Absage der Bewerbung - Richtiges Vorgehen für Arbeitnehmer & -geber

Q: Absage der Bewerbung bei Schwerbehinderung – Was ist zu beachten?

Als schwerbehinderter Bewerber haben Sie das Recht darauf, die Gründe für die Absage dargelegt zu bekommen . Die Behinderung selbst stellt selbstverständlich keinen legitimen Grund für die Ablehnung dar. Eine bessere fachliche Qualifikation eines Mitbewerbers kann aber zum Beispiel als Argument angeführt werden, wieso das Unternehmen sich gegen den schwerbehinderten Bewerber entschieden hat. Wenn Sie sich bei einem öffentlichen Arbeitgeber mit einer Schwerbehinderung bewerben , muss dieser Sie grundsätzlich zu einem Vorstellungsgespräch einladen, sofern Sie fachlich nicht offensichtlich für die Stelle ungeeignet sind. Als Personaler müssen Sie die Schwerbehindertenvertretung sowie den Betriebs- bzw. Personalrat über die Ablehnung informieren , sofern es diese Institutionen in Ihrem Unternehmen gibt. Sie sollten zudem das Datum des Absageschreibens notieren und für mindestens zwei Monate ab der Absage Kopien der Bewerbungsunterlagen aufheben.

Q: Wann muss ich als Bewerber eine Stelle absagen?

Als Bewerber sollten Sie eine Stelle absagen, wenn Sie die Stelle nicht antreten möchten (z. B. zu niedriges Gehalt) oder einem anderen Unternehmen fest zugesagt haben. Je früher Sie absagen, desto eher hat das Unternehmen die Gelegenheit, einem anderen qualifizierten Kandidaten die Stelle anzubieten. Wenn Sie noch auf eine Rückmeldung anderer Firmen warten , können Sie darauf hinweisen, dass Sie sich bei anderen Unternehmen noch im laufenden Bewerbungsprozess befinden und diesen gerne abschließen möchten. Seien Sie sich aber bewusst, dass der potenzielle Arbeitgeber nicht ewig auf Ihre Entscheidung warten wird . Fragen Sie am besten konkret nach , bis wann der Personaler spätestens eine Rückmeldung benötigt. Ob Sie per Telefon oder E-Mail absagen, ist Ihnen überlassen. Oft fällt es leichter, dem Personaler die schlechten Neuigkeiten per E-Mail mitzuteilen, da dieser nicht direkt darauf reagieren kann.

Q: Kann ich die Rücksendung meiner Bewerbungsunterlagen anfordern?

Wenn Sie eine postalische Bewerbung verschickt haben, steht es Ihnen zu , eine Rücksendung Ihrer Bewerbungsunterlagen anzufordern. Diese gehören rechtlich gesehen der Person, die sie für die ausgeschriebene Stelle an das Unternehmen geschickt hat.

Q: Ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Bewerber abzusagen?

Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet , eine Absage zu erteilen. Im Hinblick auf ein positives Arbeitgeberimage sind Absagen jedoch zu empfehlen. Je individualisierter die Absage, desto versöhnlicher ist der Bewerber gestimmt.

Q: Wie schnell sollte ich dem Bewerber als Arbeitgeber absagen?

Wenn es nach Bewerbern geht, sollte der Arbeitgeber so schnell wie möglich seine Entscheidung über das Ergebnis des Bewerbungsprozesses mitteilen. Die Rückmeldung, dass die Bewerbung eingegangen ist, sollte möglichst direkt erfolgen, wenn die Bewerbung über ein Online-Portal ausgefüllt oder per E-Mail versendet wurde. Hat der Bewerber die nächste Bewerbungsrunde nicht erreicht , sollte er maximal innerhalb von 10 Tagen eine Absage erhalten. Große Unternehmen können sich etwas mehr Zeit lassen, da die Bewerber wissen, dass der Andrang auf eine ausgeschriebene Stelle sehr groß ist.

Q: Sollte ich als Arbeitgeber dem Bewerber per E-Mail oder Telefon absagen?

Befindet sich der Bewerber erst am Anfang des Bewerbungsprozesses , reicht eine kurze, höfliche E-Mail aus. Bestand jedoch bereits persönlicher Kontakt im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs – egal ob in Form eines Online-Vorstellungsgesprächs oder vor Ort in Person – ist eine telefonische Absage angemessener , da sie mehr Wertschätzung ausdrückt.

Bewerbungsabsagen bereiten weder Bewerbern noch Personalern Freude: Ungeschickte Formulierungen und fehlende Begründungen sorgen häufig für Unmut. Viele Bewerber wissen nicht, wie Sie am besten auf eine Absage reagieren, während Personaler unsicher sind, wie Sie die Absage formulieren können, ohne einen negativen Eindruck beim Bewerber zu hinterlassen. Alles zum Thema sowie hilfreiche Musterabsagen sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber finden Sie im nachfolgenden Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

Als Arbeitnehmer - Höfliche Absage an Arbeitgeber
Muster für Bewerbungsabsagen an Arbeitgeber – Kostenloser Download
Wie reagiere ich auf die Absage meiner Bewerbung?
Wie gehe ich am besten mit einer Bewerbungsabsage um?
Als Arbeitgeber - Rechtssichere Absage an Arbeitnehmer
Muster für Bewerbungsabsagen vom Arbeitgeber – Kostenloser Download
Weitere häufig gestellte Fragen zur Absage der Bewerbung

Als Arbeitnehmer - Höfliche Absage an Arbeitgeber

Nicht nur Arbeitgeber, sondern auch Bewerber kommen immer mal wieder in die Position, eine Absage formulieren zu müssen, weil...

...ein anderer Arbeitgeber ihnen ein besseres Stellenangebot unterbreitet hat oder schneller zugesagt hat
...der Eindruck vom Unternehmen nach dem Vorstellungsgespräch / Probearbeiten nicht positiv war
...die Rahmenbedingungen des Jobs trotz Verhandlung nicht stimmen (z. B. Gehalt)
...sich die persönlichen Umstände des Arbeitnehmers plötzlich verändern (Krankheit, Umzug etc.)

Auch als Bewerber ist es wichtig, dem Arbeitgeber zügig eine höfliche Absage per E-Mail zukommen zu lassen. Auch wenn Sie sich bereits vor dem persönlichen Gespräch gegen die Stelle entscheiden, ist es wichtig, dass Sie das Vorstellungsgespräch absagen. Schließlich ist nicht auszuschließen, dass Sie eines Tages doch noch eine Stelle in dem Unternehmen antreten, dem Sie absagen. Es liegt daher in Ihrem eigenen Interesse, sowohl bei der Antwort auf die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, als auch bei einer Absage einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Eine rechtzeitige Absage erlaubt dem Arbeitgeber außerdem, rasch anderen qualifizierten Bewerbern die Chance auf die Stelle zu geben.

