Wenn Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten haben, ist ein wichtiger Schritt im Bewerbungsprozess geschafft. Doch obwohl es sich bei der Beantwortung der Einladung um eine reine Formalität handelt, sollten Sie einen guten Eindruck hinterlassen. Deshalb haben wir Ihnen die wichtigsten Informationen bereitgestellt und stellen Ihnen Beispielformulierungen zur Verfügung, um die Einladung souverän zu beantworten.
Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch
Über den Autor
Nach meinem Lehramtsstudium und sieben Jahren im Journalismus startete meine Zeit bei den Bewerbungsschreibern im Jahr 2013. Hier habe ich über 1.500 professionelle Bewerbungen für alle Karrierelevel verfasst. Heute teile ich meine Expertise im Bewerbungsbereich im Rahmen von Fachvorträgen, Interviews und Workshops, unter anderem als Lehrbeauftragter an der Ruhr-Universität Bochum, sowie in den von mir erstellten Beiträgen auf unserer Webseite.
Ben Dehn - Karriereexperte
Per E-Mail oder Telefon? - Wie antworte ich richtig?
Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch bedeutet, dass Sie mit Ihren Bewerbungsunterlagen überzeugt haben. Aus der Fülle an anderen Bewerbenden wurden Sie ausgewählt und die Personalverantwortlichen möchten Sie kennenlernen. Um weiterhin einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollten Sie auf die Einladung optimal antworten. Noch haben Sie die ausgeschriebene Stelle nicht sicher.
Um zu entscheiden, wie Sie die Einladung beantworten, können Sie sich an dem Weg orientieren, auf dem Sie diese erhalten haben. Häufig versenden Personalverantwortliche die Einladung per E-Mail. Ist dies der Fall, können Sie die Funktion „Antworten“ Ihres E-Mail-Providers nutzen. So kommt Ihre Antwort direkt bei der richtigen Ansprechperson an.
Seltener werden Sie von den Personalverantwortlichen per Telefon zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Dabei sollten Sie versuchen, alle wichtigen Informationen mitzuschreiben. Sollten Sie während des Anrufes gerade unterwegs sein oder keinen Kalender zur Hand haben, können Sie darum bitten, den Termin noch einmal per E-Mail bestätigt zu bekommen.
Selbst zum Telefonhörer müssen Sie nur greifen, wenn in der Einladung explizit danach verlangt wird oder Sie ganz spezifische Fragen zum Bewerbungsgespräch haben. Häufig ist dann ein Telefonat der einfachste Weg, Unklarheiten aufzuklären oder wichtige Informationen zu erfahren, beispielsweise wie sich der Ablauf des Gesprächs gestaltet.
Der richtige Zeitpunkt für die Antwort
Wenn Sie eine Einladung für ein Vorstellungsgespräch erhalten haben, sollten Sie so zeitnah wie möglich antworten. Lassen Sie sich nicht unnötig Zeit, da Sie ansonsten unprofessionell wirken und es den Anschein macht, Sie hätten kein besonderes Interesse an der Stelle. Antworten Sie im besten Fall noch am selben Tag, spätestens aber zwei Tage nachdem Sie die Einladung erhalten haben.
Bei der Einladung handelt es sich um eine reine Formalität. Sie müssen keine Zeit verstreichen lassen, um interessant zu erscheinen. Im Gegenteil: Eine schnelle Antwort zeigt Ihr Engagement und unterstreicht, dass Sie zuverlässig sind.
Marcel Zwonarz - Bewerbungsexperte
Die Antwort auf eine Einladung formulieren - Beispiele
Bevor Sie eine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch formulieren, müssen Sie sich überlegen, ob Sie den Termin annehmen können. Andernfalls können Sie auch um eine Terminverschiebung bitten. Wenn Sie aufgrund bestimmter Umstände kein Interesse mehr an der Stelle haben, können Sie das Gespräch absagen. Keine Antwort zu versenden wäre unhöflich und könnte Ihnen auf Ihrem späteren Karriereweg noch zum Verhängnis werden.
