Bewerbungsunterlagen - Diese Dokumente sind wirklich relevant

Der Erfolg einer Bewerbung steht und fällt mit der Vollständigkeit und Qualität der Bewerbungsunterlagen: Umso wichtiger ist es daher, dass Sie als Bewerber genau wissen, welche Dokumente es gibt und wie diese korrekt angeordnet werden. Nicht jede Bewerbersituation setzt außerdem die gleichen Bewerbungsunterlagen voraus: Zwischen einer Bewerbung für eine Festanstellung und einer Bewerbung für ein Praktikum bestehen kleine, aber feine Unterschiede.


In diesem Artikel verraten wir Ihnen deshalb, welche Bewerbungsunterlagen in Ihre Bewerbung gehören und wie diese der Prüfung durch den potenziellen neuen Arbeitgeber standhalten.

Vollständige Bewerbungsunterlagen - Das gehört dazu

Aussagekräftige Bewerbungsunterlagen sind für den Erfolg Ihrer Bewerbung entscheidend: Sie vermitteln dem Personaler nicht nur einen Eindruck Ihrer Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen, sondern geben auch einen ersten Einblick in Ihre Arbeitsweise. Fehlerhafte oder schlecht aufbereitete Bewerbungsunterlagen deuten nicht gerade auf einen sorgfältigen und qualitätsbewussten Mitarbeiter hin. Ihre Bewerbungsunterlagen sollten daher sowohl inhaltlich als auch formell überzeugen.


In Stellenanzeigen ist häufig von „vollständigen Bewerbungsunterlagen“ die Rede. Damit ist nicht gemeint, dass Sie besonders umfangreiche Unterlagen einschicken sollen. Diese Bezeichnung dient vielmehr zur Abgrenzung von der Kurzbewerbung, bei der lediglich Anschreiben und Lebenslauf benötigt werden.


Sind vollständige Bewerbungsunterlagen gefordert, müssen Sie folgende Dokumente einreichen:

  • Bewerbungsschreiben

  • Lebenslauf
  • Anlagen (Zeugnisse und sonstige Nachweise über Qualifikationen)

Sie können Ihrer Bewerbung außerdem folgende optionale Unterlagen beifügen:

  • Deckblatt

  • Motivationsschreiben
  • Kurzprofil
  • Projektliste
  • Empfehlungsschreiben
  • Referenzen
  • Arbeitsproben (nur wenn ausdrücklich verlangt)

Der konkrete Umfang der Bewerbungsunterlagen liegt in Ihrem eigenen Ermessen. Sie sollten aber nur Dokumente beifügen, die Ihre Eignung für die ausgeschriebene Stelle unterstreichen und für Ihren aktuellen Karrierestand relevant sind. Haben Sie zum Beispiel bereits mehrere Jahre Berufserfahrung, macht das Beifügen eines Zeugnisses Ihres ersten Studienpraktikums keinen Sinn.

Die wichtigsten Informationen zu den einzelnen Bestandteilen der Bewerbungsunterlagen erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.


Bewerbungsunterlagen - Bewerbungsschreiben

Bewerbungsschreiben im Premium-Design „Projektmanager“

Bewerbungsschreiben

Das Anschreiben ist das Herzstück Ihrer Bewerbungsunterlagen und stellt deshalb auch die erste Seite Ihrer Bewerbung dar.


Es beantwortet vor allem die folgenden Kernfragen:


Warum bewerben Sie sich für diese Stelle bei diesem Arbeitgeber?


Über welche Hard und Soft Skills verfügen Sie, die für den Job relevant sind?


Wieso sind Sie der ideale Kandidat für die Stelle?


Das Anschreiben sollte sich auf eine bis maximal zwei DIN-A4-Seiten beschränken.


Es teilt sich üblicherweise in folgende drei Abschnitte auf:

  • Einleitung: Im ersten Absatz drücken Sie Ihr Interesse am Unternehmen und der Stelle aus und deuten an, wieso Sie sich für die ausgeschriebene Position eignen und inwiefern das Unternehmen von Ihrer Einstellung profitiert.