Die Absage sollte kurz und knapp gehalten sein und folgende Bestandteile enthalten:

Betreff: „Absage der Bewerbung / des Jobangebots auf die Position X“
Begrüßung des konkreten Ansprechpartners
Bedankung für die Zusage / Berücksichtigung der Bewerbung
Formulierung der Absage (ggf. mit Begründung)
Entschuldigung für mögliche Unannehmlichkeiten
Grußformel und Name

Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Arbeitgeber sind an dem Grund der Absage interessiert. Sie sind als Bewerber allerdings nicht dazu verpflichtet, dem Unternehmen mitzuteilen, wieso Sie Ihre Bewerbung zurückziehen. Falls Sie sich aber dazu entschließen, Ihre Absage zu begründen, finden Sie nachfolgend als Inspiration einige Beispielformulierungen für verschiedene Absagegründe:

Absage wegen anderer Stelle:

„Sehr geehrter Herr Ansprechpartner,

ich möchte mich noch einmal für das angenehme und interessante Bewerbungsgespräch am XX.XX.XXXX bedanken. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich meine Bewerbung zurückziehen muss.
Auch wenn meinerseits weiterhin ein sehr großes Interesse an Ihrem Unternehmen besteht, habe ich in der Zwischenzeit ein anderes Angebot erhalten, das meinen aktuellen Anforderungen noch besser entspricht.
Ich hoffe, mit meiner Absage keine Umstände zu bereiten und wünsche Ihnen, dass Sie für die Stelle zeitnah einen anderen geeigneten Kandidaten finden.
Ich hoffe auf Ihr Verständnis und bedanke mich für das in mich gesetzte Vertrauen.

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster“
Absage aufgrund zu geringen Gehalts:

„Sehr geehrte Frau Personalerin,

vielen Dank für das angenehme Bewerbungsgespräch am XX.XX.XXXX. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich meine Bewerbung zurückziehen muss.
Aufgrund der deutlichen Differenz des von Ihnen gesetzten finanziellen Rahmens und meiner eigenen Gehaltsvorstellung sehe ich mich leider außerstande, die Stelle anzutreten.
Es tut mir sehr leid, dass ich Ihnen Umstände bereitet habe und ich bitte um ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
Maria Muster“
Absage aufgrund von Krankheit:

„Sehr geehrter Herr Personaler,

herzlichen Dank für Ihre positive Rückmeldung auf meine Bewerbung und Ihr Jobangebot.
Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich meine Bewerbung aufgrund einer ungeplanten Krankheit zurückziehen muss. Leider ist es mir unmöglich, die Stelle so anzutreten, wie es vorgesehen war.
Ich möchte so ehrlich sein und Sie sofort über meine Entscheidung in Kenntnis setzen, damit Sie die Stelle möglichst früh mit einem anderen Bewerber besetzen können. Ich bedanke mich für Ihr Verständnis.

Mit besten Grüßen
Max Muster“
Absage auf Englisch:

„Dear Mr. Personaler,

I applied for the position XY a few weeks ago. I want to thank you for your confidence in me as an applicant and the possibility to join your team. Unfortunately, I must inform you that I must withdraw my application.
Even though I am still very interested in your company, I have received another offer in the meantime that meets my current requirements even better.
I hope that my rejection will not cause any inconvenience and that you will find another suitable candidate for the position soon.
All the best for your company’s future.

With kind regards,
Max Muster“

Muster für Bewerbungsabsagen an Arbeitgeber – Kostenloser Download

Unsere Mustertexte für Bewerbungsabsagen an den Arbeitgeber können Sie sich auch als praktisches PDF-Dokument herunterladen, um sie jederzeit griffbereit zu haben. Die von Bewerbungsexperten verfassten Beispielformulierungen helfen Ihnen dabei, Absagen zu erteilen, ohne dabei einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.

PDF-Dokument herunterladen

Wie reagiere ich auf die Absage meiner Bewerbung?

Wenn die Absage auf die Bewerbung ins E-Mail-Postfach flattert, ist die Enttäuschung und das Unverständnis oft groß. Viele Bewerber sind sich unsicher, wie Sie auf die Absage reagieren sollen. Lohnt es sich, auf die Absage zu antworten oder sollte sie einfach ignoriert werden? Macht es Sinn, sich nach dem Grund für die Absage zu erkundigen?

Erfragen Sie die Gründe der Bewerbungsabsage!

Die meisten Unternehmen ziehen es vor, keinen konkreten Grund für die Bewerbungsabsage anzugeben. Mit dieser Vorgehensweise wollen sie sicherstellen, dass sie juristisch nicht angreifbar sind und der Bewerber keine Klage wegen Diskriminierung einreichen kann. Zudem erhoffen sich Personaler dadurch, unangenehme Diskussionen mit abgelehnten Bewerbern zu vermeiden. Arbeitgeber sind rechtlich auch nicht dazu verpflichtet, Bewerbern eine Auskunft über die Gründe der Absage zu erteilen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass es aussichtslos ist, als Bewerber den Grund für die Absage zu erfragen. Grundsätzlich gilt: Je weiter Sie im Bewerbungsprozess gekommen sind, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dem Personaler einen Hinweis entlocken können. Nach dem Vorstellungsgespräch haben Sie meistens eine bessere Chance, den Grund für die Absage zu erfahren als zu Beginn Ihrer Bewerbung.

Das Nachhaken kann sich lohnen: So erhalten Sie eventuell wertvolle Informationen, was Sie im Hinblick auf Ihre Bewerbungsunterlagen oder fachlichen Qualifikationen verbessern können. Im Anschluss wissen Sie dann, in welchem Bereich Sie sich gegebenenfalls Hilfe holen oder weiterbilden müssen. Wenn bereits ein persönlicher Kontakt stattgefunden hat, empfiehlt es sich, den Grund für die Bewerbungsabsage telefonisch zu erfragen.

Marcel Zwonarz - Bewerbungsexperte

Sollten Sie keinen Grund für die Absage erfahren, können Sie selbst reflektieren, was den Arbeitgeber möglicherweise dazu bewegt hat. In den meisten Fällen entscheiden sich Personaler aus den folgenden Gründen gegen einen Bewerber:

