Bewerbungsunterlagen: Bestandteile & Reihenfolge

Zu vollständigen Bewerbungsunterlagen gehören in der Regel ein Bewerbungsschreiben, der Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Zertifikate, optional auch ein Deckblatt, eine dritte Seite (Motivationsschreiben, Projektliste etc.), Referenzen oder Arbeitsproben.

Der Erfolg einer Bewerbung steht und fällt mit der Vollständigkeit und Qualität der Bewerbungsunterlagen: Umso wichtiger ist es daher, dass Sie als Bewerber genau wissen, welche Dokumente es gibt und wie diese korrekt angeordnet werden. In diesem Artikel verraten wir Ihnen deshalb, welche Bewerbungsunterlagen in Ihre Bewerbung gehören und wie diese der Prüfung durch den potenziellen neuen Arbeitgeber standhalten.

Aussagekräftige Bewerbungsunterlagen sind für den Erfolg Ihrer Bewerbung entscheidend: Sie vermitteln dem Personaler nicht nur einen Eindruck Ihrer Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen, sondern geben auch einen ersten Einblick in Ihre Arbeitsweise. Fehlerhafte oder schlecht aufbereitete Bewerbungsunterlagen deuten nicht gerade auf einen sorgfältigen und qualitätsbewussten Mitarbeiter hin. Ihre Bewerbungsunterlagen sollten daher sowohl inhaltlich als auch formell überzeugen.

In Stellenanzeigen ist häufig von „vollständigen Bewerbungsunterlagen“ die Rede. Damit ist nicht gemeint, dass Sie besonders umfangreiche Unterlagen einschicken sollen. Diese Bezeichnung dient vielmehr zur Abgrenzung von der Kurzbewerbung, bei der lediglich Anschreiben und Lebenslauf benötigt werden.

Sind vollständige Bewerbungsunterlagen gefordert, müssen Sie folgende Dokumente einreichen:

Sie können Ihrer Bewerbung außerdem folgende optionale Unterlagen beifügen:

Die wichtigsten Informationen zu den einzelnen Bestandteilen der Bewerbungsunterlagen erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Qualifikationen und Kenntnisse, die für die Position relevant sind, sollten auf den ersten Blick erkennbar sein und hervorgehoben werden. Kompetenzen, die für die Stelle nicht von Bedeutung sind, sollten hingegen nicht erwähnt werden.

Im Idealfall runden die Anlagen der Bewerbung das bisherige Bild, das der Personaler von Ihnen erhalten hat, positiv ab. Sie dienen zudem als Nachweis, dass die von Ihnen beschriebenen Qualifikationen und Fähigkeiten tatsächlich vorhanden sind. Als Bewerber stellt sich allerdings schnell die Frage, welche Anlagen es überhaupt gibt und welche dieser Dokumente für die eigene Bewerbung Sinn machen. Um Ihnen bei der Beantwortung dieser Frage zu helfen, stellen wir Ihnen in diesem Abschnitt die gängigsten Anlagen vor:

Folgende weiteren Möglichkeiten gibt es, Ihre Qualifikation in Form von Dokumenten zu belegen:

Grundsätzlich gilt: Welche Zeugnisse Sie Ihren Bewerbungsunterlagen beifügen müssen, ist von Ihrer Bewerbersituation und der ausgeschriebenen Stelle abhängig. Ein Schüler, der sich auf ein Praktikum bewirbt, sollte zum Beispiel andere Zeugnisse einreichen als ein Bewerber mit viel Berufserfahrung, der eine Festanstellung anstrebt.

Einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Zeugnistypen und welche davon Sie wann für Ihre Bewerbung benötigen, finden Sie in unserem Artikel zum Thema „Bewerbung Zeugnisse“.

Ist der Umfang der Bewerbungsunterlagen geklärt, gilt es, sich mit der richtigen Reihenfolge auseinanderzusetzen. So sieht die korrekte Anordnung der Unterlagen in der Bewerbungsmappe aus:

Wichtig: Diese Reihenfolge ist auch einzuhalten, wenn Sie Ihre Bewerbung per E-Mail verschicken. Bei Online-Bewerberportalen ist meist vorgegeben, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Dokumente hochladen sollen.

Folgende Bewerbungsunterlagen müssen von Ihnen unterzeichnet werden: 

Beim Bewerbungsschreiben erfolgt die Unterschrift direkt unter der Grußformel. Ihren Lebenslauf unterschreiben Sie am Ende zusammen mit dem aktuellen Datum. Enthält Ihre Bewerbung außerdem ein Motivationsschreiben, so muss auch dieses am Ende zusammen mit dem Datum unterzeichnet werden.

Hilfreiche Tipps und Anleitungen zur Anfertigung oder dem Einscannen der Unterschrift finden Sie in unserem Ratgeber „Bewerbung Unterschrift“.

Bei den Bewerbungsunterlagen gilt die Devise: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Fügen Sie nur Dokumente bei, die verdeutlichen, wieso Sie der ideale Kandidat für die Stelle sind. Je nach vorliegender Berufserfahrung sollte eine Bewerbung mit allen relevanten Unterlagen nicht mehr als 10 Seiten umfassen. Andernfalls kann bei einer digital versandten Bewerbung das Problem auftreten, dass die empfohlene maximale Dateigröße von 3 MB überschritten wird.