  • Hauptteil: Nach der Einleitung folgt die Darstellung Ihrer wichtigsten Qualifikationen und Soft Skills, die am besten durch berufliche Erfolge oder Erfahrungen belegt werden.
  • Schlussteil: Komplettiert wird das Anschreiben im letzten Absatz durch Informationen zu Ihrer Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung sowie einer Schlussformel, welche die Vorfreude auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch impliziert.
Laura Brändle - Bewerbungsexpertin

Sie sollten sowohl beim Inhalt als auch Design und Layout einen Bezug zum Unternehmen herstellen: Stellen Sie im Anschreiben heraus, was Sie an dem Unternehmen besonders reizt (z. B. internationale Ausrichtung). Ist die Branche konservativ geprägt, sollten Sie ein schlichtes Layout wählen, während in kreativen Berufsfeldern mehr Mut zur Individualität gefragt ist. Falls es sich anbietet, können Sie sich an passenden Stellen farblich am Corporate Design des potenziellen Arbeitgebers orientieren.

Laura Brändle - Bewerbungsexpertin


Bewerbungsunterlagen - Deckblatt

Deckblatt im Premium-Design „Vertriebstalent“

Deckblatt

Das Deckblatt folgt auf das Anschreiben und ist kein Pflichtbestandteil der Bewerbung.


Sie können es jedoch dazu nutzen, die wichtigsten Informationen Ihrer Bewerbung in einem optisch ansprechenden Überblick zu präsentieren.


Bei kreativen Berufen kann das Deckblatt sogar einen ersten Eindruck Ihrer Fähigkeiten vermitteln und als eine Art Arbeitsprobe fungieren.


Das Deckblatt enthält folgende Details:


- Vor- und Nachname des Bewerbers

- Kontaktdaten

Bewerbungsfoto

- Angestrebte Position

- Auflistung der weiteren Anlagen


Bewerbungsunterlagen - Lebenslauf

Deckblatt im Premium-Design „Manager“

Lebenslauf

Neben dem Anschreiben bildet der Lebenslauf den wichtigsten Bestandteil der Bewerbungsunterlagen.


Häufig wird der Lebenslauf von Personalern sogar vor dem Bewerbungsschreiben gesichtet.


Er enthält eine antichronologische Auflistung Ihres bisherigen Werdegangs sowie der dabei angeeigneten Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten.


So kann der Personaler sich rasch einen Überblick darüber verschaffen, ob Sie die Voraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle erfüllen.


Neben einem überzeugenden Inhalt sollte Ihr Lebenslauf auch mit einem strukturierten Aufbau sowie übersichtlichen Layout glänzen.

Qualifikationen und Kenntnisse, die für die Position relevant sind, sollten auf den ersten Blick erkennbar sein und hervorgehoben werden. Kompetenzen, die für die Stelle nicht von Bedeutung sind, sollten hingegen nicht erwähnt werden.

Sofern kein Deckblatt verwendet wird, findet das Bewerbungsfoto seinen Platz in der oberen rechten Ecke des Lebenslaufs. In Deutschland müssen Sie zwar kein Foto in der Bewerbung präsentieren, aber Arbeitgeber ziehen Bewerbungen mit Fotos in der Regel vor.


Bewerbungsunterlagen - Motivationsschreiben

Motivationsschreiben im Premium-Design „Fokussiert“

Ebenso wie das Deckblatt stellt ein Motivationsschreiben kein Muss bei den Bewerbungsunterlagen dar.


Verwenden Sie es daher nur, wenn diese Ihre Motivation und Eignung für die angestrebte Position zusätzlich verdeutlicht oder explizit gefordert wird.


Reine Wiederholungen der Informationen aus Anschreiben und Lebenslauf sind tabu.


