CV Parser – Wenn Software Bewerbungen sichtet

Im Rahmen von Bewerbungsprozessen gibt es einige Fallstricke und Tücken, über die sich Bewerber ärgern. Umständliche Bewerbungsverfahren und zu langsame Rückmeldungen seitens der Unternehmen sind nur zwei der Hauptgründe, warum Jobsuchende die Bewerbung vorzeitig zurückziehen.

Lebenslauf in unserem Premium-Design "Strukturiert"
Unsere Designs sind für CV Parser optimiert. Hier das Premium-Design "Strukturiert"

Auf der anderen Seite haben es Personalentscheider ebenfalls nicht leicht. Sie müssen oft die Vorgaben aus der Fachabteilung für eine Stellenanzeige berücksichtigen, deren Anforderungen mit den Qualifikationen der Bewerber abgleichen und die anströmende Flut von Bewerbungen stets überblicken und rasant bewältigen.

Um für beide Seiten eine Verbesserung zu schaffen, wurden bereits vor einigen Jahren Maßnahmen eingeleitet, die vor allem für schlankere Prozesse sowie im Umkehrschluss für eine deutlich höhere Effizienz sorgen sollen.

Eine dieser Maßnahmen ist das maschinelle Auslesen von Lebensläufen, damit die darin enthaltenen Informationen nicht mehr händisch in die Datenbank der Personalabteilung übertragen werden müssen. Die Technik, die das ermöglicht, nennt man CV Parsing.

Definition CV Parsing

Der Begriff „CV Parsing“ setzt sich aus der Abkürzung CV des lateinischen Begriffs „Curriculum Vitae“ und dem englischen Fachbegriff „Parsing“ zusammen. Erstgenannter Begriff ist als englischer Lebenslauf bekannt und geläufig. Der englische Fachbegriff stammt vom Verb to parse = (grammatisch) analysieren. Beim CV Parsing wird also ein digitaler Lebenslauf analysiert und dessen Inhalte maschinell ausgelesen.

Was macht ein CV Parsing Tool?

Ein CV Parsing Tool analysiert Ihren Lebenslauf und überträgt relevante Informationen (allen voran Berufserfahrung, Qualifikationen, Abschlüsse, Hard- sowie Soft Skills) in eine Datenbank. Das erleichtert die Arbeit in der Personalabteilung, da diese Informationen somit nicht mehr händisch übertragen werden müssen.

Gleichzeitig wird dadurch die Möglichkeit erschaffen, Bewerbungsprozesse zu verschlanken und Maßnahmen aus dem E-Recruiting wie One-Click Bewerbungen zu ermöglichen. Personaler wie Bewerber sollen gleichermaßen von der digitalen Technik profitieren.

CV Parser werden bereits seit einigen Jahren eingesetzt und sind vor allem bei Unternehmen beliebt, die eine große Anzahl von Bewerbungen auf eine offene Stelle erhalten. Da jedoch jedes Unternehmen von schlanken Prozessen und einer hohen Effizienz profitiert, sind es nicht nur die großen Konzerne, die den Schritt in die digitale Vorausauswahl von Bewerbern machen.

Dies birgt allerdings das Risiko, dass bereits ein kleiner Flüchtigkeitsfehler das Aus für Ihre Bewerbung bedeuten kann. 

Ergebnisse aus unseren Tests mit CV Parsing Tools

Fehler in der Bewerbung = fehlende Informationen in der Bewerbung

Das menschliche Auge korrigiert kleinere Fehler beim Lesen entweder automatisch oder der Mensch selbst erkennt trotz falscher Schreibwiese den eigentlichen Sinn. Ein Computerprogramm, das wie ein CV Parser auf Algorithmen basiert, sucht hingegen nicht nach Fehlern. Vielmehr sucht es nach für die Stelle essenziellen Schlagwörtern, die in der Bewerbung auftauchen sollten.

Wenn das Schlagwort nicht gefunden werden kann, bleibt das entsprechende Feld in der Datenbank leer und die Personalverantwortlichen sehen dann später nur, dass die Qualifikation, der Abschluss oder die Erfahrung (eben jene relevanten Schlagwörter) nicht vorhanden sind.

So kann es passieren, dass Sie in der ersten Bewerberrunde ausscheiden, obwohl Sie vielleicht sogar der bestgeeignete Kandidat für die Stelle gewesen wären.

Haben Sie den Fehler am Anfang dieses Abschnitts bemerkt? (Im ersten Satz dieses Abschnitts müsste es anstatt „Schreibwiese“ richtig „Schreibweise“ heißen.) Haben Sie ihn beim Lesen automatisch korrigiert?

