeldung fragen. Möglicherweise ist Ihr Auftreten nicht sicher genug oder Sie wiederholen ähnliche Fehler. Darüber hinaus können Sie mit einem Vorstellungsgespräch-Coaching Ihre Chancen erhöhen, in einem Gespräch zu überzeugen und die ausgeschriebene Stelle zu erhalten. Weitere hilfreiche Tipps erhalten Sie in unserem Artikel „Absage nach Vorstellungsgespräch

Kann ich die Rücksendung meiner Bewerbungsunterlagen fordern?
Ja, das dürfen Sie. Sofern Sie Ihre Bewerbung auf dem Postweg versendet haben, steht Ihnen eine Rücksendung der Bewerbungsunterlagen zu.