Ein Motivationsschreiben bietet Ihnen die Gelegenheit, im Detail zu schildern, warum Sie sich gerade für diese Stelle und das dahinterstehende Unternehmen interessieren.


Mithilfe des Motivationsschreibens können sowohl berufserfahrene Bewerber als auch frische Absolventen Ihrer Bewerbung eine persönliche Note geben.


Fehlerfreie und qualitativ hochwertige Bewerbungsdokumente sind die Eintrittskarte zum Vorstellungsgespräch: Lassen Sie jetzt Ihre Bewerbungsunterlagen von unseren erfahrenen Bewerbungsexperten erstellen und Erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine Einladung. 

Anlagen der Bewerbung

Im Idealfall runden die Anlagen der Bewerbung das bisherige Bild, das der Personaler von Ihnen erhalten hat, positiv ab. Sie dienen zudem als Nachweis, dass die von Ihnen beschriebenen Qualifikationen und Fähigkeiten tatsächlich vorhanden sind. Als Bewerber stellt sich allerdings schnell die Frage, welche Anlagen es überhaupt gibt und welche dieser Dokumente für die eigene Bewerbung Sinn machen. Um Ihnen bei der Beantwortung dieser Frage zu helfen, stellen wir Ihnen in diesem Abschnitt die gängigsten Anlagen vor:

  • Kurzprofil: Ein Kurzprofil wird häufig vor dem Lebenslauf einsortiert. Es führt Ihre wichtigsten Kenntnisse und Qualifikationen stichpunktartig auf, sodass der Personaler auf einen Blick einen ersten Eindruck von Ihrer Befähigung für die Stelle erhält. Weiterhin gibt es Ihnen die Möglichkeit, Ihre beruflichen Ziele kurz und knapp zu präsentieren.

  • Projektliste: Eine Projektliste folgt nach dem Lebenslauf und ist ähnlich wie dieser aufgebaut. Statt um berufliche Stationen geht es bei der Projektliste aber um Projekte, an denen Sie während Ihrer Tätigkeit beteiligt waren. Sie können die Dauer des Projektes sowie Ihre Rolle und Aufgaben nennen und das Ergebnis des Projektes schildern. Typische Beispiele sind realisierte Bauvorhaben von Ingenieuren oder durchgeführte Veranstaltungen von Eventmanagern.
  • Referenzen: Ihre Referenzen können Sie neben der Angabe im Anschreiben und Lebenslauf auch in Form von beigelegten Referenz- bzw. Empfehlungsschreiben aufzeigen. So vermitteln Sie dem Personaler, dass Sie bei vorherigen Anstellungen einen positiven Eindruck hinterlassen konnten und dem zukünftigen Unternehmen einen echten Mehrwert bieten können.
  • Arbeitsproben: In den meisten Fällen weist der Arbeitgeber bereits in der Stellenanzeige auf Arbeitsproben hin, sofern sie gewünscht sind. Gerade in kreativen Branchen macht es jedoch Sinn, auch unaufgefordert das eigene Talent mithilfe von Text- oder Gestaltungsproben zu demonstrieren.
  • Publikationen / Weiterbildungen: Insbesondere in der Wissenschaft sind Publikationen wichtig. Stellen Sie deshalb heraus, in welchen Fachzeitschriften Ihre Beiträge und Artikel bereits veröffentlicht wurden. Haben Sie bereits diverse Weiterbildungen durchlaufen, können Sie diese ebenfalls separat auflisten, anstatt damit den Lebenslauf zu überfüllen.

Folgende weiteren Möglichkeiten gibt es, Ihre Qualifikation in Form von Dokumenten zu belegen:

  • Arbeitszeugnisse

  • Ausbildungszeugnisse
  • Akademische Zeugnisse
  • Schulzeugnisse
  • Praktikumszeugnisse
  • Bescheinigungen über Fort- und Weiterbildungen
  • Nachweise über zusätzlich erworbene Kenntnisse und Zertifikate
  • Polizeiliches Führungszeugnis
  • Gesundheitszeugnis

Grundsätzlich gilt: Welche Zeugnisse Sie Ihren Bewerbungsunterlagen beifügen müssen, ist von Ihrer Bewerbersituation und der ausgeschriebenen Stelle abhängig. Ein Schüler, der sich auf ein Praktikum bewirbt, sollte zum Beispiel andere Zeugnisse einreichen als ein Bewerber mit viel Berufserfahrung, der eine Festanstellung anstrebt.


Einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Zeugnistypen und welche davon Sie wann für Ihre Bewerbung benötigen, finden Sie in unserem Artikel zum ThemaBewerbung Zeugnisse“.

Ihre Anlagen sollten Sie immer als Kopie beilegen und niemals im Original! Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, Ihnen die Bewerbungsunterlagen zurückschicken und im schlimmsten Fall gehen Ihre Originaldokumente verloren.

Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen

Ist der Umfang der Bewerbungsunterlagen geklärt, gilt es, sich mit der richtigen Reihenfolge auseinanderzusetzen. So sieht die korrekte Anordnung der Unterlagen in der Bewerbungsmappe aus:

Bewerbungsunterlagen - Reihenfolge

1. Anschreiben, 2. Deckblatt (optional), 3. Lebenslauf, 4. Motivationsschreiben (optional), 5. Anlagen

Wichtig: Diese Reihenfolge ist auch einzuhalten, wenn Sie Ihre Bewerbung per E-Mail verschicken. Bei Online-Bewerberportalen ist meist vorgegeben, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Dokumente hochladen sollen.

Jakub Stejskal - Grafiker & Designer

Auch wenn der Inhalt immer stärker als Design und Layout im Vordergrund stehen sollte, dürfen diese beiden Aspekte nicht vernachlässigt werden. Personaler bilden sich innerhalb weniger Sekunden einen ersten Eindruck Ihrer Bewerbung: Ein optisch stimmiges und übersichtliches Gesamtbild lässt Ihre Bewerbungsunterlagen direkt professionell wirken.

Jakub Stejskal - Grafiker & Designer

Fehlende oder falsch angeordnete Bewerbungsunterlagen gehören dank unserer kostenlosen Checkliste der Vergangenheit an: Jetzt als PDF herunterladen und die wichtigsten Dokumente für eine erfolgreiche Bewerbung einfach der Reihe nach abhaken.

Häufig gestellte Fragen zu den Bewerbungsunterlagen

Welche Bewerbungsunterlagen müssen unterschrieben werden?

Folgende Bewerbungsunterlagen müssen von Ihnen unterzeichnet werden: 

  • Bewerbungsschreiben

  • Lebenslauf
  • Motivationsschreiben

Beim Bewerbungsschreiben erfolgt die Unterschrift direkt unter der Grußformel. Ihren Lebenslauf unterschreiben Sie am Ende zusammen mit dem aktuellen Datum. Enthält Ihre Bewerbung außerdem ein Motivationsschreiben, so muss auch dieses am Ende zusammen mit dem Datum unterzeichnet werden.


Hilfreiche Tipps und Anleitungen zur Anfertigung oder dem Einscannen der Unterschrift finden Sie in unserem Ratgeber „Bewerbung Unterschrift“.

Wie viele Seiten sollte die Bewerbung umfassen?

Bei den Bewerbungsunterlagen gilt die Devise: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Fügen Sie nur Dokumente bei, die verdeutlichen, wieso Sie der ideale Kandidat für die Stelle sind. Je nach vorliegender Berufserfahrung sollte eine Bewerbung mit allen relevanten Unterlagen nicht mehr als 10 Seiten umfassen. Andernfalls kann bei einer digital versandten Bewerbung das Problem auftreten, dass die empfohlene maximale Dateigröße von 3 MB überschritten wird.

Äußerst der Personaler Interesse an weiteren Nachweisen Ihrer Qualifikation, haben Sie die Möglichkeit, diese nachzureichen oder zum Vorstellungsgespräch mitzunehmen.

