Sie haben die ersehnte Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten? Glückwunsch! Nachdem dieser erste wichtige Schritt geschafft ist, folgt Schritt zwei – die richtige Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Eine gelungene Antwort ist mehr als eine reine Formalität und bestätigt das Interesse, vermittelt Zuverlässigkeit und hinterlässt einen positiven Eindruck beim potenziellen Arbeitgeber.

Doch nicht nur die Terminzusage oder eine plausibel klingende Bitte um eine Terminverschiebung sind mögliche Reaktionen als Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Unser Artikel verrät, ob die Antwort per E-Mail oder telefonisch erfolgen sollte und hält ebenso Tipps und Beispiele für diejenigen bereit, die auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch mit einer Absage reagieren und bei dem Unternehmen dennoch in guter Erinnerung bleiben möchten. 

Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch bedeutet, dass Sie mit Ihren Bewerbungsunterlagen überzeugt haben. Aus der Fülle an anderen Bewerbenden wurden Sie ausgewählt und die Personalverantwortlichen möchten Sie kennenlernen. Um weiterhin einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollten Sie auf die Einladung optimal antworten. Noch haben Sie die ausgeschriebene Stelle nicht sicher.

Um zu entscheiden, wie Sie die Einladung beantworten, können Sie sich an dem Weg orientieren, auf dem Sie diese erhalten haben. Häufig versenden Personalverantwortliche die Einladung per E-Mail. Ist dies der Fall, können Sie die Funktion „Antworten“ Ihres E-Mail-Providers nutzen. So kommt Ihre Antwort direkt bei der richtigen Ansprechperson an.

Seltener werden Sie von den Personalverantwortlichen per Telefon zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Dabei sollten Sie versuchen, alle wichtigen Informationen mitzuschreiben. Sollten Sie während des Anrufes gerade unterwegs sein oder keinen Kalender zur Hand haben, können Sie darum bitten, den Termin noch einmal per E-Mail bestätigt zu bekommen.

Selbst zum Telefonhörer müssen Sie nur greifen, wenn in der Einladung explizit danach verlangt wird oder Sie ganz spezifische Fragen zum Bewerbungsgespräch haben. Häufig ist dann ein Telefonat der einfachste Weg, Unklarheiten aufzuklären oder wichtige Informationen zu erfahren, beispielsweise wie sich der Ablauf des Gesprächs gestaltet.

Wenn Sie eine Einladung für ein Vorstellungsgespräch erhalten haben, sollten Sie so zeitnah wie möglich antworten. Lassen Sie sich nicht unnötig Zeit, da Sie ansonsten unprofessionell wirken und es den Anschein macht, Sie hätten kein besonderes Interesse an der Stelle. Antworten Sie im besten Fall noch am selben Tag, spätestens aber zwei Tage nachdem Sie die Einladung erhalten haben.

Bevor Sie eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch formulieren, müssen Sie sich überlegen, ob Sie den Termin annehmen können. Andernfalls können Sie auch um eine Terminverschiebung bitten. Wenn Sie aufgrund bestimmter Umstände kein Interesse mehr an der Stelle haben, können Sie das Gespräch absagen. Keine Antwort zu versenden wäre unhöflich und könnte Ihnen auf Ihrem späteren Karriereweg noch zum Verhängnis werden.

Um Ihre Antwort optimal zu formulieren, können Sie sich an folgendem Aufbau orientieren:

Wenn Sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen wollen, können Sie diesen kurz bestätigen. Die Antwort sollte höflich sein, dennoch müssen die Personalverantwortlichen noch nicht von Ihrer Persönlichkeit oder Ihren Stärken und Schwächen überzeugt werden. Dies folgt erst im Vorstellungsgespräch.

Beispielformulierung für die Zusage des Vorstellungsgesprächs:

Gegebenenfalls können Sie das Vorstellungsgespräch aufgrund eines anderen wichtigen Termins oder kurzfristiger Krankheit nicht wahrnehmen. Um den Personalverantwortlichen zu zeigen, wie wichtig Ihnen das Bewerbungsgespräch ist, sollten Sie bereits in der ersten Antwort einen Alternativvorschlag machen.

In der Nachricht können Sie einen Grund für die Verschiebung des Termins angeben. Sofern der Grund triftig ist, können Sie ehrlich sein und erklären, warum Sie das Gespräch nicht wahrnehmen können. Gleichzeitig sollten Sie verdeutlichen, wie wichtig Ihnen die ausgeschriebene Stelle ist. Sie können das Gespräch einfach per E-Mail verschieben. Bei einer kurzfristigen Verschiebung sollten Sie die Personalverantwortlichen anrufen, damit diese davon rechtzeitig erfahren.

Triftige Gründe für eine Verschiebung des Gesprächs:

Beispiel für die Bitte um eine Terminverschiebung:

Es besteht außerdem die Möglichkeit, dass Sie kein Interesse mehr an der ausgeschriebenen Stelle haben und deshalb das Vorstellungsgespräch absagen wollen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie bereits ein anderes Stellenangebot angenommen haben oder sich Ihre privaten Umstände verändert haben. Wenn Sie das Gespräch absagen, müssen Sie den Grund für die Absage nicht angeben. Wichtig ist vor allem, dass Sie die Personalverantwortlichen rechtzeitig und freundlich darüber informieren.

Beispielformulierung für die Absage des Vorstellungsgesprächs:

Wenn Sie Ihre Einladung beantwortet haben, sollten Sie mit der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch beginnen. Hier gilt es, die Personalverantwortlichen von Ihrer Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu überzeugen. Die folgenden Aspekte sollten Sie dabei berücksichtigen: