Strukturiertes Interview – Darauf müssen Sie vorbereitet sein

Vorstellungsgespräche verlaufen nach dem Frage-Antwort-Prinzip. Der Personaler erkundigt sich, der Bewerber antwortet. In der Regel existieren zwei unterschiedliche Formen: Das freie Interview und das strukturierte Interview. Das freie Interview ist am ehesten mit einem ganz normalen Gespräch vergleichbar. Ein strukturiertes Interview verläuft hingegen strikt nach einem zuvor definierten Schema und erfordert eine gewisse Vorbereitung. Alles was Sie darüber wissen müssen, erfahren Sie in unserem Artikel.

Strukturiertes Interview – was ist das?

Ein strukturiertes Interview wird anhand eines im Vorfeld ausgearbeiteten Fragenkatalogs gehalten. Je nachdem, welche Stelle in einem Unternehmen zu besetzen ist, zielen die Fragen auf die entsprechend geforderten Kompetenzen ab, die selbstverständlich bereits in der Bewerbung thematisiert werden sollten.

Bei einer Führungskraft erkundigt sich der Personaler beispielsweise nach der bisherigen Erfahrung in der Führung von Mitarbeitern und danach, wie der Bewerber mit Konfliktsituationen oder Misserfolgen umgegangen ist. Im Fokus steht hierbei ebenfalls die Selbsteinschätzung des Bewerbers. Bei einer Position im Kundenservice wird die Frage so gestaltet, dass der Personaler erfährt, wie der Bewerber mit Beschwerden oder schwierigen Kundenfällen umgeht und etwaige Probleme löst.

Der Gegensatz zum freien Interview besteht nicht nur darin, dass ein Fragenkatalog zugrunde liegt, welchen der Interviewer systematisch bzw. strukturiert abarbeitet. Ebenfalls wird dieser Fragenkatalog ausnahmslos auf jeden einzelnen Bewerber angewendet, der sich auf die offene Stelle bewirbt.

Warum wird ein strukturiertes Interview angewendet?

Menschen sind unterschiedlich. Herkunft, Geschlecht, Hautfarbe, familiärer Hintergrund, soziales Umfeld usw. sorgen für eine Differenzierung. Im beruflichen Kontext müssen wir jedoch alle die an uns gestellten Anforderungen erfüllen – ungeachtet der zuvor genannten Faktoren.

Mit einem strukturierten Interview bzw. den im Vorfeld ermittelten Fragen, die allesamt auf die beruflichen und sozialen Kompetenzen eines Bewerbers abzielen, werden die für eine Differenzierung verantwortlichen Faktoren ausgeblendet. Dadurch soll einer eventuellen Benachteiligung oder gar Diskriminierung entgegengewirkt werden.

Da die Fragen im Vorfeld festgelegt werden, bietet sich dem Interviewer die Gelegenheit, mögliche Antworten und Reaktionen der Bewerber in ein bestimmtes Schema zu gliedern. Wenn der Interviewer also erfahren und auswerten möchte, wie sich eine Führungskraft in einer konkreten Konfliktsituation verhält, hat er auch bereits eine Ideallösung zu der jeweiligen Situation parat.

Der Bewerber kann nun durch seine Antwort auf dieselbe Lösung kommen und somit die spezielle Anforderung zu 100% erfüllen. Natürlich kann sich der interviewte Bewerber durch ein nicht ganz optimales Verhalten etwas unterhalb des geforderten Kompetenzspektrums ansiedeln oder aber eine bessere Lösung parat haben und die Anforderungen dadurch sogar übertreffen.

Durch das Festlegen der Kriterien ist es dem Interviewer möglich, die Antwort eines Bewerbers schnell einzustufen, ad hoc mit einer Benotung zu versehen und das Ergebnis bereits während des Gesprächs kurzerhand zu protokollieren. Auf diese Weise fällt es später leichter, die durchgeführten Einstellungsinterviews systematisch auszuwerten.

Auf den anfänglichen Smalltalk folgt die Phase der Selbstpräsentation des Bewerbers. Ein klassischer Einstieg hierfür ist die Frage:

• Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?

Ist dieser Teil des Vorstellungsgesprächs beendet, starten die Interviewer mit der diagnostischen Phase. Die Phasen Selbstpräsentation und Diagnostik bilden den Hauptteil des Einstellungsgesprächs. Bei der diagnostischen Phase kommen die Fragen zu den jeweils für die Stelle relevanten Kompetenzbereichen ins Spiel.

Die abgefragten Kompetenzbereiche variieren je nach Einsatzbereich und Karrierelevel. Typische Kompetenzbereiche, aus denen die Fragen abgeleitet werden, sind:

• Fachliche Kompetenz
• Arbeitsverhalten bzw. Führungsstil / -verhalten
• Soziale und kommunikative Kompetenz
• Leistungsbereitschaft und Motivation

Keine Kompetenzbereiche, aber dennoch oftmals thematisierte Inhalte dieser Phase sind:

• Persönliches bzw. Wertvorstellungen
• Work-Life-Balance

Ist dieser Teil vorüber, hat der Bewerber in der abschließenden Phase die Gelegenheit, selbst ein paar Fragen im Vorstellungsgespräch zu stellen und das weitere Vorgehen zu besprechen. Nach der darauffolgenden Verabschiedung ist das Vorstellungsgespräch beendet.

Die Gesamtdauer eines strukturierten Interviews liegt meist zwischen 45 und 60 Minuten, kann sich bei einem höheren Karrierelevel allerdings auch im Bereich von bis zu zwei Stunden bewegen. Planen Sie also ausreichend Zeit ein.

Spezielle Typen eines strukturierten Interviews

Es gibt verschiedene Herangehensweisen an ein strukturiertes Interview. Je nach Art der Stelle und Karrierelevel des Bewerbers eignet sich eine Form besser als die andere. Die unterschiedlichen Typen eines strukturierten Interviews stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Das Behaviour Description Interview (BDI)

Beim Behaviour Description Interview (BDI) werden im Vorfeld die für die Personalauswahl relevanten Kriterien erfasst. Im Gespräch mit dem Bewerber zielt der Personaler dann auf reale, tatsächlich eingetretene Situationen im bisherigen Werdegang des Bewerbers ab. Dabei wird das Verhalten des Bewerbers in der jeweiligen Situation gründlich hinterfragt.

Hierdurch soll ausgeschlossen werden, dass ein Bewerber nur auswendig gelerntes Wissen wiedergibt oder allgemein positiv belegte Antworten gibt, die keinen Bezug zu seinem tatsächlichen Handeln bieten.

Da nicht jeder Werdegang gleich verläuft, können die Fragen von Bewerber zu Bewerber etwas variieren, die Intention bleibt jedoch gleich.

Das Biographische Interview (BI)

Das Biographische Interview (BI) orientiert sich, ähnlich wie das Behaviour Description Interview (BDI) an der beruflichen Vergangenheit des Bewerbers. Allerdings erfolgt dies beim BI umfassender und tiefergehend als beim BDI.

Die für die Anforderungen an die jeweilige Stelle kritischen Situationen werden dabei nicht abgefragt, sondern vom Personaler vor oder während des Gesprächs aufgespürt.

Der interviewende Personaler kann beispielsweise vor dem Gespräch die jeweils relevanten Stationen im Lebenslauf eines Bewerbers markieren und dann während des Jobinterviews detailliert darauf eingehen.

Auf der anderen Seite kann ein Personaler während der Selbstpräsentation des Bewerbers und seinen Ausführungen über den bisherigen beruflichen Werdegang erkennen, wo er mit seinen Fragen ansetzen bzw. nachhaken kann. Das Ableiten spezieller Anknüpfungspunkte im Verlauf eines Gesprächs erfordert langjährige Erfahrung, Fingerspitzengefühl und eine schnelle Auffassungsgabe.