Andere Bewerber entsprechen dem gesuchten Profil besser
Dieser Grund für eine Bewerbungsabsage wird vergleichsweise häufig von Personalern genannt. Das bedeutet nicht, dass der Personaler Sie als ungeeignet für den Job empfand, sondern lediglich, dass der Mitbewerber in dem ein oder anderen Punkt bessere Voraussetzungen mitbrachte, um die Anforderungen der Stelle zu erfüllen.
Zu allgemein gehaltene Bewerbung
Kein Personaler mag 0815-Bewerbungen, deren Inhalte überhaupt nicht auf das betreffende Unternehmen zugeschnitten sind. Halten Sie also Abstand von oberflächlichen Standardfloskeln und gehen Sie konkret darauf ein, wieso Sie sich für das jeweilige Unternehmen und die ausgeschriebene Position interessieren.
Unter- oder Überqualifizierung
Häufig kommen Bewerber wegen fehlender Qualifikationen nicht in die engere Auswahl. Insbesondere Berufsanfänger sind mit dem Problem konfrontiert, dass sie für den Job zu wenig Erfahrung mitbringen. Aber auch das Gegenteil kann zu einer Abfuhr führen: Wenn der Personaler Sie als überqualifiziert für den Job empfindet, könnte er befürchten, dass Sie sich im Job später langweilen oder die Position nur als Übergang nutzen, bis Sie eine bessere Stelle finden. Stellen Sie am besten bereits im Anschreiben klar, dass diese Befürchtungen unbegründet sind.
Bewerber passt nicht zum Unternehmen / Team
Manchmal stimmt einfach nicht die Chemie zwischen dem Bewerber und Unternehmen. Personaler wägen bei der Auswahl des passenden Kandidaten ab, wie gut dieser zu dem bereits bestehenden Team und der vorherrschenden Unternehmenskultur passt. Eventuell sind Sie im Vergleich zum Rest des Teams zu alt oder zu jung oder entsprechen mit Ihrem Charakter nicht dem Typ, der ins Team passen würde.
Zu hohe Gehaltsvorstellungen
Manchmal scheitert es auch an der Gehaltsvorstellung des Bewerbers. Recherchieren Sie im Vorfeld, welche Gehälter in Ihrem Beruf in der jeweiligen Branche und Region üblich sind.
Keine passende Stelle frei
Wenn Sie sich initiativ bewerben, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Unternehmen schlicht und ergreifend keine Stelle frei hat, die Ihren Qualifikationen entspricht.
Pro forma Ausschreibung
Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen eine Stelle nur ausschreibt, weil es das offizielle Ausschreibungsverfahren so vorsieht, die Stelle aber mittels interner Bewerbungen besetzt werden soll.
Fehlerbehaftete Bewerbungsunterlagen
Ob inkorrektes Layout des Lebenslaufs oder Rechtschreib- und Grammatikfehler, den ärgerlichsten Grund für eine Absage stellen Fehler in der Bewerbungsmappe dar. Lassen Sie Ihre Unterlagen daher von Freunden und Familie prüfen oder nehmen Sie die Hilfe eines Ghostwriters in Anspruch, um auf Nummer sicher zu gehen.

Gegen manche dieser Gründe können Sie als Bewerber nichts ausrichten. Bei anderen Gründen (z. B. fehlerbehaftete Bewerbungsunterlagen) können Sie jedoch Änderungen vornehmen und eine Bewerbungshilfe in Anspruch nehmen, um mehr Erfolg bei der nächsten Bewerbung zu haben.

Verfassen Sie eine Antwort auf die Absage der Bewerbung!

Sie müssen nicht auf die Bewerbungsabsage antworten. Trotzdem hinterlässt es einen positiven Eindruck, wenn Sie deren Erhalt bestätigen – unabhängig davon, ob Sie nach dem Grund der Absage fragen wollen oder nicht. In der abschließenden E-Mail können Sie nochmals Ihr Interesse an einer Stelle in dem Unternehmen unterstreichen und Ihre Hoffnung äußern, für künftige Vakanzen in Betracht gezogen zu werden, z. B. durch Aufnahme in den unternehmenseigenen Talent Pool.

Ein Dankschreiben nach der Absage erhöht somit die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dem Personaler in Erinnerung bleiben und für künftige Stellen berücksichtigt werden. Wir haben Ihnen verschiedene Beispielformulierungen für die Antwort auf eine Absage zusammengestellt:

Antwort ohne Erfragen des Grundes für die Absage:

„Sehr geehrte Frau Personalerin,

ich habe mich für die Stelle XY in Ihrem Unternehmen beworben und leider soeben erfahren, dass meine Bewerbung für die Stelle nicht berücksichtigt werden konnte. Dies bedauere ich sehr, da mein Interesse an der Position und Ihrem Unternehmen weiterhin sehr groß ist. Gerne können Sie meine Bewerbungsunterlagen bei Bedarf abspeichern. Sollten diese für eine zukünftige Stelle relevant sein, würde es mich freuen, von Ihnen zu hören.
Ich bedanke mich für Ihre guten Wünsche für meine berufliche Zukunft und wünsche meinerseits Ihrem Unternehmen allzeit viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster“
Antwort mit Bitte um Nennung des Absagegrundes:

„Sehr geehrter Herr Personaler,

ich danke Ihnen für Ihre Nachricht vom XX.XX.XXXX, obwohl ich die Absage sehr bedauere. Für mein berufliches Fortkommen würde es mir sehr helfen, wenn Sie mir kurz die Gründe für die Absage darlegen könnten. Dies wäre natürlich auch im Rahmen eines Telefonats möglich.
Da mein Interesse an Ihrem Unternehmen weiterhin sehr groß ist, würde es mich zudem sehr freuen, wenn Sie meine Bewerbungsunterlagen abspeichern und in Zukunft bei Besetzung einer ähnlichen Position berücksichtigen.

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster“
Ging der Absage ein Vorstellungsgespräch voraus, bietet sich dieser Text an:

„Sehr geehrte Frau Personalerin,

mit Bedauern nehme ich Ihre Absage für die Position als XY entgegen. Ich möchte mich für Ihre Zeit und das angenehme Gespräch bedanken. Für weitere Vorstellungsgespräche wäre ich Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir in einer Antwort die Gründe der Absage aufführen könnten. Hierzu können Sie mich auch telefonisch kontaktieren.
Gerne können Sie meine Unterlagen speichern und darauf zurückkommen, sollten Sie in Zukunft im Bereich XY Unterstützung benötigen.

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster“

Wie gehe ich am besten mit einer Bewerbungsabsage um?

Eine Absage ist zwar eine große Enttäuschung, aber kein Weltuntergang: Wer sich bewirbt, muss Durchhaltevermögen zeigen und darf sich nicht entmutigen lassen. Sich richtig zu bewerben ist nämlich leichter gesagt als getan. Je mehr Bewerbungen Sie verfassen und je mehr Bewerbungsgespräche Sie führen, desto besser und routinierter werden Sie.

Wenn sich jedoch die Absagen über einen längeren Zeitraum häufen, wird es Zeit, Inhalt, Aufbau und Strategie der Bewerbung unter die Lupe zu nehmen. Finden bereits Ihre Bewerbungsunterlagen keinen Anklang oder erfolgt die Absage erst nach dem Vorstellungsgespräch? Je nach Ausgangslage empfehlen sich unterschiedliche Vorgehensweisen.