Sie sollten zu Ihren Bewerbungsunterlagen nur Zeugnisse hinzufügen, die einen konkreten Bezug zum angestrebten Job aufweisen. Das bedeutet, dass Ihre Zeugnisse Ihre Kompetenzen und Erfahrungen, die für die Stelle von Bedeutung sind, möglichst belegen sollten. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick, in welchen Bewerbungssituationen sich welches Zeugnis empfiehlt:

Die Anzahl der Zeugnisse sollte sich im Idealfall wie folgt verteilen:

Auch wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bereits an das Unternehmen übermittelt haben, empfiehlt es sich aus zwei Gründen, diese in ausgedruckter Form und mehrfacher Ausführung mit zum Vorstellungsgespräch zu nehmen:

Wenn Sie alle Bewerbungsunterlagen zu einer PDF-Datei zusammengefügt haben, sollte die dabei entstandene Datei nicht größer als 3 MB sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Anhang zu groß ist und die E-Mail gar nicht abgeschickt werden kann oder im Spam-Ordner des Unternehmens landet. In firmeneigenen Bewerberportalen ist die maximale Dateigröße für die jeweils benötigten Dokumente meist angegeben.

In der Regel spezifiziert der Arbeitgeber in der Stellenanzeige, wie Sie ihm die Bewerbungsunterlagen zuschicken sollen. Heutzutage sind Online-Bewerbungen üblicher als die postalisch versendete Bewerbungsmappe.

Wenn Sie dem potenziellen Arbeitgeber eine physische Bewerbungsmappe zukommen lassen, haben Sie kein Anrecht auf eine Rücksendung Ihrer Unterlagen. Sie sollten auch nicht direkt im Anschreiben erwähnen, dass Sie sich eine Rücksendung Ihrer Unterlagen wünschen. Es ist sinnvoller, einen frankierten Freiumschlag beizufügen und zu hoffen, dass das Unternehmen dieser subtilen Aufforderung zur Rücksendung nachkommt.

Sollte es nötig sein, die ausgedruckte Bewerbung per Post zu verschicken, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

Bei der digitalen Übermittlung der Bewerbung werden die Unterlagen entweder per E-Mail verschickt oder in einem speziellen Bewerberportal des Unternehmens hochgeladen. Während die Bewerberdokumente bei der E-Mail-Bewerbung zu einer PDF-Datei zusammengefasst werden, ist es bei den Bewerberportalen oft üblich, die Unterlagen einzeln über entsprechende Felder hochzuladen.

Wie Sie Ihre Bewerbungsunterlagen unkompliziert in einer PDF bündeln und optimal in einer E-Mail unterbringen, erfahren Sie in unserem Ratgeber „Bewerbung per E-Mail“.

Je nach vorliegender Bewerbersituation können sich die Anforderungen an Ihre Bewerbungsunterlagen unterscheiden. Wir haben Ihnen die wichtigsten Besonderheiten zusammengefasst:

International ausgerichtete Arbeitgeber oder Stellen im Ausland wirken auf viele Bewerber attraktiv. Wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen auf Englisch erstellen, müssen Sie einige wichtige Unterschiede zur deutschen Bewerbung beachten. Bei einer Bewerbung auf Englisch umfassen die Bewerbungsunterlagen zum Beispiel ausschließlich Cover Letter und CV bzw. Résumé.

Vorsicht aber bei international agierenden deutschen Unternehmen: Hier werden unter Umständen trotzdem die für Deutschland typischen Anlagen einer Bewerbung erwartet.

Grundsätzlich besteht kein großer Unterschied zwischen den Bewerbungsunterlagen für eine Ausbildung und den Dokumenten für einen Vollzeitjob. Da es sich bei der Bewerbung für eine Ausbildung allerdings meist um die erste Bewerbung für Schulabsolventen handelt, sehen sich viele Heranwachsende bei der Erstellung der Unterlagen mit zahlreichen Fragen konfrontiert.

Auf unserer Unterseite „Bewerbung Ausbildung“ haben wir die wichtigsten Tipps und Tricks zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, eine erfolgreiche Bewerbung für eine Berufsausbildung anzufertigen.

Praktika gewinnen im heutigen Berufsleben immer mehr an Bedeutung, da für einen erfolgreichen Berufseinstieg nicht nur theoretisches Wissen, sondern auch Praxiserfahrungen entscheidend sind. Die Beliebtheit von Praktika führt allerdings auch dazu, dass es immer schwieriger wird, einen guten Praktikumsplatz zu ergattern.

Die Bewerbungsunterlagen für ein Praktikum sollten daher wie bei der Bewerbung für einen Arbeitsplatz qualitativ hochwertig und formell korrekt sein, damit Sie aus der Masse an Bewerbern herausstechen. Wir zeigen in unserem Artikel „Bewerbung Praktikum“, wie Sie Ihren potenziellen Arbeitgeber davon überzeugen, dass es sich bei Ihnen um den idealen Kandidaten für das Praktikum handelt.