Das Situative Interview (SI)

In einem Situativen Interview (SI) wird dem Bewerber eine konkrete, jedoch fiktive Situation vorgegeben – in der Regel eine Konfliktsituation oder ein Problemfall, der einer eleganten Lösung bedarf. Der Bewerber soll daraufhin erläutern, wie er sich in dieser Situation verhalten würde.

Das SI ist im Gegensatz zum BDI und BI somit eher zukunftsorientiert. Im Normalfall werden bei einem Situativen Interview jedem Bewerber exakt die gleichen Fragen gestellt.

In diesem Typ des strukturierten Interviews sollen Verhaltensintentionen oder auch kognitive Verhaltensmöglichkeiten abgefragt werden. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, dass der Bewerber nicht mitgeteilt bekommt, wie sich die Anforderungen gestalten (z.B. ob kooperatives oder eher kompetitives Verhalten in der fiktiven Situation aus Sicht des Interviewers angebracht wäre).

Der Bewerber sollte also nach Möglichkeit vollkommen neutral mit der Situation konfrontiert werden, damit er frei und unbeeinflusst antwortet.

Das Multimodale Interview (MMI)

In diesem Verfahren werden mehrere Ansätze vereint. Das MMI erfolgt in der Regel in acht Phasen, von denen allerdings lediglich fünf in die spätere Beurteilung einfließen. Die restlichen drei Phasen sollen den natürlichen Gesprächsablauf fördern und der Information des Bewerbers dienen.

Die acht Phasen des Multimodalen Interviews sind:

1. Gesprächsbeginn (Smalltalk, Kennenlernen, Nervosität abbauen – keine Bewertung)
2. Selbstpräsentation des Bewerbers (persönlicher und beruflicher Hintergrund, aktuelle Situation, Erwartungen für die Zukunft – fließt in die Bewertung ein)
3. Berufsorientierung (Im Vorfeld definierte Fragen zu Berufswahl und beruflichen Interessen, zur Bewerbung und gegebenenfalls Abfrage von Fachwissen – fließt in die Bewertung ein)
4. Freier Gesprächsteil (offene Fragen, anknüpfend an die beiden vorhergegangenen Phasen – fließt in die Bewertung ein)
5. Abfrage biographiebezogener Daten (immer bezogen auf die zu besetzende Stelle, abgeleitet aus der Anforderungsanalyse oder aus validierten biographischen Fragebögen – fließt in die Bewertung ein)
6. Realistische Tätigkeitsinformationen (Bewerber erhält Informationen über die Tätigkeit, den Arbeitsplatz und das Unternehmen – keine Bewertung)
7. Situative Fragen (Siehe Abschnitt „Das Situative Interview (SI)“ – fließt in die Beurteilung ein)
8. Gesprächsabschluss (Bewerber kann selbst Fragen stellen, das weitere Vorgehen wird besprochen, gegebenenfalls werden bereits Vereinbarungen getroffen – keine Bewertung)

Auf welchem Karrierelevel ist ein strukturiertes Interview sinnvoll?

Ein strukturiertes Interview ist grundlegend für jeden Bewerber geeignet, ungeachtet des jeweiligen Karrierelevels. Es kann also sowohl für Topmanager und Führungskräfte als auch für Hochschulabsolventen und Auszubildende angewendet werden.

Unterschiede lassen sich eher im Typ des strukturierten Interviews finden.

• Berufseinsteiger werden oftmals durch das Situative Interview mit fiktiven Ereignissen konfrontiert, die im späteren Berufsleben auf sie zukommen können.
• Bei Bewerbern auf Spitzenpositionen wird hingegen eher das etwas umfangreichere Multimodale Interview angewendet.
• Für Bewerber, die bereits seit mehreren Jahren weit oben auf der Karriereleiter stehen, eignet sich auch das Biographische Interview, um dabei auf die bisherigen beruflichen Stationen einzugehen und an den Tag gelegte Verhaltensweisen im Zusammenhang mit den Anforderungen der zu besetzenden Stelle zu bewerten.