Hohes Risiko bei nicht durchdachten Bewerbungsdesigns

Schönes Bewerbungsdesign, das Skillset ist aber unlesbar für CV Parser

Ein professionelles Bewerbungsdesign kann eine Bewerbung auf eine höhere Qualitätsstufe heben. Selbstverständlich sollte der Inhalt zunächst aussagekräftig sein und Sie als Bewerber ideal in Szene setzen – Das wissen Sie bereits. Was Sie bisher vielleicht noch nicht wussten: Nicht jede Design-Innovation bietet Ihnen einen Mehrwert. Manche Darstellungen können sich sogar negativ für Sie auswirken.

Sie haben vermutlich bereits Designs gesehen, bei denen die Sprachkenntnisse und/oder EDV-Kenntnisse in Form von Balken oder Stufen von 1 bis 5 Sternen angegeben werden. Was einerseits schick aussieht, kann andererseits von einem CV Parsing Tool nicht ausgelesen werden.

In Folge wird gedeutet, dass Sie weder (Fremd-)Sprachenkenntnisse noch EDV- bzw. IT-Kenntnisse anzubieten haben. Das dürfte für die meisten Jobs heutzutage schon kritisch sein.

  • Problem: Kompetenzen, die grafisch dargestellt werden, können nicht ausgelesen werden. Ihre zusätzlichen Qualifikationen gehen verloren.
  • Lösung: Verzichten Sie auf die grafische Darstellung, wenn Sie davon ausgehen können, dass Ihre Bewerbung zuerst durch ein CV Parsing Tool analysiert wird.
Gratis Download: So vermeiden Sie Absagen

Wir stellen Ihnen gerne kostenlos ein Dokument zur Verfügung, das Ihnen zeigt, wie Ihr Lebenslauf für eine Absage sorgen kann und wie Sie Bewerbungsabsagen künftig vermeiden können.
Marcel Zwonarz - Bewerbungsexperte

Wie können Sie erfahren, ob Ihre Bewerbung durch einen CV Parser läuft?

Zu 100 % sicher können Sie nur sein, wenn Sie dazu die Vertreter des Unternehmens fragen. Doch unter Umständen möchten Sie nicht gleich mit der sprichwörtlichen Tür ins Haus fallen. Aber: Wenn Sie Ihre Bewerbung als Online-Bewerbung über ein Bewerbertool hochladen sollen, ist dies ein recht eindeutiges Indiz dafür, dass Ihre Bewerbung maschinell ausgelesen werden soll.

Marcel Zwonarz - Bewerbungsexperte

Probleme mit dem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen

Die vereinheitlichte Einstufung von Sprachkenntnissen von A1 bis C2 sorgt für ein klareres Verständnis darüber, wie gut ein Mensch eine Sprache beherrscht. Viele Bewerber geben Ihre Sprachkenntnisse in einer abschließenden Kategorie wie „Weitere Fähigkeiten und Kenntnisse“ an. Das ist soweit auch richtig. Allerdings besteht hier die Gefahr, dass die Informationen verloren gehen, wenn die Bewerbung zunächst durch ein Parsing Tool läuft.

Parsing Tools erkennen das Sprachniveau dann nicht als solches, sondern ordnen die Kombinationen A1, A2, B1, B2, C1 sowie C2 einer Führerscheinklasse zu. Hier ist also Vorsicht geboten.

Die Angabe des Sprachniveaus von „Grundkenntnisse“ über „gute Kenntnisse“ bis hin zu „verhandlungssicher“ wird von der Software hingegen richtig interpretiert. Da der Europäische Referenzrahmen allerdings eindeutiger ist, wird dieser gern bevorzugt verwendet. 

  • Problem: Sprachkenntnisse nach Einstufung durch den Europäischen Referenzrahmen werden nicht richtig erkannt und als Führerscheinklasse verstanden.
  • Lösung: Verwenden Sie die ausgeschriebenen Sprachniveaustufen (Grundkenntnisse, (sehr) gute Kenntnisse, verhandlungssicher, Muttersprache). Unsere Tests haben ergeben, dass ein Parsing Tool dies nur dann richtig zuordnen kann.

Einem CV Parser soll es zwar möglich sein, die Sprachkenntnisse nach dem Europäischen Referenzrahmen richtig zu parsen, wenn diese in einer gesonderten Kategorie mit dem Namen „Sprachkenntnisse“ aufgeführt werden. In unseren Tests wurde jedoch ein Sprachniveau von B1/B2 bzw. C1/C2 immer als Führerscheinklasse B bzw. C interpretiert.

Vorsicht bei der Verwendung von Abkürzungen

In unseren Tests hat sich weiterhin herausgestellt, dass Abkürzungen teilweise gar nicht bzw. nicht richtig zugeordnet werden können. In einem Beispiel war eine fiktive Bewerberin bei einem Handelsunternehmen als „Einkäuferin DOB“ tätig.

