Online-Bewerbung - 10 Tipps für Ihren Erfolg

In der heutigen Zeit wünschen Unternehmen sich immer häufiger eine Online-Bewerbung. Genau wie bei einer postalischen Bewerbung müssen bei einer Online-Bewerbung gewisse Formalien eingehalten werden, um die Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch für den Traumjob zu erhöhen!

Solange Sie Ihre Online-Bewerbung sorgfältig hochladen, die nachstehenden Tipps befolgen und eventuelle Besonderheiten seitens des Empfängers berücksichtigen, steht diese einer Printbewerbung in Nichts nach. Sollten Sie weitere Fragen zum Thema Online-Bewerbung haben oder sonstige Hilfe für Ihre Bewerbung benötigen, so scheuen Sie sich nicht, uns anzusprechen!

Was ist eine Online-Bewerbung?

Bei der Online-Bewerbung handelt es sich grundsätzlich um eine digitale Bewerbungsmappe. Im Gegensatz zur per Post versendeten Bewerbung wird die Online-Bewerbung meist in einem Bewerbungsportal der Firmenwebseite hochgeladen oder per E-Mail versendet.

Inhalt der Online-Bewerbung

Inhaltlich gleicht die Online-Bewerbung der postalischen Bewerbung. Auch hier braucht es in der Regel ein Bewerbungsanschreiben, Deckblatt und den Lebenslauf sowie einen Anhang mit Zeugnissen und Zertifikaten. In eventuell eingesetzten Bewerbungsformularen können zudem Informationen aus diesen Dokumenten einzeln abgefragt werden.

Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen

Die Reihenfolge Ihrer Bewerbungsunterlagen unterscheidet sich bei einer Online-Bewerbung nicht von der Reihenfolge in der klassischen Bewerbungsmappe:

Online-Bewerbung - Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen
Wie auch bei der postalischen Bewerbung können Sie Ihre Bewerbung mit einem Bewerbungsfoto abrunden. Liegt das Foto bereits als Bilddatei vor, fügen Sie es ganz bequem mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm in das Deckblatt Ihrer Bewerbung ein. Wenn Ihr Foto nicht in digitaler Form vorliegt, können Sie es mit einem Scanner oder Drucker einscannen. Achten Sie dabei auf geeignete Scaneinstellungen, um eine ausreichende Qualität Ihres Bewerbungsbildes zu gewährleisten.

Lebenslauf in der Online-Bewerbung

Während sich Deckblatt und Anschreiben bei der Online-Bewerbung nicht von der Print-Bewerbung unterscheiden, gilt es bei der Erstellung des Lebenslaufs einige Punkte zu beachten. Das liegt am sogenannten CV-Parsing, dem maschinellen Auslesen von Lebensläufen. Ist eine Online-Bewerbung gefordert, gilt dies häufig als Indiz, dass ein CV-Parser eingesetzt wird.

Im Internet lassen sich mittlerweile viele Bewerbungsvorlagen kostenlos herunterladen, allerdings sind diese Muster nicht immer durchdacht. Grafische Darstellungen von EDV- und Sprachkenntnissen durch Sterne und Balken sind Beispiele für Elemente, die viele CV-Parser nicht auslesen können. Es wirkt für das System folglich so, als hätten Sie weder EDV- und noch Sprachkenntnisse anzubieten.

Die Benennung der Sprachkenntnisse in den Niveaus A1 bis C2 sollten Sie ebenfalls vermeiden, da CV-Parser diese häufig fälschlicherweise als Führerscheinklassen auslesen. Besser ist die Angabe des Sprachniveaus von „Grundkenntnisse“ über „gute Kenntnisse“ bis hin zu „verhandlungssicher“, um eine richtige Interpretation durch den CV-Parser sicher zu stellen.

Anders als das menschliche Auge verzeiht ein CV-Parser keine Rechtschreibfehler und erkennt Informationen ggf. nicht richtig, wenn sie fehlerhaft angegeben wurden. Achten Sie deshalb bei Online-Bewerbungen ganz besonders auf eine fehlerfreie Rechtschreibung.
bewerbungsschreiber

Welche Zeugnisse sollte ich anhängen?