Auch für ein Studium kann eine Bewerbung erforderlich sein. Vor allem Privatuniversitäten sind häufig an einer vollständigen Bewerbungsmappe interessiert. Darüber hinaus fordern manche staatliche Universitäten ein Motivationsschreiben für das Studium an, wenn freie Studienplätze stark begrenzt oder die Ansprüche sehr hoch sind.

Besonders beliebt sind Motivationsschreiben bei Masterstudiengängen. Wird ein Auslandsaufenthalt während des Studiums angestrebt, ist zudem oft ein Motivationsschreiben für ein Auslandssemester nötig. 

Insbesondere Quereinsteiger sollten sich eingehend damit auseinandersetzen, welche Bewerbungsunterlagen Sie zusätzlich zu den Pflichtdokumenten einreichen können. Schließlich müssen Sie in einem noch stärkeren Ausmaß als reguläre Bewerber beweisen, dass Sie die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse für den neuen Beruf mitbringen.

Neben Nachweisen über Fort- und Weiterbildungen können Empfehlungs- und Motivationsschreiben sowie Arbeitsproben in bestimmten Berufsfeldern den entscheidenden Ausschlag über den Bewerbungserfolg als Quereinsteiger geben. Weitere spannende Tipps zum Thema erhalten Sie in unserem Fachartikel „Bewerbung als Quereinsteiger“.

Führungskräfte und Bewerber mit hoher Berufserfahrung sehen sich immer öfter mit einem Bewerbungstrend konfrontiert, der von ihnen eine Bewerbung ohne Anschreiben verlangt. Es handelt sich dabei um eine Entwicklung aus den USA, die besonders durch größere Unternehmen vorangetrieben wird. Nicht nur haben diese oft wegen der schieren Anzahl an Bewerbern für eine vakante Stelle nicht genügend Zeit, um sich abseits des Lebenslaufs auch noch jedes Anschreiben durchzulesen, sie empfinden die Bewerbungsschreiben auch häufig als zu generisch, sind sie doch im Vergleich zu den im Lebenslauf präsentierten harten Fakten eher schwierig zu überprüfen.

Eine absolvierte Weiterbildung oder ein abgeschlossenes Studium sagt für sie mehr aus als all die Anschreiben, in denen sich die Bewerbenden als lernbereit und begeisterungsfähig bezeichnen. Viele Bewerber schreckt das ab, aus berechtigter Sorge, ohne ein Anschreiben nicht genug ihrer Persönlichkeit und Individualität vermitteln zu können.

Um diese Sorgen wissend, haben unsere Experten mit dem CV+ ein neues Bewerbungsdokument entwickelt. Dieses schafft Individualität durch Integration der Motivation, wichtiger Soft Skills und beruflicher Erfolge in den Lebenslauf, ist also besonders für Führungskräfte oder Bewerbern mit größerer Berufserfahrung geeignet.

Die DSGVO enthält keine konkreten Angaben zum Arbeitnehmerdatenschutz und dem Umgang mit Daten im Bewerbungsprozess. Dennoch gilt der Datenschutz auch für Bewerbungsunterlagen, da die beim Bewerbungsprozess übermittelten Informationen zu den personenbezogenen Daten des Bewerbers zählen.

Die Nutzung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Bewerberdaten darf somit nur zweckgebunden erfolgen. Das bedeutet, personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verwendet und verarbeitet werden, wenn dies einem vorab festgelegten Zweck dient. Die Zustimmung des Bewerbers zu diesem Zweck erfolgt prinzipiell bereits durch die Zusendung der Bewerbung.

Es dürfen lediglich Mitarbeiter des Unternehmens Zugang zu den Bewerberdaten erhalten, die konkret im Auswahlprozess involviert sind. Diese dürfen die Unterlagen einsehen, sind aber zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen die Daten nicht an unbeteiligte Personen weitergeben.

Aufgrund des allgemeinen Persönlichkeitsrechts hat der Bewerber einen Anspruch auf Löschung der im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gesammelten Daten, sofern er nicht eingestellt wurde. Eine Ausnahme kann nur gemacht werden, wenn der Bewerber einer darüberhinausgehenden Speicherung seiner Daten ausdrücklich erlaubt.

Bewerbungsunterlagen dürfen nach Ablehnung eines Bewerbers maximal 6 Monate aufbewahrt werden und müssen danach datenschutzkonform vernichtet werden. Möchte das Unternehmen die Unterlagen über diesen Zeitraum hinaus aufbewahren, muss es dafür die schriftliche Einwilligung des Bewerbers einholen.

Insbesondere bei großen Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich in einen Kandidatenpool aufnehmen zu lassen: Dabei stimmen Sie als Bewerber zu, dass persönliche Daten aus Ihrer Bewerbung dauerhaft genutzt werden können, damit Sie zum Beispiel zu einem späteren Zeitpunkt für eine andere Stelle berücksichtigt werden können.

*Preis abhängig vom gewünschten Produkt und vorhandener Berufs- bzw. Führungserfahrung. Weitere Informationen zu unseren Preisen finden Sie hier.