Absage nach der schriftlichen Bewerbung

Wenn bereits die schriftliche Bewerbung keinen Erfolg hat, gilt es zuerst, die Bewerbungsunterlagen zu prüfen:

Passgenauigkeit zwischen Stelle und Bewerbung
In der Stellenanzeige werden bestimmte Muss-Voraussetzungen gefordert (z. B. bestimmte Softwarekenntnisse oder Anzahl an Berufsjahren). Ist aus Ihren Bewerbungsunterlagen ersichtlich, dass Sie diese Anforderungen erfüllen?
Lücken im Lebenslauf
Lassen sich alle Stationen in Ihrem Lebenslauf ohne wesentliche Unterbrechungen nachvollziehen? Manchmal entstehen im Lebenslauf Lücken durch unbeabsichtigte Zahlendreher oder Übertragungsfehler.
Korrektheit und Vollständigkeit der Unterlagen
Rechtschreib- und Grammatikfehler sind ein absolutes No-Go bei einer Bewerbung. Die Bewerbungsdokumente sollten allerdings nicht nur fehlerfrei, sondern auch in der korrekten Reihenfolge angeordnet sein. Überprüfen Sie zudem, ob alle relevanten Zeugnisse und Arbeitszeugnisse vorhanden sind.
Individualität
Mit Copy-and-paste kommen Sie bei Bewerbungen nicht weit. Personaler merken schnell, ob die Bewerbung auf das Unternehmen und die jeweilige Stelle zugeschnitten ist oder lediglich austauschbare Standardfloskeln enthält.
Darstellung der eigenen Motivation
Viele Bewerber versäumen es, Ihre eigene Motivation ausreichend zu kommunizieren. Insbesondere das Anschreiben sollte deutlich machen, wieso Sie sich ausgerechnet für diese Stelle bei diesem Unternehmen interessieren. Hilfreiche Ansatzpunkte zur Beschreibung Ihrer Motivation bietet Ihnen unser Artikel zum Motivationsschreiben.
Fehlende oder überzogene Gehaltsvorstellung
Wenn in der Stellenanzeige eine Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung gefordert wird, sollte diese auch in Ihrem Anschreiben zu finden sein. Andernfalls ist das Risiko hoch, dass die Bewerbung aussortiert wird. Wird die Gehaltsangabe nicht explizit verlangt, sollten Sie diese besser weglassen. Sonst riskieren Sie, dass Sie die Gehaltsvorstellung zu hoch ansetzen. Gehaltsverhandlungen sind im Vorstellungsgespräch besser aufgehoben.
Bewerbungsfoto
In Deutschland ist das Bewerbungsfoto zwar keine Pflicht, wird aber gemeinhin trotzdem erwartet. Ein schlechtes Foto sorgt nicht gerade für einen positiven ersten Eindruck von Ihnen als Bewerber.

Ob Freunde und Familienmitglieder oder professionelle Bewerbungsservices: Holen Sie sich Hilfe von außen, um Ihre Bewerbungsunterlagen zu prüfen. In den meisten Fällen misslingt eine objektive Einschätzung der eigenen Bewerbung. Wenn die Bewerbung nicht zu beanstanden ist und sich trotzdem kein Erfolg einstellt, sollten Sie kritisch hinterfragen, ob Sie alle Möglichkeiten der Jobsuche ausnutzen.

Neben der traditionellen Bewerbung gibt es außerdem die Möglichkeit...

...sich ein Profil bei einem Karrierenetzwerk wie LinkedIn oder XING anzulegen und dort berufliche Kontakte zu knüpfen.
...sich über ein Bewerberprofil bei einer Bewerberdatenbank finden zu lassen.
...ein Bewerbungsvideo oder eine Bewerbungshomepage anzufertigen, um sich in einem anderen Format zu präsentieren.

Wenn Ihre Bewerbungsunterlagen partout nicht überzeugen, helfen unsere Bewerbungsexperten Ihnen weiter: Mit weit mehr als 50.000 erfolgreich realisierten Bewerbungen verfügen unsere Bewerbungsschreiber über einen beträchtlichen Erfahrungsschatz bezüglich der Erstellung individueller und professioneller Bewerbungsunterlagen, die Ihre Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch deutlich steigern.

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Absage nach dem Vorstellungsgespräch

Nicht nur an den Bewerbungsunterlagen kann die Bewerbung scheitern. Häufig erfolgt die Absage erst nach dem Vorstellungsgespräch. Ist dies der Fall, sollten Sie zeitnah nach dem Gespräch ein Gedächtnisprotokoll verfassen und reflektieren, was im Gespräch gut oder schlecht lief.

Typische Gründe für eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch sind:

Unsicheres Auftreten
Vielen Bewerbern macht die Nervosität einen Strich durch die Rechnung. Wer sich unsicher fühlt, ist nicht in der Lage, den Personaler von sich zu überzeugen. In der Regel legt sich die Nervosität, je häufiger Sie den Bewerbungsprozess durchlaufen. Sollte sich keine Besserung einstellen, kann ein Vorstellungsgespräch Coaching Abhilfe schaffen.
Schlechte Chemie
Manchmal stellt sich bei allen Beteiligten keine gegenseitige Sympathie ein. In diesem Fall sollte die Stelle einfach abgehakt werden.
Unzureichende Beantwortung der Fragen
Es kommt nicht gut an, wenn es Ihnen schwerfällt, die Mehrheit der Fragen zufriedenstellend zu beantworten. Außerdem sollten Sie stets ein paar Rückfragen parat haben, wenn der Personaler sich erkundigt, ob Sie noch Fragen haben. Hier hilft es, die Interviewsituation zusammen mit Freunden oder Familienmitglieder zu üben, um souveräner auf die Fragen reagieren zu können.
Fehlende Authentizität
Eine eingehende Vorbereitung auf das Gespräch ist zwar gut, aber Sie sollten es damit nicht übertreiben. Einstudierte Antworten wirken nicht authentisch und verfälschen den Eindruck, den der Personaler von Ihnen erhält.
Unterschiedliche Gehaltsvorstellungen
Wenn Ihr Gehaltswunsch zu stark von dem Gehalt abweicht, welches das Unternehmen anbieten kann, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich der Arbeitgeber für einen günstigeren Kandidaten entscheidet.

Sollte ich mich nach der Absage erneut für die gleiche Stelle bewerben?

Grundsätzlich ist es nicht empfehlenswert, sich nach einer Absage erneut auf dieselbe Stelle zu bewerben, selbst wenn diese noch immer ausgeschrieben ist. Das Unternehmen hat zwar augenscheinlich noch nicht den idealen Kandidaten gefunden, aber Ihre Bewerbung wurde nicht ohne Grund aussortiert. Die Erfolgschancen sind daher als gering einzustufen.

Anders sieht es aus, wenn Sie sich intern um eine neue Stelle beim bisherigen Arbeitgeber bewerben. Hier besteht die Chance, dass Ihre Qualifikationen wesentlich besser zu der neuen als der alten Stelle passen und Sie in die engere Auswahl kommen.

Wird dieselbe Stelle zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeschrieben, hängt die Sinnhaftigkeit einer erneuten Bewerbung von dem Grund Ihrer ersten Absage ab. Enthielt Ihre erste Bewerbung formale Fehler, die nun behoben wurden? Fehlte Ihnen damals eine Qualifikation, die Sie inzwischen nachgeholt haben? In diesen Fällen stehen die Chancen gut, diesmal eine Runde weiterzukommen. Haben Sie hingegen nach Ansicht des Personalers nicht zum Unternehmen gepasst, wird auch die zweite Bewerbung wenig erfolgversprechend sein.

Wer sich nach einer Absage erneut bei einem spezifischen Unternehmen bewerben möchte, sollte versuchen, den Grund für die Absage in Erfahrung zu bringen. Falls der Arbeitgeber den Grund nicht preisgeben möchte, kann ein Bewerbungscoaching Ihnen dabei helfen, abzuschätzen, woran die Bewerbung gescheitert ist.

