Kündigungsschreiben – Alles Wichtige zur Kündigung

Kündigungsschreiben

Zur Beendigung eines Vertrages ist ein Kündigungsschreiben notwendig. Dieses kann sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer kommen.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie ein Kündigungsschreiben aussehen sollte, welche Fristen eingehalten werden müssen und wie mögliche Formulierungen im Kündigungsschreiben lauten können.

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Die Vorbereitung auf eine Kündigung

Die Erstellung eines Kündigungsschreibens ist, obwohl die ein oder andere Regel zu beachten ist, kein Hexenwerk. Schwieriger ist häufig die richtige Vorbereitung und das Verhalten nach Einreichen oder Erhalt der Kündigung.

Folgende Dinge sollten Sie unbedingt beachten:

  • Egal ob Sie eine Kündigung erhalten oder selbst kündigen: Informieren Sie sich in jedem Fall über Ihre Kündigungsfrist! Neben der offiziellen rechtlichen Lage sollten Sie Ihren Arbeitsvertrag prüfen.
  • Fangen Sie bereits vor Einreichung der Kündigung an, nach einem neuen Job zu suchen. Online Jobbörsen und Jobsuchmaschinen bieten eine gute Möglichkeit, sich über den aktuellen Stand auf dem Arbeitsmarkt zu informieren. Je nach Situation kann es sich lohnen, erst einen neuen Job zu finden und dann die Kündigung einzureichen.

    Nicht selten stehen Arbeitnehmer nach der Kündigung erstmal ohne Job da. Eine Lücke im Lebenslauf will man in der Regel vermeiden. Zusätzlich lohnt es sich, schon mal mit der Überarbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen zu beginnen!

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  • Melden Sie sich arbeitssuchend beziehungsweise nach Ablauf der Kündigungsfrist arbeitslos. Sonst drohen Sperrzeiten beim Arbeitslosengeld.
  • Sprechen Sie mit Ihrer Familie und Ihren Freunden. In einer solchen Situation, auch bei dem Einstieg in eine neue Stelle, ist Rückhalt aus dem direkten Umfeld immer wichtig.
  • Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem Chef vor, denn dieser wird ganz sicher mit Ihnen reden wollen. Haben Sie selbst gekündigt, wird er die Gründe dafür wissen wollen. Haben Sie die Kündigung erhalten, wird er Ihnen die Gründe seinerseits erklären. Wichtig ist, dass Sie in diesem Gespräch Ihr Gesicht nicht verlieren.
  • Arbeiten Sie bis zum Ablauf Ihrer Kündigungsfrist normal und motiviert weiter. Sich für die nächsten 3 Monate krankmelden oder nicht mehr effektiv zu arbeiten wirft kein gutes Licht auf Sie. Unterschätzen Sie nicht, dass andere Unternehmen Kontakte zu Ihrem aktuellen Unternehmen pflegen könnten.

Kündigungsarten

Im Wesentlichen existieren 2 Arten von Kündigungen:

  • Die Eigenkündigung: Sie als Arbeitnehmer reichen die Kündigung ein.
  • Die Fremdkündigung: Sie erhalten die Kündigung von Ihrem Arbeitgeber. Hier gilt es, zwischen betriebsbedingten, personenbedingten, und verhaltensbedingten Kündigungen zu unterschieden.

Betriebsbedingte Kündigung

Die betriebsbedingte Kündigung erfolgt aufgrund kritischer Umstände im Unternehmen. Die häufigsten Auslöser für betriebsbedingte Kündigungen sind Insolvenz, Umstrukturierungen und Standortschließungen beziehungsweise -verlagerungen. Der Arbeitgeber muss bei betriebsbedingter Kündigung genau begründen können, warum Entlassungen notwendig sind.

Personenbedingte Kündigung

Die personenbedingte Kündigung hingegen basiert auf Umständen, die den Arbeitnehmer betreffen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall seine Aufgaben des Arbeitsvertrages aufgrund physischer, psychischer oder qualifikationsbezogener Faktoren nicht (mehr) ausführen.

Verhaltensbedingte Kündigung

Der Verstoß gegen unternehmensinterne Regeln, Beleidigungen, dauerhaftes Fehlverhalten wie Zuspätkommen oder ohne ärztliches Attest gar nicht erscheinen sind Gründe für eine verhaltensbedingte Kündigung. Dieser Form der Kündigung muss in der Regel eine offizielle Ermahnung oder Abmahnung vorangegangen sein.

Fristlose Kündigung

Eine fristlose oder auch außerordentliche Kündigung wird nur in äußerst seltenen und daher auch nur schwerwiegenden Fällen ausgesprochen. Grund dafür müssen Umstände sein, die die weitere Zusammenarbeit untragbar machen. Beispiele für diesen Fall sind Erpressungen, Spionage oder Diebstahl.