Welche Zeugnisse sollte ich den Bewerbungsunterlagen beilegen?

Sie sollten zu Ihren Bewerbungsunterlagen nur Zeugnisse hinzufügen, die einen konkreten Bezug zum angestrebten Job aufweisen. Das bedeutet, dass Ihre Zeugnisse Ihre Kompetenzen und Erfahrungen, die für die Stelle von Bedeutung sind, möglichst belegen sollten. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick, in welchen Bewerbungssituationen sich welches Zeugnis empfiehlt:

Bewerbungsunterlagen - Zeugnisse

Die Anzahl der Zeugnisse sollte sich im Idealfall wie folgt verteilen:

  • Maximal drei Arbeitszeugnisse

  • Ein bis zwei Abschluss- bzw. Ausbildungszeugnisse
  • Ein Schulabschlusszeugnis
  • Maximal drei Zeugnisse / Zertifikate zu Weiterbildungen

Ein Führungs- oder Gesundheitszeugnis sollte nur beigelegt werden, wenn es explizit vom potenziellen Arbeitgeber gefordert wird.

Soll ich meine Unterlagen zum Vorstellungsgespräch mitnehmen?

Auch wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bereits an das Unternehmen übermittelt haben, empfiehlt es sich aus zwei Gründen, diese in ausgedruckter Form und mehrfacher Ausführung mit zum Vorstellungsgespräch zu nehmen:

  • Es kommt durchaus vor, dass ein Personaler es versäumt, die Unterlagen (vollständig) auszudrucken oder mehr Personen am Vorstellungsgespräch teilnehmen als ursprünglich geplant. In manchen Fällen vergisst der Personaler die Dokumente des Bewerbers sogar absichtlich. Für Sie ergibt sich dann der ideale Moment, um Ihre Organisation und vorausschauende Denkweise zu demonstrieren.

  • Sie haben vor dem Gespräch noch einmal die Möglichkeit, Ihre Bewerbungsunterlagen zu sichten und sich die wichtigsten Eckpunkte ins Gedächtnis zu rufen.

Welche Größe sollten die Dokumente bei einer Online-Bewerbung haben?

Wenn Sie alle Bewerbungsunterlagen zu einer PDF-Datei zusammengefügt haben, sollte die dabei entstandene Datei nicht größer als 3 MB sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Anhang zu groß ist und die E-Mail gar nicht abgeschickt werden kann oder im Spam-Ordner des Unternehmens landet. In firmeneigenen Bewerberportalen ist die maximale Dateigröße für die jeweils benötigten Dokumente meist angegeben.

Versand und Rücksendung der Bewerbungsunterlagen

In der Regel spezifiziert der Arbeitgeber in der Stellenanzeige, wie Sie ihm die Bewerbungsunterlagen zuschicken sollen. Heutzutage sind Online-Bewerbungen üblicher als die postalisch versendete Bewerbungsmappe.


Wenn Sie dem potenziellen Arbeitgeber eine physische Bewerbungsmappe zukommen lassen, haben Sie kein Anrecht auf eine Rücksendung Ihrer Unterlagen. Sie sollten auch nicht direkt im Anschreiben erwähnen, dass Sie sich eine Rücksendung Ihrer Unterlagen wünschen. Es ist sinnvoller, einen frankierten Freiumschlag beizufügen und zu hoffen, dass das Unternehmen dieser subtilen Aufforderung zur Rücksendung nachkommt.