Unter anderem wegen der Dateigröße sollten Sie sich gut überlegen, welche Anlagen Sie Ihrem Bewerbungsschreiben und Lebenslauf beifügen. Generell sollten folgende Dokumente nicht fehlen:

  • Das Zeugnis Ihres höchsten Bildungsabschlusses
  • Die Arbeitszeugnisse so, dass die letzten 10 Jahre Ihrer Berufserfahrung abgedeckt sind. Liegt eine besonders relevante Stelle mehr als 10 Jahre zurück, können Sie das entsprechende Zeugnis auch beifügen. Ist nur das Zeugnis Ihres aktuellen Arbeitgebers relevant für die vakante Stelle, reicht auch dieses aus.
  • Ausschließlich für den neuen Job relevante Zertifikate
Sina Brunzel - Bewerbungsexpertin

Weisen Sie ggf. darauf hin, dass Sie weitere Zeugnisse und Zertifikate bei Bedarf gerne nachreichen oder zum Vorstellungsgespräch mitbringen können. Eine durchdachte und sinnvolle Auswahl der Anlagen ist darüber hinaus ein positives Zeichen bezüglich der Qualität Ihrer Arbeit und der Fähigkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Sina Brunzel - Bewerbungsexpertin

Vorteile der Online-Bewerbung

Die Online-Bewerbung bietet einige Vorteile gegenüber der Bewerbung per Post:

  • Schnelligkeit
    Postalische Bewerbungen müssen erst versendet und dann in der Poststelle des Unternehmens sortiert werden. Das allein kann schon einige Tage dauern. Online-Bewerbungen kommen meist sofort beim gewünschten Empfänger an.
  • Keine Materialkosten
    Wenn Sie sich online bewerben, sparen Sie sich die Kosten für hochwertiges Papier sowie den Druck und Versand der Bewerbung.
  • Einbindung von Links, Audio- oder Video-Dateien möglich
    Durch die Bewerbung online bekommen Sie die Möglichkeit multimediale Arbeitsproben im Anhang abzubilden.
  • Bewerbungen können weitergeleitet werden
    Bewerbungen können schneller und weniger aufwendig verteilt werden. Insbesondere bei der Bewerbung auf eine nicht ausgeschriebene Stelle kann dies hilfreich sein. Überzeugen Sie beispielsweise durch Ihre Initiativbewerbung, aber die Stelle ist momentan nicht zu besetzen, können Ihre Bewerbungsunterlagen beispielsweise an den Personalverantwortlichen einer anderen Abteilung weitergeleitet werden. Die Chance, einen Job zu finden, steigt!
  • Geringerer Verwaltungsaufwand
    Die Personalabteilung eines Unternehmens kann Ihre Online-Bewerbung mit deutlich geringerem Aufwand archivieren und Ihren Lebenslauf durch einen CV-Parser maschinell auswerten. Das beschleunigt auch den Bewerbungsprozess.

Verwenden Sie eine PDF für alle Unterlagen

Bei einer Online-Bewerbung werden die eigentlichen Bewerbungsunterlagen gesammelt in einer PDF-Datei hochgeladen bzw. verschickt. Die PDF-Datei sollte sämtliche Bewerbungsunterlagen und Anhänge enthalten. Mit dem Versand einer einzelnen PDF helfen Sie Personalern, die Übersicht über Ihre Bewerbung zu behalten und verringern gleichzeitig das Risiko, auf versionsabhängige Kompatibilitätsfehler in Textverarbeitungsprogrammen zu stoßen. Im Internet finden Sie zahlreiche kostenlose Programme, mit denen Sie mehrere Dokumente in einer PDF-Datei zusammenfassen können (z.B. PDF24 oder PDFCreator).

Unterschrift in PDF-Datei einfügen

Die Unterschrift ist bei Online-Bewerbungen zwar keine Pflicht, wir empfehlen sie aber trotzdem. Selbst wenn die eingefügte Unterschrift nicht perfekt aussieht, signalisieren Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber zumindest, dass Sie sich bemüht haben. 

Es existieren verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre digitale Bewerbung unterschreiben können:

  • Unterschrift einscannen oder fotografieren

    Unterschreiben Sie auf einem weißen Blatt Papier und scannen Sie ihre Unterschrift ein. Alternativ können Sie Ihre Unterschrift auch abfotografieren. Achten Sie darauf, dass auf dem Foto / Scan keine Schatten zu sehen sind. Die Bilddatei können Sie anschließend wie gewohnt in Ihr bevorzugtes Textverarbeitungsprogramm einfügen.
  • Unterschrift digital erzeugen oder zeichnen

    Mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader können Sie sich entweder aus einem über die Tastatur eingegebenen Text eine Unterschrift generieren lassen oder Ihre Unterschrift mit der Maus, einem Touchpad oder Touchscreen selbst zeichnen.

