Wenn neben einer vollständigen Bewerbung inklusive Bewerbungsschreiben, Deckblatt, Lebenslauf und Zeugnissen nach weiteren Referenzen gefragt wird, sind damit unter anderem sogenannte Empfehlungsschreiben genannt.
Diese Empfehlungsschreiben runden das Bild des Bewerbers ab und können zum entscheidenden Faktor bei der Bewerberwahl werden.
Im englischsprachigen Raum sind "Letters of Recommendation" aus keiner Bewerbung mehr wegzudenken und auch hierzulande werden Referenzschreiben immer beliebter.
Inhaltsverzeichnis
Empfehlungsschreiben werden ausgestellt, um eine Person aufgrund ihrer Fähigkeiten und Arbeitseinstellung zu empfehlen. In dem Schreiben formuliert der Referenzgeber seine persönlichen Erfahrungen mit und Meinung über den Bewerber.
Besonders Berufseinsteiger, die noch keine besondere Erfahrung oder Erfolge vorweisen können, ziehen aus Empfehlungsschreiben einen großen Nutzen. Aber auch für geschäftsführende Positionen werden Empfehlungsbriefe immer wichtiger.
Im Gegensatz zu Arbeitszeugnissen ist die Erstellung von Empfehlungsschreiben keine Pflicht und sie müssen nicht wohlwollend formuliert sein. Daher werden sie in der Regel auch nur ausgestellt, wenn der Aussteller den Bewerber wirklich empfehlen möchte. Zudem sind Arbeitszeugnisse häufig sehr allgemein formuliert und enthalten Sätze, die Personaler schon mehrfach gelesen haben, während Arbeitsreferenzen durchaus auch persönlicher formuliert sein können.
Ein Empfehlungsschreiben ist die perfekte Ergänzung Ihrer Bewerbungsunterlagen, welche Ihre Stärken hervorhebt und ein möglichst klares Bild von Ihnen als Bewerber erzeugen soll.
Mirko Bettenhausen - Bewerbungsexperte
Die Begriffe Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben werden häufig als Synonyme verwendet, sind jedoch nicht exakt das Gleiche:
Empfehlungsschreiben sind an einen bestimmten Empfänger gerichtet und werden den Anforderungen der potentiellen neuen Stelle angepasst. Sie sind besonders für die Bewerbung auf einen neuen Job beliebt, werden jedoch auch häufig für Beförderungen, Promotionen, Stipendien, Studiengänge (besonders für den Master und an privaten Hochschulen), Auslandssemester oder Praktika verwendet.
Referenzschreiben werden eher allgemein gehalten und bieten sich vor allem für Freiberufler an, da diese keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben. Diese Referenzen veröffentlichen Freelancer häufig auf ihren Webseiten oder Profilen.
Im Prinzip kann jeder ein Empfehlungsschreiben für Sie verfassen. Problematisch ist, dass erfahrene Personaler Gefälligkeitsschreiben schnell als solche erkennen. Meist finden sie darüber hinaus sehr schnell heraus, ob der Referenzgeber in irgendeiner Weise in persönlichem Kontakt zu Ihnen steht.
Am besten geeignet sind also Personen, die wirklich etwas über Ihre Arbeitsweise und Qualifikationen sagen können. So beispielsweise ehemalige Professoren, Lehrer, Trainer oder Vorgesetzte. Zwar gilt generell: je höher die Position, desto wirkungsvoller ist auch das Empfehlungsschreiben. Jedoch sollten Sie auch bedenken, dass die direkten Vorgesetzten in der Regel viel genauere Aussagen über Sie treffen können, als beispielsweise der Geschäftsführer, vor allem wenn dieser in einer anderen Niederlassung saß.
Den von Ihnen gewählten Autor sollten Sie immer persönlich oder telefonisch kontaktieren und auch auf eine etwaige Kontaktaufnahme des potentiellen neuen Arbeitgebers vorbereiten. Damit stellen Sie sicher, dass am Telefon nicht die Aussage „Über wen wollen Sie bitte sprechen? Der Name sagt mir nichts!“ fällt.
Je nach Ausgangslage ist zu entscheiden wie genau man ein Empfehlungsschreiben anfragt. Zu unterscheiden sind im Großen und Ganzen 3 Situationen: Sie sind Student, Sie sind (ehemaliger) Angestellter oder Sie sind Freiberufler.
Wie bereits erwähnt macht sich vor allem bei Berufseinsteigern ein Empfehlungsschreiben sehr gut in der Bewerbung, da die vorzuweisenden Erfahrungen und Erfolge in der Regel noch sehr gering sind.
Wichtig ist, dass Sie nicht willkürlich irgendeinen Dozenten wählen, sondern einen, mit dem Sie wirklich in Kontakt standen. Das kann beispielsweise dann sein, wenn Sie studentische Hilfskraft am Lehrstuhl waren oder Ihre Abschlussarbeit von jenem Professor betreut wurde.
Am besten ist, frühzeitig nachzufragen, da Dozenten häufig viel zu tun haben. Ob die Nachfrage per Email oder persönlich besser ist, müssen Sie selbst entscheiden. Wenn Sie sicher sind, dass der Professor auch mit Ihrem Namen alleine etwas anfangen kann, reicht eine E-Mail aus. Denken Sie aber, dass der Professor ein Gesicht vor Augen braucht, um Sie zuzuordnen, sollten Sie den persönlichen Kontakt suchen.