Sollte es nötig sein, die ausgedruckte Bewerbung per Post zu verschicken, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

  • Drucken Sie Ihre Bewerbungsunterlagen einseitig und auf weißem DIN-A4-Papier aus

  • Verwenden Sie einen C4-Umschlag, um ein Falten der Unterlagen zu vermeiden
  • Formatieren Sie Ihre Bewerbung nach DIN 5008, damit die Adresse des Empfängers im Sichtfenster des Umschlages sichtbar ist
  • Versenden Sie Ihre Bewerbung nicht als Einschreiben, da dies zu aufdringlich wirken könnte

Bewerbungsunterlagen per E-Mail verschicken oder Online hochladen

Bei der digitalen Übermittlung der Bewerbung werden die Unterlagen entweder per E-Mail verschickt oder in einem speziellen Bewerberportal des Unternehmens hochgeladen. Während die Bewerberdokumente bei der E-Mail-Bewerbung zu einer PDF-Datei zusammengefasst werden, ist es bei den Bewerberportalen oft üblich, die Unterlagen einzeln über entsprechende Felder hochzuladen.


Wie Sie Ihre Bewerbungsunterlagen unkompliziert in einer PDF bündeln und optimal in einer E-Mail unterbringen, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Bewerbung per E-Mail“.

Katharina Sigge - Bewerbungsexpertin

Sie können nicht nur aktiv Bewerbungen schreiben, sondern sich auch von Unternehmen finden lassen. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Internets und zeigen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen im Netz, um auch online für potenzielle Arbeitgeber präsent zu sein. Hierfür eignen sich insbesondere Profile auf Karrierenetzwerken wie LinkedIn oder XING, eine gut aufbereitete Bewerbungshomepage oder Jobbörsen, auf denen Sie ein Bewerberprofil inklusive Bewerbungsunterlagen anlegen können.

Katharina Sigge - Bewerbungsexpertin

Besonderheiten für spezielle Bewerbersituationen

Je nach vorliegender Bewerbersituation können sich die Anforderungen an Ihre Bewerbungsunterlagen unterscheiden. Wir haben Ihnen die wichtigsten Besonderheiten zusammengefasst:

Bewerbungsunterlagen auf Englisch

International ausgerichtete Arbeitgeber oder Stellen im Ausland wirken auf viele Bewerber attraktiv. Wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen auf Englisch erstellen, müssen Sie einige wichtige Unterschiede zur deutschen Bewerbung beachten. Bei einer Bewerbung auf Englisch umfassen die Bewerbungsunterlagen zum Beispiel ausschließlich Cover Letter und CV bzw. Résumé.


Vorsicht aber bei international agierenden deutschen Unternehmen: Hier werden unter Umständen trotzdem die für Deutschland typischen Anlagen einer Bewerbung erwartet.

Bewerbungsunterlagen für eine Ausbildung

Grundsätzlich besteht kein großer Unterschied zwischen den Bewerbungsunterlagen für eine Ausbildung und den Dokumenten für einen Vollzeitjob. Da es sich bei der Bewerbung für eine Ausbildung allerdings meist um die erste Bewerbung für Schulabsolventen handelt, sehen sich viele Heranwachsende bei der Erstellung der Unterlagen mit zahlreichen Fragen konfrontiert.


Auf unserer Unterseite „Bewerbung Ausbildung“ haben wir die wichtigsten Tipps und Tricks zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, eine erfolgreiche Bewerbung für eine Berufsausbildung anzufertigen.

Bewerbungsunterlagen für ein Praktikum 

Praktika gewinnen im heutigen Berufsleben immer mehr an Bedeutung, da für einen erfolgreichen Berufseinstieg nicht nur theoretisches Wissen, sondern auch Praxiserfahrungen entscheidend sind. Die Beliebtheit von Praktika führt allerdings auch dazu, dass es immer schwieriger wird, einen guten Praktikumsplatz zu ergattern.


Die Bewerbungsunterlagen für ein Praktikum sollten daher wie bei der Bewerbung für einen Arbeitsplatz qualitativ hochwertig und formell korrekt sein, damit Sie aus der Masse an Bewerbern herausstechen. Wir zeigen in unserem Artikel „Bewerbung Praktikum“, wie Sie Ihren potenziellen Arbeitgeber davon überzeugen, dass es sich bei Ihnen um den idealen Kandidaten für das Praktikum handelt.