Die Abkürzung DOB steht dabei für Damenoberbekleidung und ist vergleichsweise geläufig: Wenn wir nach „DOB“ bei Google suchen, taucht ein Wikipediaeintrag oben in den Ergebnissen auf und der erste Vorschlag für die Abkürzung ist direkt der Richtige – „DOB steht für: Damenoberbekleidung“.

Das CV Parsing Tool sieht es jedoch anders und ordnet DOB den EDV-Kenntnissen zu.

  • Problem: Abkürzungen werden nicht erkannt oder als Begriff in eine falsche Kategorie eingestuft.
  • Lösung: Vermeiden Sie Abkürzungen in der Bewerbung, wenn diese maschinell ausgelesen werden soll.

Kompetenzen von spezialisierten Fachkräften werden falsch zugeordnet

Abseits der Fehlinterpretation einiger Abkürzungen werden Begriffe, die im klaren Kontext einer Branche stehen, nicht immer als solche erkannt. Beispiele hierfür waren in unseren Tests unter anderem spezielle Softwares. So wurde die Software „ePharmaOne“ gar nicht erst als EDV- oder IT-Kompetenz identifiziert und fiel weg.

Spezialisierte Berufserfahrung mit „Steuerungen“ oder „Messmaschinen“ wurden vom CV Parser dann wiederum nicht als relevante Tätigkeit im Bereich der Berufserfahrung angesehen, sondern in die Kategorie IT-Kompetenz aufgenommen.

  • Problem: Software für spezialisierte Branchen oder Anwendungsfälle werden nicht erkannt. Tätigkeiten von spezialisierten Fachkräften werden falsch zugeordnet.
  • Lösung: Verwenden Sie eine gesonderte Kategorie (z. B. IT-Kompetenz) für Ihre Software- und/oder Hardwarekenntnisse. So landet zumindest alles zusammen in einer dazu passenden Kategorie der Datenbank. Das Problem, dass Tätigkeiten als IT-Kompetenz verstanden werden, ist damit gleichzeitig behoben.

Wenn Sie sich nach der Berufsausbildung bewerben

In den meisten Lebensläufen finden wir den BegriffAbschluss“, der sowohl für Abschlüsse aus der Schule, dem Studium oder der Berufsausbildung verwendet wird. Was zwar schön einheitlich ist und von jedem Menschen verstanden werden dürfte, sorgt beim maschinellen Auslesen für Probleme.

In unseren Tests ist aufgefallen, dass lediglich die Schulabschlüsse und Studienabschlüsse mit dem Begriff Abschluss erkannt werden. Der Abschluss der Berufsausbildung scheint nicht geglückt zu sein. Das wirft Fragen in der Personalabteilung auf, was keine ideale Voraussetzung für den Bewerber ist.

Wir konnten herausfinden, dass für den Abschluss der Berufsausbildung der Begriff Berufsabschluss“ verwendet werden muss, damit ein CV Parser den Abschluss erkennen kann.

  • Problem: Der Abschluss der Berufsausbildung wird nicht erkannt, wenn nur das Wort „Abschluss“ verwendet wird.
  • Lösung: Verwenden Sie das Wort „Berufsabschluss“ bei der Auflistung Ihrer Berufsausbildung. Dies sollte dann so aussehen:
bewerbungsschreiber

Als Alternative haben wir getestet, sämtliche Stationen des Bildungswerdegangs in einer Kategorie „Bildung“ zusammenzufassen. Angeblich könne man dann das Wort „Abschluss“ für alle Stationen verwenden. Mit dieser alternativen Lösung wurde im Rahmen unserer Tests allerdings nicht immer alles korrekt ausgelesen.

Wir empfehlen daher die zuvor genannte Lösung, den Abschluss der Berufsausbildung alsBerufsabschluss“ zu bezeichnen.

Erkundigen Sie sich und passen Sie Ihre Bewerbung an

Wir können an dieser Stelle nicht alle Ergebnisse aus unseren Tests veröffentlichen. Schließlich liest auch unsere Konkurrenz mit und wir möchten den Vorteil, den wir unseren Kunden anbieten, ungern direkt verspielen.

Des Weiteren können und wollen wir nicht behaupten, dass CV Parser gleich CV Parser ist. Jedes Unternehmen arbeitet mit anderen Algorithmen. Deshalb kann es immer zu kleinen Abweichungen kommen. Unsere Tests basieren jedoch auf einer allgemeinen Grundlage, die auf die meisten Fälle zutrifft.

Nachdem wir unsere Tests abgeschlossen hatten, haben wir unsere Bewerbungsdesigns hinsichtlich der maschinellen Auslesbarkeit optimiert, damit Sie weiterhin die bestmögliche Bewerbung von uns erhalten. Ganz gleich, ob dies nun für menschliche Augen oder für einen Algorithmus gedacht ist.


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