Als Arbeitgeber - Rechtssichere Absage an Arbeitnehmer

Kein Bewerber mag Absagen, aber keine Ablehnung zu erhalten, ist noch weniger geschätzt. Schließlich investieren Bewerber Zeit und Mühe in die Bewerbung und erwarten, dass die Unternehmen dies in irgendeiner Form würdigen. Ist dies nicht der Fall, bleibt beim Bewerber ein negativer Eindruck des Arbeitgebers zurück. Im schlimmsten Fall macht der Bewerber seinem Unmut auf Arbeitgeber-Bewerbungsplattformen und in sozialen Netzwerken Luft.

Um diese potenziellen negativen Folgen für das eigene Arbeitgeberimage zu verhindern, sind wertschätzende Absagen daher ein Muss.

Aufbau der Absage

Eine Absage an den Bewerber sollte sich aus diesen Bestandteilen zusammensetzen:

Eindeutige Betreffzeile
Sie werden nicht das einzige Unternehmen sein, bei dem der Bewerber sich vorgestellt hat. Die Betreffzeile sollte daher deutlich machen, um welche Stelle es geht: „Absage auf Ihre Bewerbung bei der Firma Beispiel als XY“.
Anrede des Bewerbers
Stellen Sie sicher, dass der Name des Bewerbers richtig geschrieben ist. Andernfalls erhält der Bewerber den Eindruck, dass Sie sich nicht eingehend mit seiner Bewerbung auseinandergesetzt haben.
Dankesbekundung
Bedanken Sie sich für das gezeigte Interesse am Unternehmen und die Bewerbung.
Information über das Ausscheiden aus dem Bewerbungsprozess
Teilen Sie dem Bewerber höflich mit, dass er leider nicht für die Stelle berücksichtigt wird. Sie können Gründe für die Absage nennen, müssen es aber nicht.
Angebot des weiteren Kontakts
Weisen Sie den Bewerber daraufhin, dass er sich gerne auf zukünftige Stellen bei Ihnen bewerben kann oder seine Unterlagen in der unternehmenseigenen Datenbank speichern lassen kann.
Verabschiedung mit besten Wünschen für berufliche Zukunft
Die Abschlussformel sollte dem Bewerber auf seinem weiteren Weg Mut machen. Wünschen Sie ihm daher alles Gute und viel Erfolg für den beruflichen Werdegang.
Grußformel mit Namen und Unterschrift des Verfassers

Die folgenden drei Aspekte sind essenziell, damit der Bewerber die Absage als wertschätzend wahrnimmt:

Persönliche Note
Die Absage sollte das Gefühl vermitteln, dass Sie sich eingehend mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben. Greifen Sie dafür Inhalte aus dem Lebenslauf und Anschreiben auf. Hat der Bewerber beispielsweise ein Projekt in die Wege geleitet, welches Sie besonders beeindruckt hat, können Sie dies erwähnen. Stellen Sie heraus, welche Aspekte der Bewerbung Ihnen besonders gefallen haben. Ein solches Lob zeigt dem Bewerber auf, welche Inhalte seiner Bewerbung gelungen sind und macht die Absage trotz der unerfreulichen Nachricht ein Stück weit hilfreich.
Angabe eines Grundes
Nicht zu erfahren, wieso es mit der Bewerbung nicht geklappt hat, nervt Bewerber am meisten. Auch, wenn Sie sich mit Angabe eines Grundes angreifbarer machen, lohnt es sich. In Verbindung mit der persönlichen Note entsteht eine Absage, die für den Bewerber nachvollziehbarer und einfacher zu verdauen ist. Natürlich müssen Sie darauf achten, keine Gründe zu nennen, die gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verstoßen.
Passende Tonalität
Die Formulierung und Tonalität der Absage sollte an die Unternehmenskultur und den Adressaten angepasst sein. Ein Start-up darf seine Absage ruhig informeller verfassen als ein internationaler Großkonzern. Ein Manager mit fünfzehn Jahren Berufserfahrung verträgt eine andere Wortwahl als ein Schulabsolvent, der sich gerade für eine Ausbildung bewirbt und wahrscheinlich etwas mehr Aufmunterung benötigt.

Ich empfehle, Vorlagen und Textbausteine für verschiedene Absagesituationen anzufertigen und diese dann individuell auf den jeweiligen Bewerber anzupassen. So sparen Sie Zeit und Arbeit und stellen trotzdem die Individualität der Absage sicher.

Mirko Bettenhausen - Karriereexperte

Konformität mit dem AGG und der DSGVO

Viele Unternehmen verzichten auf die Angabe von Gründen für die Bewerbungsabsage, da sie eine Klage auf Basis des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) befürchten. Das AGG wurde 2006 verabschiedet, um Diskriminierungen im Rahmen des Bewerbungsprozesses vorzubeugen.

Dem AGG zufolge dürfen Bewerber nicht aus den folgenden Gründen eine Absage erhalten:

Rasse oder ethnische Herkunft
Religion
Weltanschauung
Geschlecht
Alter
Behinderung
Sexuelle Identität

Wenn Sie dem Bewerber die Gründe für die Absage darlegen möchten, sollten diese deshalb in keinem Bezug zu den genannten Punkten stehen. Wer im Nachhinein nicht auf bestimmte Worte festgelegt werden möchte, sollte telefonisch absagen.

Im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt zu beachten, dass die Bewerberdaten nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden müssen. Die Bewerbungsunterlagen sollten aber nicht früher vernichtet werden, da Bewerber innerhalb von zwei Monaten nach der Absage die Möglichkeit haben, eine Diskriminierung schriftlich zu beanstanden. Sollte es dazu kommen, müssen Sie als Personaler einen Nachweis erbringen können, dass der Bewerber fair behandelt wurde.

Wenn Sie dem Bewerber die Aufnahme seiner Daten in Ihre unternehmenseigene Bewerberdatenbank anbieten, müssen Sie sich seine Einwilligung besorgen, damit Sie die Informationen länger als zwei Monate speichern dürfen:

„Gerne würden wir Sie für zukünftige freie Stellen berücksichtigen und Ihre Bewerbungsunterlagen in Evidenz halten. Da personenbezogene Daten der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen und wir dazu verpflichtet sind, diese zu löschen, nachdem der Zweck ihrer Verarbeitung erfüllt wurde, ist dafür Ihr Einverständnis nötig. Die Daten würden bis zum Ende einer verlängerten Aufbewahrungsfrist von [Frist] von uns gespeichert werden. Eine Änderung oder Löschung wäre jederzeit möglich. Wenn Sie mit diesen Bedingungen einverstanden sind, klicken Sie bitte auf den folgenden Link, um Ihre Bestätigung einzureichen.“

Höfliche Mustertexte für die Absage der Bewerbung

Damit Ihnen als Personaler höfliche und wertschätzende Absagen gelingen, haben wir Ihnen nachfolgend diverse Muster für verschiedene Situationen zur Inspiration zusammengestellt.