Um Ihre Antwort optimal zu formulieren, können Sie sich an folgendem Aufbau orientieren:
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Anrede: Sprechen Sie Ihre Kontaktperson mit Namen an und wählen Sie eine höfliche Anrede wie „Sehr geehrte/r Frau/Herr“.
- Dank: Sprechen Sie Ihren Dank für die Chance aus, sich persönlich vorstellen zu können. So zeigen Sie Ihr Interesse an der ausgeschriebenen Stelle und machen einen höflichen Eindruck.
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Terminbestätigung bzw. Gegenvorschlag: Wenn Sie den Termin wahrnehmen können, wiederholen Sie das Datum und die Uhrzeit, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Sollten Sie den Termin verschieben wollen, machen Sie an dieser Stelle direkt einen Gegenvorschlag, um einem unnötigen Nachrichtenwechsel entgegenzuwirken.
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Offene Fragen: Sollten Sie noch Fragen zum Inhalt oder Ablauf des Bewerbungsgesprächs haben, können Sie diese in der E-Mail stellen. Haben Sie tiefer gehende Fragen, können Sie die Personalverantwortlichen auch anrufen. Fragen, die auch durch eine Recherche auf der Unternehmenswebseite beantwortet werden können, sollten Sie nicht stellen.
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Kontaktdaten: Damit die Ansprechpersonen Sie gegebenenfalls auch auf anderem Wege erreichen können, sollten Sie der Vollständigkeit halber Ihre Kontaktdaten erneut angeben. Dafür eignet sich beispielsweise eine Signatur gut.
- Verabschiedung: Drücken Sie am Ende Ihre Vorfreude auf das bevorstehende Gespräch aus und wählen Sie eine freundliche Grußformel.
Dieser Aufbau gilt ebenso für die Antwort auf die Einladung zu einem zweiten Vorstellungsgespräch, einem Telefoninterview oder einem Vorstellungsgespräch auf Englisch.
Terminzusage formulieren
Wenn Sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen wollen, können Sie diesen kurz bestätigen. Die Antwort sollte höflich sein, dennoch müssen die Personalverantwortlichen noch nicht von Ihrer Persönlichkeit oder Ihren Stärken und Schwächen überzeugt werden. Dies folgt erst im Vorstellungsgespräch.
Beispielformulierung für die Zusage des Vorstellungsgesprächs:
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„Vielen Dank für Ihre Einladung zu dem Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ um 10:00 Uhr in Ihrem Unternehmen. Sehr gerne bestätige ich Ihnen den Termin. Für Rückfragen oder kurzfristige Änderungen erreichen Sie mich unter 0171 23456789.“
Möglicherweise enthält die Einladung keinen Terminvorschlag und die Personalverantwortlichen bitten Sie, einen zu machen. Sie haben dabei den Vorteil, ein Datum zu wählen, an dem Sie definitiv Zeit haben. Wählen Sie an einem Wochentag eine Uhrzeit zwischen 10 und 15 Uhr aus, wobei Sie die Mittagspause beachten sollten.
Manuela Groß - Bewerbungsexpertin
Um eine Terminverschiebung bitten
Gegebenenfalls können Sie das Vorstellungsgespräch aufgrund eines anderen wichtigen Termins oder kurzfristiger Krankheit nicht wahrnehmen. Um den Personalverantwortlichen zu zeigen, wie wichtig Ihnen das Bewerbungsgespräch ist, sollten Sie bereits in der ersten Antwort einen Alternativvorschlag machen.
In der Nachricht können Sie einen Grund für die Verschiebung des Termins angeben. Sofern der Grund triftig ist, können Sie ehrlich sein und erklären, warum Sie das Gespräch nicht wahrnehmen können. Gleichzeitig sollten Sie verdeutlichen, wie wichtig Ihnen die ausgeschriebene Stelle ist. Sie können das Gespräch einfach per E-Mail verschieben. Bei einer kurzfristigen Verschiebung sollten Sie die Personalverantwortlichen anrufen, damit diese davon rechtzeitig erfahren.