Rechtliche Grundlagen: Die Kündigungsfrist

Die Kündigungsfrist variiert je nach vorliegender Situation:

Gesetzliche Kündigungsfrist bei Kündigung durch den Arbeitnehmer

Laut § 622 BGB Abs. 1 verhält es sich mit der gesetzlichen Kündigungsfrist wie folgt:
"Das Arbeitsverhältnis eines Arbeiters oder eines Angestellten (Arbeitnehmers) kann mit einer Frist von 4 Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden."

Gesetzliche Kündigungsfrist bei Kündigung durch den Arbeitgeber

Laut § 622 BGB Abs. 2 variiert die Kündigungsfrist von Arbeitgeberseite je nach Dauer der Beschäftigung:

Kündigungsfrist
* = zum Ende eines Kalendermonats

Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag

Sofern in Ihrem Arbeitsvertrag eine Kündigungsfrist vorgegeben ist, gilt diese.

Tarifvertrag

Ist Ihr Unternehmen in einer Gewerkschaft organisiert, sind Sie nach einem bestimmten Tarifvertrag beschäftigt. Die dort vorgeschriebenen Kündigungsfristen sind für beide Seiten bindend.

Probezeit

Die Kündigungsfrist variiert hier mit der Dauer der Probezeit. Bei einer Probezeit von 6 Monaten liegt die Kündigungsfrist bei circa 2 Wochen.

Außerordentliche Kündigung

Bei der außerordentlichen bzw. fristlosen Kündigung fällt eine Kündigungsfrist weg.

Auch bei der Kündigung von Arbeitnehmerseite sind ein Aufhebungsvertrag und eine Abfindung möglich. Abfindungen sind in diesen Fällen eher schwierig zu erreichen, zu einem Aufhebungsvertrag hingegen wird nicht selten gegriffen.

Grund dafür ist, dass die Leistung des Arbeitnehmers nach der Kündigung häufig stark nachlässt oder der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei seiner beruflichen Zukunft nicht im Weg stehen will. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie einen Aufhebungsvertrag durch schlechte Arbeit erzwingen können oder sollten.

Formvorschriften für Ihre Kündigung

Die im folgenden genannten Punkte sollen sicherstellen, dass Ihr Kündigungsschreiben rechtswirksam ist. Im schlimmsten Fall kann eine Missachtung dieser Vorschriften zu juristischen Konsequenzen führen, die weder für Ihre Karriere noch für die verbleibende Zeit am Arbeitsplatz förderlich sind.

Zustellung und Eindeutigkeit der Kündigung

Eine Kündigung per E-Mail, Fax oder mündlich reicht nicht aus. Erst nach Eingang der Kündigung schriftlich und auf Papier ist diese rechtskräftig. Darüber hinaus muss aus Ihrem Anschreiben klar hervorgehen, dass Sie kündigen. Ein Beispiel für eine solche klare Aussage ist: „Hiermit beende ich das Arbeitsverhältnis fristgerecht zum TT.MM.JJJJ“

Kündigungsschreiben Briefkopf
Achten Sie bei Ihrem Kündigungsschreiben auf ein professionelles Layout, um die Rechtswirksamkeit sicherzustellen.

Das Layout

  • Der Briefkopf
    Auf Ihrem Kündigungsschreiben müssen Sie die vollständige Anschrift Ihres Arbeitgebers und von Ihnen selbst einfügen. Diese beinhaltet den vollständigen Namen, Ansprechpartner oder Abteilung, eine Straße inklusive Hausnummer und die Stadt inklusive Postleitzahl.
  • Das Datum
    Unter den Briefkopf steht rechtsbündig das Datum der Ausstellung des Kündigungsschreibens. In Ihrem Anschreiben selbst muss außerdem das Datum Ihres letzten Arbeitstages erwähnt werden. Achten Sie darauf, dass die Kündigungsfristen hier eingehalten werden!
  • Der Betreff
    Ähnlich wie bei einer Bewerbung sollte der Betreff des Kündigungsschreibens präzise formuliert sein. Durch das Wort „Kündigung“ kann Ihr Anliegen eindeutig zugeordnet werden. Darüber hinaus können Sie Ihren Betreff um das Einstiegs- oder Austrittsdatum ergänzen. Sollten Sie über eine Personalnummer verfügen und diese kennen, kann auch diese Information eine sinnvolle Ergänzung sein.
  • Die Anrede / Der Adressat
    Ihr Kündigungsschreiben muss an den richtigen Ansprechpartner samt akademischen Titeln gerichtet sein. Ob in Ihrem Unternehmen der Vorgesetze, der Geschäftsführer oder die Leitung der Personalabteilung als richtiger Ansprechpartner gilt, müssen Sie vorher in Erfahrung bringen. Versuchen Sie jedoch, Ihr Kündigungsschreiben nicht erst mehrere Wochen nach Erfragung des richtigen Ansprechpartners einzureichen. Das sorgt für Unsicherheit und eine angespannte Atmosphäre.