Denken Sie dran: Je individueller Sie die Absage formulieren, desto mehr erhält der Bewerber den Eindruck, dass Sie sich eingehend mit seiner Bewerbung beschäftigt haben. Auf diese Weise bleiben Sie dem Kandidaten trotz Absage positiv in Erinnerung. Versuchen Sie also, die Vorlagen auf den jeweiligen Bewerber abzustimmen.

Absage einer Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle:

„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und das damit zum Ausdruck gebrachte Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Ihre Bewerbungsunterlagen haben uns einen aufschlussreichen Einblick in Ihren beruflichen Werdegang gegeben und den Eindruck eines fachlich äußerst versierten Kandidaten vermittelt. Wir waren insbesondere von den kostenreduzierenden Maßnahmen beeindruckt, die Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit bei der Beispiel GmbH eingeführt haben.
Leider können wir Ihnen aber nicht die ausgeschriebene Position anbieten, da Ihnen ein/e Mitbewerber/in im Hinblick auf die für die Stelle erforderlichen Kenntnisse einen kleinen Schritt voraus war. Bei Ihren Fähigkeiten wird es aber bestimmt nicht lange dauern, bis Sie eine Stelle finden, für die Sie der geeignetste Kandidat sind.
Sollten Sie in Zukunft wieder einmal eine für Sie interessante Position in unserem Unternehmen entdecken, zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben. Für Ihren weiteren Berufsweg wünschen wir Ihnen viel Erfolg sowie alles Gute für Ihre persönliche Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen
Pia Personalerin“
„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Nicht nur die kreative Gestaltung der Bewerbung in Anlehnung an unser Corporate Design, sondern auch Ihre Qualifikationen und Ihr bisheriger Werdegang haben uns nachhaltig beeindruckt.
Trotzdem müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir nach Absprache mit unserem Fachbereich leider zu der Entscheidung gekommen sind, Sie aufgrund der Vielzahl an vielversprechenden Bewerbungen nicht in die engere Wahl zu nehmen.
Das bedeutet aber nicht, dass wir eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt ausschließen. Wir würden uns deshalb freuen, wenn Sie unsere Stellenangebote weiterhin im Auge behalten.
Für Ihren beruflichen Weg wünschen wir Ihnen weiterhin alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
Paul Personaler“

Absage auf eine Initiativbewerbung:

„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank für Ihre Initiativbewerbung und das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen. Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen mit großem Interesse durchgesehen. Leider müssen wir Ihnen aber mitteilen, dass wir zum jetzigen Zeitpunkt keine Stelle zu besetzen haben, die zu Ihrem Profil passt.
Einen vielversprechenden Kandidaten wie Ihnen möchten wir uns jedoch nur ungern entgehen lassen: Mit Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre Daten in unserer Bewerberdatenbank, sodass wir Sie bei zukünftigen Stellenangeboten kontaktieren können. Sind Sie damit einverstanden, folgen Sie dafür diesem Link: [Link zur Zustimmungserklärung für die Bewerberdatenbank]
Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg und hoffen, bald wieder voneinander hören zu können.

Mit freundlichen Grüßen
Pia Personalerin“
„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Mühe und Ihr Vertrauen gegenüber unserem Unternehmen in Form Ihrer Initiativbewerbung. Ihre Eigeninitiative und Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen haben uns gut gefallen.
Nach sorgfältiger Prüfung aller Unterlagen müssen wir Ihnen jedoch leider absagen, da wir momentan keine Möglichkeit sehen, Sie Ihren vielversprechenden Fähigkeiten gemäß einzusetzen. Wir bedauern, Ihnen keine erfreulichere Rückmeldung geben zu können, da wir auf Basis Ihrer Bewerbung grundsätzlich der Ansicht sind, dass Sie sehr gut zu unserem Unternehmen passen.
Gerne möchten wir Ihnen daher die Möglichkeit anbieten, Sie in unseren Talent-Pool aufzunehmen. So besteht die Möglichkeit, Sie über Stellenangebote in Kenntnis zu setzen, die besser zu Ihrem Profil passen. Melden Sie sich bitte kurz bei uns, wenn Sie damit einverstanden sind.
Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen
Paul Personaler“

Bewerbungsabsage auf Englisch:

„Dear Mr/Ms…,

thank you for your application for the position XY. We appreciate your interest in working with us and the effort you put into your application.
Unfortunately, however, we are unable to offer you the position. Although you are highly qualified, another candidate was a small step ahead of you in terms of the skills required for the job. With your qualifications, however, it will certainly not be long before you find a position for which you are the most suitable candidate.
We wish you all the best for your future career and personal future.

Kind regards,
Paul Personaler“
„Dear Mr/Ms…,

we would like to thank you for your effort and your confidence in our company in the form of your application. After careful examination of all the applications received, we regret to inform you that we cannot consider you in the next step of the application procedure.
However, this does not mean that we rule out a collaboration at a later date. We would therefore be pleased if you would continue to keep an eye on our vacancies.
We wish you all the best for your future career.

Kind regards,
Paul Personaler“

Absage der Bewerbung für eine Ausbildung:

„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Ausbildung in unserem Unternehmen. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen heute für diesen Ausbildungsplatz absagen müssen. Bitte werten Sie dies nicht als Abwertung Ihrer Persönlichkeit oder Ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten. Gerade bei einer Vielzahl an Bewerbungen sind oft kleine Details ausschlaggebend für eine Entscheidung.
Wir sind uns sicher, dass Sie bald einen anderen Ausbildungsbetrieb von sich überzeugen werden und wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen
Pia Personalerin“
„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

wir freuen uns, dass Sie die Beispiel GmbH ausgewählt haben, um Ihre berufliche Karriere zu starten. Nach eingehender Prüfung aller eingegangenen Bewerbungen sind wir aber leider zu der Entscheidung gekommen, Ihnen keinen Ausbildungsplatz als XY anbieten zu können.
Bitte lassen Sie sich von dieser Absage nicht entmutigen: Sie ist keinesfalls als Kritik an Ihrer Persönlichkeit oder Ihren Fähigkeiten zu verstehen. Sicherlich finden Sie bald die passende Ausbildungsstätte, die Sie umfassend auf Ihre berufliche Laufbahn vorbereitet.
Wenn Sie ein ausführliches Feedback zu Ihrer Bewerbung wünschen, stehe ich Ihnen gerne für ein telefonisches Gespräch zur Verfügung.
Bei Ihrer weiteren Suche wünschen wir Ihnen mehr Erfolg und auch die Portion Glück, die manchmal vonnöten ist.