Eine E-Mail könnte zum Beispiel so formuliert werden:
Sehr geehrter Herr Professor Mustermann,
nachdem Sie im aktuellen Semester meine Masterarbeit zum Thema Musteranalyse betreut haben, neigt sich mein Studium nun dem Ende zu. Ich möchte mich daher für eine Stelle als Musterposition bei der Musterfirma bewerben. Daher meine Frage, ob Sie bereit wären, mir für meine Bewerbung ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Ich würde mich sehr freuen, wenn wir die Details in einem kurzen persönlichen Gespräch besprechen können.
Mit besten Grüßen
Maria Musterfrau
Tatsächlich ist an dieser Stelle wichtig, ob Sie ehemaliger Angestellter sind oder sich noch in einem Beschäftigungsverhältnis befinden und ob der Wechsel intern sein wird oder Sie einen Firmenwechsel anstreben.
Sollten Sie noch Angestellter des Unternehmens sein, müssen Sie Ihre Vorgesetzten in jedem Fall erst über Ihre Wechselabsichten informieren. Die Anfrage für ein Empfehlungsschreiben sollte in keinem Fall gleichzeitig die Ankündigung Ihrer Kündigung sein.
Bei einem Jobwechsel innerhalb des Unternehmens verhält es sich etwas anders, da dieser in der Regel nicht negativ aufgefasst wird. Wenn Sie zu einem Ihrer Vorgesetzten ein persönliches Verhältnis haben und vollstes Vertrauen in ihn haben, können Sie dort nach einem Empfehlungsschreiben fragen, ohne es in der gesamten Firma an die große Glocke zu hängen.
Generell ist zu empfehlen das direkte Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten zu suchen. Halten Sie Beispiele bereit, mit denen Sie begründen können, warum Sie empfohlen werden sollten. Außerdem kann es nie schaden, bereits einige Vorschläge zum Inhalt des Schreibens machen zu können. Sollten Sie, aus welchen Gründen auch immer, keinen persönlichen Kontakt zu Ihrem Vorgesetzten aufnehmen können, können Sie eine E-Mail mit der Bitte um eine Referenz für einen firmeninternen Wechsel verfassen.
Sind Sie ehemaliger Angestellter, empfiehlt sich entweder eine E-Mail oder ein Telefonat mit Ihrem ehemaligen Vorgesetzten.
Beispiel-Anfrage für ein internes Empfehlungsschreiben:
Sehr geehrter/Hallo/Lieber Herr Mustermann,
nachdem ich in den letzten 5 Jahren die Controlling-Abteilung der Muster GmbH betreut habe, würde ich mich nun gerne weiterentwickeln. Die intern ausgeschriebene Stelle als Leiter der XY Abteilung scheint mir dafür ideal geeignet.
Da ich in den vergangenen Jahren in engem Kontakt zu Ihnen stand und Sie mich stets gefördert haben, wofür ich mich an dieser Stelle bedanken möchte, bitte ich Sie, mir für meine Bewerbung ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Ich denke, niemand kann meine Fähigkeiten und Entwicklung der letzten Jahre besser einschätzen als Sie.
Gerne können wir einen Termin ausmachen, um Details und Rückfragen zu besprechen.
Mit besten Grüßen
Maria Musterfrau
Für Freiberufler sind Referenzen enorm wichtig, um potentiellen Kunden gegenüber die Qualität der Arbeit nachweisen zu können. Auch hier sollten Sie, soweit wie möglich, auf die Referenzen von namenhaften Kunden zurückgreifen.
Ein Muster-Anschreiben, um nach einer solchen Referenz für Ihre Webseite zu fragen, finden Sie hier:
Hallo/Lieber/Sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für die erneut gute Zusammenarbeit und Ihr positives Feedback.
Wir arbeiten nun schon mehrere Jahre zusammen und Sie sind stets zufrieden mit der Qualität meiner Arbeit. Nach einer meiner letzten Aufträge schrieben Sie mir: „Vielen Dank für die schnelle Lieferung! Sowohl die Qualität Ihrer Arbeit als auch die Kommunikation zwischen uns beiden lassen keine Wünsche offen!“
Da ich von einer solchen Aussage sehr profitieren kann, würde ich Sie gerne mit namentlicher Nennung auf meiner Homepage zitieren.
Ich bitte Sie, mir dafür Ihr Einverständnis zukommen zu lassen.
Mit besten Grüßen
Maria Mustermann
Grundsätzlich gilt beim Empfehlungsschreiben wie beim Bewerbungsanschreiben, dass die Länge von einer DIN A4 Seite nicht überschritten werden sollte. Außerdem ist das Empfehlungsschreiben in der Ich-Form auszustellen, da es sich um ein persönliches Schreiben handelt.
Der Aufbau von Empfehlungsschreiben ist nicht eindeutig festgelegt. Es gibt jedoch einige Dinge, die Ihr Empfehlungsbrief beinhalten sollte:
Briefkopf des Referenzgebers, möglichst mit direkter Telefonnummer
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Empfehlungsschreiben auf hochwertigem Firmenpapier ausgedruckt erhalten. Das verleiht dem Schreiben eine erhöhte Vertrauenswürdigkeit und Professionalität.
Es existieren unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie in Ihrer Bewerbung auf Referenzen verweisen können. Sie können Referenzgeber beispielsweise im letzten Abschnitt Ihres Lebenslaufs aufführen:
Der richtige Position für das Empfehlungsschreiben in der Bewerbungsmappe ist hinter dem Lebenslauf und vor weiteren Zeugnissen und Zertifikaten.
Länge: Maximal eine DIN A4-Seite