Die Unterschrift

Das Kündigungsschreiben muss handschriftlich (nicht elektronisch!) von Ihnen unterzeichnet werden. Andernfalls kann die Gültigkeit des Schreibens angezweifelt werden.


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Inhalt und Aufbau des Kündigungsschreibens

Aus Ihrem Kündigungsschreiben muss hervorgehen, dass es sich um ein solches handelt. Neben diesem Punkt und den Formvorschriften gibt es keine fest definierten Regeln für den Inhalt eines Kündigungsschreibens. Die meisten Kündigungsschreiben sind jedoch inhaltlich wie folgt aufgebaut:

Anrede

Nach Briefkopf und Betreffzeile folgt die Anrede. Da es sich um ein offizielles Anschreiben handelt, sollten Sie die Grußformel je nach Geschlecht des Empfängers bzw. der Empfängerin folgendermaßen gestalten:

  • „Sehr geehrte Frau Beispiel,“
  • „Sehr geehrter Herr Beispiel,“

Hauptteil

Darauf folgt ein Satz, der die Intention des Schreibens hervorbringt. Diesen Teil des Kündigungsschreibens sollten Sie möglichst kurz und präzise verfassen. Je nachdem, ob Sie wissen, welchen Zeitraum Ihre Kündigungsfrist umfasst oder nicht, können Sie folgende Beispiel Formulierungen für Ihre Kündigung verwenden:

  • „Hiermit kündige ich meinen seit dem TT.MM.JJJJ bestehenden Arbeitsvertrag fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.“
  • „Hiermit kündige ich fristgerecht und ordnungsgemäß zum nächstmöglichen Termin. Meinen Berechnungen nach ist dies der TT.MM.JJJJ.“

Empfangsbestätigung

Sie sollten sich den Empfang der Kündigung bestätigen lassen. Allerdings ist Ihr Arbeitgeber nicht zu diesem Bestätigungsschreiben verpflichtet. Bekommen Sie keines, können Sie Ihre Kündigung entweder unter Zeugen direkt beim Ansprechpartner abgeben, oder den Brief als Einschreiben per Post senden. So können Sie in Ihrem Kündigungsschreiben um eine Empfangsbestätigung bitten:

  • „Bestätigen Sie mir bitte den Erhalt und das Aufhebungsdatum dieser Kündigung in schriftlicher Form.“
  • „Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt der Kündigung und das Kündigungsdatum des Arbeitsverhältnisses schriftlich.“
Neben der Bitte um eine Empfangsbestätigung bietet es sich an, bereits im Kündigungsschreiben um ein vorläufiges und qualifiziertes Arbeitszeugnis zu bitten. Die Erstellung dieser Arbeitszeugnisse dauert häufig länger und wird in der Regel bereits für Ihre nächste Bewerbung benötigt.

Danksagung

Je nach Art der Zusammenarbeit und Ausscheidungsgrund können Sie sich im folgenden Absatz für die Zusammenarbeit bedanken und ein bis zwei Sätze über Ihre Zeit bei dem Unternehmen verlieren. Ein einfaches „Ich bedanke mich herzlich für die bisherige Zusammenarbeit“ am Ende des Kündigungsschreibens reicht jedoch auch aus. Weitere Beispiel Formulierungen für die Danksagung:

  • „Herzlichen Dank für die positive Zusammenarbeit. Ich habe in Ihrem Unternehmen viel für meine berufliche Zukunft gelernt.“
  • „Ich konnte mich in Ihrem Unternehmen auf fachlicher und persönlicher Ebene weiterentwickeln und neue Eindrücke gewinnen. Dafür bedanke ich mich und wünsche Ihnen weiterhin alles Gute.“

Schluss

Der Schluss sollte, eben wie die Anrede, offiziell gehalten werden. Verwenden Sie am besten eine klassische Schlussformel und schließen Sie die Kündigung mit Ihrem vollständigen Namen und Ihrer Unterschrift ab:

  • „Mit freundlichen Grüßen,
    (Name und Unterschrift)“
  • „Mit besten Grüßen,
    (Name und Unterschrift)“

Kündigungsschreiben für Wohnung, Versicherung etc.

Kündigungen sind nicht nur in der Arbeitswelt relevant. Die häufigste Verwendung des Kündigungsschreibens außerhalb der Arbeitswelt ist bei Mietverträgen, Versicherungen, Fitnessstudios oder Handyverträgen. Hier finden Sie kostenlose Vorlagen zum Download, um auch in diesen Situationen bestens vorbereitet zu sein. Klicken Sie einfach auf die folgenden Buttons, um die entsprechende Vorlage herunterzuladen:


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Wenn Sie unsere Tipps befolgen, so steht einer ordentlichen Kündigung nichts mehr im Wege!

Falls Sie sich nach der Kündigung nicht sicher sind, wie es weitergehen soll, oder Sie Hilfe beim Bewerbungsprozess brauchen, können eine Karriereberatung oder ein Bewerbungscoaching sehr hilfreiche Anlaufstellen sein.