Achten Sie auf Dateinamen und Dateigröße

Im Regelfall sollte Ihre PDF-Datei nicht größer als 3 MB sein, da sonst die Gefahr besteht, dass sie im Spam-Ordner des Empfängers landet und nie gelesen wird. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir eine maximale Größe von 2,5 MB.

Achten Sie zusätzlich unbedingt auf eventuelle Hinweise zur Dateigröße in der Stellenausschreibung und schauen Sie auf der Homepage des Unternehmens nach. Oft finden Sie unter einer Rubrik wie „Informationen für Bewerber“ oder „Bewerbungsprozess“ entsprechende Hinweise über zulässige Dateigrößen.

Der Dateiname sollte Ihre Unterlagen eindeutig definieren. „Doc-1.pdf“ ist also kein guter Dateiname. Geben Sie Ihrer PDF-Datei besser einen Namen in der Form von „Bewerbungsunterlagen_Max_Mustermann.pdf“.

Nutzen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Im Rahmen der Bewerbung sollten Sie immer eine seriöse E-Mail-Adresse verwenden, um Personalern einen guten ersten Eindruck von Ihnen zu verschaffen. Im besten Fall sollten Ihr Vor- und / oder Nachname beziehungsweise Ihre Initialen und eventuell eine Zahl enthalten sein. Zudem raten wir im gesamten Bewerbungsprozess dringend davon ab, eine gewerbliche E-Mail-Adresse zu verwenden.

Beispiele für seriöse E-Mail-Adressen:

  • MaxMustermann@abc.de
  • Mustermann.1996@abc.de
  • M.Mustermann@abc.de

Beispiele für unseriöse E-Mail-Adressen:

  • RoterPirat12@abc.de
  • Max.Mustermann@alterArbeitgeber.de
  • Schatziii96@abc.de

Gepflegte Social Media-Profile erhöhen Ihre Chancen

Social Media ist bisher wohl eines der Trendthemen des 21. Jahrhunderts. Zu Beginn hauptsächlich für den privaten Austausch mit Freunden und Bekannten aus aller Welt genutzt, entdeckten nach und nach auch Unternehmen die Potenziale der Netzwerke und begannen diese für sich zu nutzen. Der jüngste Zweig im Bereich professioneller Social Media-Nutzung, das sogenannte Social Media-Recruiting, erlebte ab Ende 2009 / Anfang 2010 einen unglaublichen Aufschwung.

Zu Beginn von vielen als schnell vorübergehender Hype abgetan, hat sich mittlerweile ein zum Teil hoch-professionalisierter Markt rund um die Nutzung von Social Networks im Rahmen des Employer Branding, Personalmarketing und der Mitarbeiterrekrutierung gebildet. Es existieren unzählige Agenturen, die Unternehmen ihre Unterstützung beim Auf- und Ausbau einer eigenen (individuellen) Social Media-Strategie anbieten und teilweise sogar die komplette Pflege der verschiedenen Kanäle übernehmen.

Facebook

Immer mehr Arbeitgeber setzen per Facebook auf eine speziell für Personalmarketingzwecke angelegte Karriereseite. Best-Practice Beispiele zeigen, wie man das Potenzial von Facebook nutzen kann, um mit vergleichsweise wenig Aufwand eine große Anzahl potenzieller Bewerber zu erreichen. Als solcher kann man sich die Online-Auftritte der Arbeitgeber zu Nutze machen, im Optimalfall mit wenigen Klicks einen Einblick in den Berufsalltag gewinnen oder mittels Kommentarfunktion in weitgehend ungezwungener, informeller Umgebung seine Fragen zu einzelnen Abläufen oder Betriebsklima stellen.

Facebook ist definitiv eine Option, um bei der Jobsuche in die Offensive zu gehen. Dennoch sollten Bewerber aufpassen, dass sie sich nicht, durch ihr eigenes [unansehnliches] Profil, ins berufliche Abseits stellen und sich die Chancen auf einen Job ruinieren. Eine genaue Begutachtung des eigenen Facebook-Profils ist vor der Bewerbung generell Pflicht, da Arbeitgeber ihr Augenmerk auch auf dieses legen. Bevor Sie also Ihr Facebook-Profil für Personaler öffentlich zugänglich machen, sollten Sie unpassende Nachrichten und Markierungen auf Fotos bestenfalls entfernen.