Mit freundlichen Grüßen
Paul Personaler“

Absage der Bewerbung für ein Praktikum:

„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen – es freut uns, dass Sie sich für ein Praktikum bei der Beispiel AG interessieren. Ihre Motivation bei uns ein Praktikum zu absolvieren haben Sie in Ihrem Anschreiben sehr überzeugend dargelegt.
Umso schwerer fällt es uns daher, Ihnen mitzuteilen, dass wir Ihnen, aufgrund der hohen Anzahl an Interessenten in diesem Jahr, keinen Praktikumsplatz anbieten können. Bitte verstehen Sie unsere Absage nicht als Abwertung Ihrer Fähigkeiten.
Auch, wenn es diesmal nicht geklappt hat, schließen wir eine Zusammenarbeit in der Zukunft nicht aus. Wir würden uns deshalb freuen, Sie in unseren Talent-Pool aufzunehmen. Falls Sie damit einverstanden sind, folgen Sie bitte diesem Link: [Link zur Zustimmungserklärung für den Talent-Pool]
Wir wünschen viel Erfolg für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen
Paul Personaler“
„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

wir bedanken uns für die Einreichung Ihrer Bewerbungsunterlagen und Ihrem Interesse an einem Praktikum bei der Beispiel GmbH. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Sie bei uns kein Praktikum absolvieren können. Ihr Profil war sehr vielversprechend, aber eine/r Ihrer Mitbewerber/innen konnte die Voraussetzungen der ausgeschriebenen Praktikumsstelle noch besser erfüllen.
Gerne hätten wir Ihnen eine positivere Rückmeldung gegeben.
Sollten Sie wieder einmal eine für Sie interessante Position in unserer Organisation entdecken, zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der weiteren Suche nach einem Praktikumsplatz und alles erdenklich Gute.

Beste Grüße
Pia Personalerin“

Absage nach Vorstellungsgespräch:

„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank für das angenehme Gespräch, Ihr Interesse an der Position und Ihre Geduld. Es war uns eine Freude, Sie persönlich kennen zu lernen. Wie auch Ihre Bewerbungsunterlagen vermittelte das Gespräch einen sehr guten Eindruck Ihrer Person und Ihrer Fähigkeiten. Insbesondere Ihre Selbstvorstellung und Ihre interessanten Rückfragen haben uns sehr beeindruckt.
Aus diesem Grund bedauern wir es sehr, Ihnen mitzuteilen, dass wir uns letztendlich für eine/n andere/n Bewerber/in entschieden haben, der/die dem Stellenprofil noch ein bisschen besser entsprach. Es tut uns leid, Ihnen keine erfreulichere Nachricht überbringen zu können.
Da Sie möglicherweise in einer anderen Rolle ideal in unser Team passen könnten, möchten wir Sie einladen, regelmäßig auf unserer Karriereseite vorbeizuschauen und nach passenden Stellenangeboten Ausschau zu halten. Wir sind stets auf der Suche nach vielversprechenden Talenten und schreiben laufend neue Stellen aus, die Ihren Qualifikationen entsprechen könnten.
Wir bedanken uns für Ihre aufgewendete Zeit und für Ihr Vertrauen. Wir wünschen Ihnen weiterhin einen ausgezeichneten Karriereweg.

Mit freundlichen Grüßen
Paul Personaler“
„Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…

vielen Dank, dass Sie sich im Rahmen Ihrer Bewerbung die Zeit für ein persönliches Gespräch genommen haben. Es hat uns gefreut, Sie kennenzulernen und Sie haben einen äußerst positiven Eindruck hinterlassen.
Leider müssen wir Ihnen dennoch mitteilen, dass wir uns nach reiflicher Überlegung für eine/n andere/n Bewerber/in entschieden haben. Manchmal sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für eine Entscheidung geben. In diesem Fall besaß ein/e Mitbewerber/in weitreichendere Kenntnisse auf einem Gebiet, das besonders relevant für die Stelle ist, und war Ihnen daher einen kleinen Schritt voraus. Wir bitten Sie, dies keinesfalls als negative Wertung Ihrer Fähigkeiten oder Person wahrzunehmen und bedanken uns aufrichtig für das entgegengebrachte Vertrauen.
Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg. Unsererseits schließen wir eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus. Um Sie nicht aus den Augen zu verlieren und im Falle einer für Sie relevanten Vakanz mit Ihnen in Kontakt treten zu können, haben wir – Ihr Einverständnis vorausgesetzt – Ihr Profil elektronisch gespeichert.

Mit freundlichen Grüßen
Pia Personalerin“

Nach einem persönlichen Gespräch empfiehlt es sich dem Kandidaten telefonisch abzusagen. Wer Zeit und entsprechende Vorbereitungen in ein Vorstellungsgespräch investiert hat, verdient in der Regel eine persönliche Rückmeldung. Sollte der Kandidat nach zwei Versuchen nicht erreichbar sein, kann aber eine Absage per E-Mail geschickt werden.

Gründe für die Bewerbungsabsage angeben - Beispielformulierungen

Wenn Sie Gründe für die Bewerbungsabsage angeben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie dabei nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verstoßen. Auf der sicheren Seite stehen Sie in der Regel, wenn Sie Ihre Absage auf sachbezogene und objektive Gründe stützen, z. B.:

Bessere Qualifikationen eines anderen Bewerbers
Spontane interne Besetzung der Stelle
Keine freien Stellen (bei Initiativbewerbung)
Zu unterschiedliche Gehaltsvorstellungen

Aber Achtung: Vermeintlich sachbezogene Gründe können sich als das genaue Gegenteil herausstellen. Wurde die Bewerbung aufgrund zu vieler Rechtschreib- und Grammatikfehler aussortiert? Wenn Sie bei der Begründung auf das fehlerhafte Deutsch hinweisen, riskieren Sie eine Klage wegen Diskriminierung. Der betreffende Bewerber könnte schließlich einen Migrationshintergrund oder eine Beeinträchtigung wie Legasthenie haben. Ihnen könnte dann nachgesagt werden, dass Sie den Bewerber aufgrund seiner Herkunft oder Behinderung abgelehnt haben.

Im Zweifelsfall sollten Sie Ihre Absage daher von einem Juristen prüfen lassen, bevor diese an den Bewerber herausgeht. Wir haben Ihnen im Folgenden passende Beispielformulierungen für verschiedene Absagegründe zusammengestellt.

Für anderen Mitbewerber entschieden:

„Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass die Stelle bereits einem anderen Kandidaten zugesagt wurde. Manchmal sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für eine Entscheidung geben. In diesem Fall besaß ein/e Mitbewerber/in weitreichendere Kenntnisse auf einem Gebiet, das besonders relevant für die Stelle ist, und war Ihnen daher einen kleinen Schritt voraus. Wir bitten Sie, dies keinesfalls als negative Wertung Ihrer Fähigkeiten oder Person wahrzunehmen und bedanken uns aufrichtig für das entgegengebrachte Vertrauen.“
„Nach gründlicher Prüfung aller Bewerbender sind wir leider zu dem Ergebnis gekommen, Ihnen dieses Mal absagen zu müssen. Andere Bewerber/innen entsprachen unserem Anforderungsprofil leider noch treffender.“

Bewerber passt nicht ins Profil:

„Gerne hätten wir Ihnen eine erfreulichere Nachricht überbracht, aber leider können wir Ihnen derzeit keine Position bieten, die Ihren Vorstellungen und Kenntnissen entspricht.“
„Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir für die nächste Runde des Bewerbungsprozesses nur Kandidaten/innen berücksichtigen können, die alle Anforderungen der zu besetzenden Stelle erfüllen. Unsere Entscheidung bezieht sich ausschließlich auf die speziellen Voraussetzungen der Position und stellt nicht Ihre fachlichen Qualifikationen in Frage.“