Triftige Gründe für eine Verschiebung des Gesprächs:
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Kurzfristige Krankheit
- Berufliche Verpflichtungen im aktuellen Arbeitsverhältnis
- Private Gründe, beispielsweise eine Beerdigung
Beispiel für die Bitte um eine Terminverschiebung:
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„Vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch und die Möglichkeit, mich persönlich bei Ihnen vorzustellen. Leider kann ich den Termin aufgrund einer Verpflichtung in meinem aktuellen Arbeitsverhältnis nicht wahrnehmen. Auf diesem Wege möchte ich Ihnen alternativ folgende Termine vorschlagen: TT.MM.JJJJ, TT.MM.JJJJ und TT.MM.JJJJ.“
Vorstellungsgespräch absagen
Es besteht außerdem die Möglichkeit, dass Sie kein Interesse mehr an der ausgeschriebenen Stelle haben und deshalb das Vorstellungsgespräch absagen wollen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie bereits ein anderes Stellenangebot angenommen haben oder sich Ihre privaten Umstände verändert haben. Wenn Sie das Gespräch absagen, müssen Sie den Grund für die Absage nicht angeben. Wichtig ist vor allem, dass Sie die Personalverantwortlichen rechtzeitig und freundlich darüber informieren.
Beispielformulierung für die Absage des Vorstellungsgesprächs:
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„Vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle XY. Mein Interesse an Ihrem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle ist groß und ich habe mich über die Berücksichtigung meiner Unterlagen sehr gefreut. Ich werde den Termin am TT.MM.JJJJ nicht wahrnehmen, da ich mich nach sorgfältiger Überlegung für ein anderes Angebot entschieden haben.
Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen einen erfolgreichen weiteren Bewerbungsprozess und für die Zukunft alles Gute.“
Wie es nach dem Versand Ihrer Antwort weitergeht
Wenn Sie Ihre Einladung beantwortet haben, sollten Sie mit der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch beginnen. Hier gilt es, die Personalverantwortlichen von Ihrer Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu überzeugen. Die folgenden Aspekte sollten Sie dabei berücksichtigen:
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Informieren Sie sich noch genauer über das Unternehmen, die Tätigkeit und die Branche.
- Bereiten Sie Ihre Selbstpräsentation vor.
- Bereiten Sie sich auf die typischen Fragen in einem Vorstellungsgespräch vor.
- Erkennen Sie Ihre Stärken und Schwächen und formulieren Sie diese.
- Erstellen Sie einen Fragenkatalog mit eigenen Fragen, die Sie den Personalverantwortlichen stellen möchten.
- Bereiten Sie sich ggf. auf eine spezifische Form des Vorstellungsgesprächs vor, beispielsweise auf ein Assessment-Center.
- Üben Sie das Vorstellungsgespräch und holen Sie sich Feedback ein. Achten Sie dabei auf Ihre Körpersprache und -haltung.
- Finden Sie das richtige Outfit für das Vorstellungsgespräch in dem Unternehmen.
- Bereiten Sie alle notwendigen Materialien vor. Dazu gehören die Stellenanzeige, die Bewerbungsunterlagen sowie ein Notizblock mit Stift.
- Planen Sie Ihre Anreise und rechnen Sie mit Verzögerungen. Sie sollten immer einen Zeitpuffer einplanen.
- Verfassen Sie ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch. So bleiben Sie positiv in Erinnerung.
Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Vorbereitung auf Ihr Bewerbungsgespräch haben, kann Ihnen unser Vorstellungsgespräch Coaching weiterhelfen. Gemeinsam mit unseren Experten lernen Sie, sich optimal zu präsentieren und die Personalverantwortlichen von sich zu überzeugen.