Bewerbung für ein Studium

Auch für ein Studium kann eine Bewerbung erforderlich sein. Vor allem Privatuniversitäten sind häufig an einer vollständigen Bewerbungsmappe interessiert. Darüber hinaus fordern manche staatliche Universitäten ein Motivationsschreiben für das Studium an, wenn freie Studienplätze stark begrenzt oder die Ansprüche sehr hoch sind.


Besonders beliebt sind Motivationsschreiben bei Masterstudiengängen. Wird ein Auslandsaufenthalt während des Studiums angestrebt, ist zudem oft ein Motivationsschreiben für ein Auslandssemester nötig. 

Bewerbung als Quereinsteiger

Insbesondere Quereinsteiger sollten sich eingehend damit auseinandersetzen, welche Bewerbungsunterlagen Sie zusätzlich zu den Pflichtdokumenten einreichen können. Schließlich müssen Sie in einem noch stärkeren Ausmaß als reguläre Bewerber beweisen, dass Sie die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse für den neuen Beruf mitbringen.


Neben Nachweisen über Fort- und Weiterbildungen können Empfehlungs- und Motivationsschreiben sowie Arbeitsproben in bestimmten Berufsfeldern den entscheidenden Ausschlag über den Bewerbungserfolg als Quereinsteiger geben. Weitere spannende Tipps zum Thema erhalten Sie in unserem Fachartikel „Bewerbung als Quereinsteiger“.

Bewerbungsunterlagen und Datenschutz

Die DSGVO enthält keine konkreten Angaben zum Arbeitnehmerdatenschutz und dem Umgang mit Daten im Bewerbungsprozess. Dennoch gilt der Datenschutz auch für Bewerbungsunterlagen, da die beim Bewerbungsprozess übermittelten Informationen zu den personenbezogenen Daten des Bewerbers zählen.


Die Nutzung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Bewerberdaten darf somit nur zweckgebunden erfolgen. Das bedeutet, personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verwendet und verarbeitet werden, wenn dies einem vorab festgelegten Zweck dient. Die Zustimmung des Bewerbers zu diesem Zweck erfolgt prinzipiell bereits durch die Zusendung der Bewerbung.


Es dürfen lediglich Mitarbeiter des Unternehmens Zugang zu den Bewerberdaten erhalten, die konkret im Auswahlprozess involviert sind. Diese dürfen die Unterlagen einsehen, sind aber zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen die Daten nicht an unbeteiligte Personen weitergeben.


Aufgrund des allgemeinen Persönlichkeitsrechts hat der Bewerber einen Anspruch auf Löschung der im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gesammelten Daten, sofern er nicht eingestellt wurde. Eine Ausnahme kann nur gemacht werden, wenn der Bewerber einer darüberhinausgehenden Speicherung seiner Daten ausdrücklich erlaubt.

Online-Bewerbungen stellen eine besondere Herausforderung im Hinblick auf den Datenschutz dar: Werden die Bewerberdokumente weitergeleitet, entstehen häufig zusätzliche Kopien auf diversen Festplatten. Auch diese Kopien sowie alle E-Mails und Ausdrucke, die im Zusammenhang mit der Bewerbung stehen, müssen nach Zweckerfüllung gelöscht bzw. vernichtet werden.

Aufbewahrungsfrist bei Bewerbungsunterlagen

Bewerbungsunterlagen dürfen nach Ablehnung eines Bewerbers maximal 6 Monate aufbewahrt werden und müssen danach datenschutzkonform vernichtet werden. Möchte das Unternehmen die Unterlagen über diesen Zeitraum hinaus aufbewahren, muss es dafür die schriftliche Einwilligung des Bewerbers einholen.


Insbesondere bei großen Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich in einen Kandidatenpool aufnehmen zu lassen: Dabei stimmen Sie als Bewerber zu, dass persönliche Daten aus Ihrer Bewerbung dauerhaft genutzt werden können, damit Sie zum Beispiel zu einem späteren Zeitpunkt für eine andere Stelle berücksichtigt werden können.