XING

Optimiertes XING-Profil
Beispiel für ein optimiertes XING-Profil inklusive Portfolio

Ein aussagekräftiges, professionell gestaltetes Profil dient Personalentscheidern als erste Informationsgrundlage über potenziell geeignete Kandidaten.

Durch Verwendung prägnanter Schlagwörter zu Interessen, Qualifikationen und Erfahrungen wird das Profil über die Suchfunktion leicht auffindbar und ermöglicht einen Abgleich mit den Stellenanforderungen des Unternehmens.

Darüber hinaus bietet XING Bewerbern weitere Möglichkeiten, um bei der Jobsuche einerseits auf sich aufmerksam zu machen und andererseits direkten Kontakt zu Unternehmensvertretern herzustellen.

In zahlreichen fachbezogenen XING-Gruppen kann man sich über die Forenfunktion an Diskussionen zu seinem Spezialgebiet beteiligen und so andere Gruppenmitglieder von seiner Expertise überzeugen.

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Steht das Wunschunternehmen bereits fest, kann der Interessent über die Mitarbeiterliste des Unternehmens nach einem Ansprechpartner aus der relevanten Abteilung suchen und diesen direkt über XING kontaktieren, um schon im Vorfeld eventuell auftretende Fragen „auf dem kurzen Dienstweg“ klären zu können. Findet man direkt auf der plattformeigenen Jobbörse ein interessantes Stellenangebot, bietet einem die Funktion „Wen kennen Sie in dieser Firma?“ die Möglichkeit, persönliche Kontakte ersten und zweiten Grades ausfindig zu machen, welche im betreffenden Unternehmen beschäftigt sind. Auf diese Weise wird es ermöglicht, vom allseits beliebten und nicht zu unterschätzenden „Vitamin B“ Gebrauch zu machen.

Corporate Blogs

Immer weitere Verbreitung finden auch sogenannte Corporate Blogs, welche den Fokus auf das Thema Karriere legen. Auf diesen berichten Unternehmen bzw. im Idealfall auch einzelne Mitarbeiter über verschiedene Themen aus dem Unternehmensalltag, ihre Erfahrungen im Bewerbungsprozess oder auch über besondere Events, welche die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber unterstreichen sollen.

Über Blogs kann man also als Bewerber an Informationen aus erster Hand gelangen, welche Außenstehenden üblicherweise verborgen bleiben. Man sollte sich jedoch auch immer bewusst machen, dass Mitarbeiter der Unternehmenskommunikation eine Auswahl der veröffentlichten Blogeinträge treffen können, um mögliche, allzu negative Kritik zu vermeiden. Skeptisch werden sollte man immer, wenn Mitarbeiter in jeglichen „Erfahrungsberichten“ die reinste Werbesprache verwenden, von den spannendsten Aufgaben und nettesten Kollegen der Welt berichten und dabei jegliche Art von Kritik vermissen lassen.

Kontaktieren Sie den richtigen Ansprechpartner

Wenn ein konkreter Ansprechpartner in der Stellenausschreibung genannt wird, müssen Sie Ihr Bewerbungsschreiben in jedem Fall auch an diesen richten und ihn im Falle einer E-Mail Bewerbung direkt ansprechen. Achten Sie bei der Eingabe der E-Mail-Adresse des Empfängers unbedingt darauf, dass Sie keine Fehler gemacht haben.

Herkömmliche Briefe können trotz eines Buchstabendrehers in der Adresse oftmals richtig zugestellt werden. Bei einer E-Mail-Adresse hingegen bedeutet bereits ein minimaler Fehler das Aus für Ihre Bewerbung, da die Unterlagen nicht übermittelt werden können.

Von der Anforderung einer Lesebestätigung raten wir grundsätzlich ab, da dies zum einen mangelndes Vertrauen in die Sorgfalt des potenziellen Arbeitgebers zeigen kann und zum anderen schlichtweg zu fordernd wirkt.

Wählen Sie einen passenden Betreff und E-Mail Text

Nutzen Sie eine aussagekräftige und markante Betreffzeile. Ein einfaches „Bewerbung als XYZ“ in Kombination mit Ihrem Namen kann von einem Personaler direkt richtig zugeordnet werden. Wenn Ihre Stellenanzeige eine Kennziffer hat, sollten Sie diese ebenfalls im Betreff aufführen.

Da sich Ihre Bewerbungsunterlagen im Dateianhang befinden, brauchen Sie im E-Mail Text nicht noch einmal ein komplettes Anschreiben verfassen. Halten Sie sich kurz und drücken Sie sich präzise aus

Beispiel für den E-Mail Text Ihrer Online-Bewerbung:

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

anbei übersende ich Ihnen meine vollständigen Bewerbungsunterlagen. Sollten weitere Dokumente erwünscht oder noch Fragen offen sein, stehe ich Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

Mit besten Grüßen
Max Mustermann

Füllen Sie das Bewerbungsformular richtig aus

Wenn eine Bewerbung über ein Bewerbungsportal oder die Webseite des Unternehmens erfolgt, kommt in der Regel ein Bewerbungsformular zum Einsatz. Dieses Formular besteht aus standardisierten Fragen, die einen Vergleich der Bewerber erleichtern und die Aufnahme der Qualifikationen in das System ermöglichen. So kann im System nach Bewerbern mit bestimmten Eigenschaften gefiltert werden.

Je nach Unternehmen unterscheiden sich die Bewerbungsformulare. Bei manchen Unternehmen muss der Bewerber ein Konto anlegen, andere Unternehmen verzichten darauf. In jeden Fall werden die Kontaktdaten abgefragt. Manchmal folgen dann Freitextfelder, in denen zum Beispiel die Motivation für den Job und besondere Qualifikationen erläutert werden sollen. Nutzen Sie Schlüsselbegriffe, damit Ihre Bewerbung bei der Suche nach einer bestimmten Qualifikation gefunden wird.

Häufig werden auch der bisherige Werdegang und Kenntnisse abgefragt. Zusätzlich existiert meistens die Möglichkeit, Dokumente wie Anschreiben, Motivationsschreiben oder Lebenslauf hochzuladen, halten Sie diese Dokumente also bereit. Teilweise doppeln sich die Angaben aus dem Formular mit Inhalten, die Sie in den hochgeladenen Dokumenten gemacht haben, trotzdem sollten Sie immer alle Felder im Bewerbungsformular ausfüllen und Anschreiben und Lebenslauf nicht kürzen.

Keine Rückmeldung erhalten - Was kann ich tun?

Nicht alle E-Mails landen wirklich beim gewünschten Empfänger. Wenn Sie circa drei Wochen nach dem Versand Ihrer Unterlagen noch keine Antwort oder Empfangsbestätigung erhalten haben, können Sie beim Unternehmen nachfragen. Wir raten dazu, sich erstmal nur nach dem Erhalt der Unterlagen und gegebenenfalls nach dem Stand des Bewerbungsprozesses zu erkundigen.

Überprüfen Sie im Rahmen der Kommunikation und Online-Bewerbungsphase unbedingt den Junk- bzw. Spam-Ordner Ihres E-Mail-Postfachs! Nicht selten landet die Antwort eines potenziellen Arbeitgebers dort und die Einladung zum Bewerbungsgespräch wird verpasst.

Ob sich für die erneute Kontaktaufnahme ein Telefonat oder eine E-Mail besser eignet, ist pauschal nicht zu sagen. Generell wirken Mails oft unaufdringlicher, da der Empfänger diese beantworten kann, wenn Zeit dafür ist. Sie sollten es außerdem vermeiden, in der Zentrale des Unternehmens eine Auskunft zu Ihrer Bewerbung einholen zu wollen. Dort kann man Ihnen in den meisten Fällen keine genaue Auskunft zum Stand des Bewerbungsprozesses geben.

Rufen Sie am besten nur dann an, wenn Sie auch eine direkte Durchwahl zu Ihrem Ansprechpartner haben. Wenn Sie nur in der Zentrale anrufen können, fragen Sie freundlich, ob Ihr Ansprechpartner für eine kurze Frage zu sprechen wäre. Nennen Sie dabei unbedingt den Grund Ihres Anrufs. Wenn Ihr Ansprechpartner zu sprechen ist, können Sie sich von der Zentrale aus durchstellen lassen.


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