Zu hohe Gehaltsvorstellung:

„Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie im Bewerbungsprozess nicht weiter berücksichtigen können. Begründet ist dies in der zu großen Diskrepanz zwischen Ihren Gehaltsvorstellungen und den derzeitigen Budgetmöglichkeiten für diese Stelle.“
„Leider konnten wir Sie nicht in die engere Auswahl nehmen. Der Grund hierfür sind Ihre Gehaltsvorstellungen, die sich von dem für die Stelle kalkulierten Maximalbudget so deutlich unterscheiden, dass zumindest in finanzieller Hinsicht ein für beide Seiten angemessener Konsens nicht möglich ist.“

Nicht in die engere Auswahl gekommen:

„Inzwischen konnten wir alle Bewerbungen sichten und eine Vorauswahl für die nächste Bewerbungsrunde treffen. Leider kam Ihre Bewerbung dabei nicht in die engere Wahl – wir haben uns für einige Kandidatinnen und Kandidaten entschieden, welche die Anforderungen der ausgeschriebenen Position noch treffender erfüllen.“
„Aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen können wir Sie leider nicht in die engere Auswahl nehmen, da wir nur diejenigen Kandidaten berücksichtigen können, deren Qualifikationsprofil den spezifischen Anforderungen der Stelle entspricht.“

Stelle wird nicht besetzt:

„Leider mussten wir die ausgeschriebene Stelle zurückziehen. Wir entschuldigen uns vielmals für diese Umständlichkeit.“
„Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass die ausgeschriebene Stelle doch nicht neu besetzt wird. Wir entschuldigen uns aufrichtig, falls wir Ihnen dadurch Umstände bereitet haben.“

Kein Bedarf:

„Wir bedanken uns für Ihr Interesse, in unserem Unternehmen tätig zu werden. Leider sind in dem von Ihnen angestrebten Bereich aktuell keine Stellen zu besetzen.“
„Wir sind uns sicher, dass Sie unser Unternehmen mit Ihren Qualifikationen bereichert hätten. Umso schwerer fällt es uns daher, Ihnen mitzuteilen, dass momentan keine Stelle vakant ist, die für Sie geeignet wäre.“

Absage wegen Corona:

„Auch unser Unternehmen ist durch die Auswirkungen der COVID-19 Pandemie stark betroffen. Wir sehen uns daher aktuell leider außerstande, neue Stellen zu besetzen. Gerne können wir aber Ihre Bewerbungsunterlagen mit Ihrer Zustimmung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt darauf zukommen, falls sich die Umstände in der nahen Zukunft ändern sollten.“
„Aufgrund der aktuell immer noch ungewissen Situation bedingt durch die Corona-Pandemie, können wir derzeit keine weiteren Stellen anbieten und müssen Ihnen deswegen leider absagen. Wir würden uns aber freuen, wenn Sie auch in Zukunft unsere Karriereseite im Auge behalten und sich bei uns zu gegebener Zeit auf in Frage kommende Positionen bewerben.“

Bewerbung zu spät eingegangen:

„Leider können wir Ihre Bewerbung nicht mehr berücksichtigen, da diese nach Ablauf der Bewerbungsfrist eingegangen ist.“
„Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass der Besetzungsprozess zum Zeitpunkt Ihrer Bewerbung bereits sehr weit fortgeschritten war und wir die Stelle nun erfolgreich besetzen konnten. Wir bedauern daher, dass wir Ihre Bewerbung für diese Position nicht mehr berücksichtigen konnten.“

Muster für Bewerbungsabsagen vom Arbeitgeber – Kostenloser Download

Alle vorherigen Mustertexte für Absagen an Bewerber finden Sie im nachfolgenden Download-Dokument zusammengefasst. Die von Bewerbungsexperten geschriebenen Beispiele zeigen auf, wie Sie Bewerbern absagen können, ohne negative Folgen für Ihr Employer Branding fürchten zu müssen.

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Weitere häufig gestellte Fragen zur Absage der Bewerbung

Absage der Bewerbung bei Schwerbehinderung – Was ist zu beachten?

Als schwerbehinderter Bewerber haben Sie das Recht darauf, die Gründe für die Absage dargelegt zu bekommen. Die Behinderung selbst stellt selbstverständlich keinen legitimen Grund für die Ablehnung dar. Eine bessere fachliche Qualifikation eines Mitbewerbers kann aber zum Beispiel als Argument angeführt werden, wieso das Unternehmen sich gegen den schwerbehinderten Bewerber entschieden hat.

Wenn Sie sich bei einem öffentlichen Arbeitgeber mit einer Schwerbehinderung bewerben, muss dieser Sie grundsätzlich zu einem Vorstellungsgespräch einladen, sofern Sie fachlich nicht offensichtlich für die Stelle ungeeignet sind.

Als Personaler müssen Sie die Schwerbehindertenvertretung sowie den Betriebs- bzw. Personalrat über die Ablehnung informieren, sofern es diese Institutionen in Ihrem Unternehmen gibt. Sie sollten zudem das Datum des Absageschreibens notieren und für mindestens zwei Monate ab der Absage Kopien der Bewerbungsunterlagen aufheben.

Wann muss ich als Bewerber eine Stelle absagen?

Als Bewerber sollten Sie eine Stelle absagen, wenn Sie die Stelle nicht antreten möchten (z. B. zu niedriges Gehalt) oder einem anderen Unternehmen fest zugesagt haben. Je früher Sie absagen, desto eher hat das Unternehmen die Gelegenheit, einem anderen qualifizierten Kandidaten die Stelle anzubieten.

Wenn Sie noch auf eine Rückmeldung anderer Firmen warten, können Sie darauf hinweisen, dass Sie sich bei anderen Unternehmen noch im laufenden Bewerbungsprozess befinden und diesen gerne abschließen möchten. Seien Sie sich aber bewusst, dass der potenzielle Arbeitgeber nicht ewig auf Ihre Entscheidung warten wird. Fragen Sie am besten konkret nach, bis wann der Personaler spätestens eine Rückmeldung benötigt.

Ob Sie per Telefon oder E-Mail absagen, ist Ihnen überlassen. Oft fällt es leichter, dem Personaler die schlechten Neuigkeiten per E-Mail mitzuteilen, da dieser nicht direkt darauf reagieren kann.

Kann ich die Rücksendung meiner Bewerbungsunterlagen anfordern?

Wenn Sie eine postalische Bewerbung verschickt haben, steht es Ihnen zu, eine Rücksendung Ihrer Bewerbungsunterlagen anzufordern. Diese gehören rechtlich gesehen der Person, die sie für die ausgeschriebene Stelle an das Unternehmen geschickt hat.

Ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Bewerber abzusagen?

Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, eine Absage zu erteilen. Im Hinblick auf ein positives Arbeitgeberimage sind Absagen jedoch zu empfehlen. Je individualisierter die Absage, desto versöhnlicher ist der Bewerber gestimmt.

Wie schnell sollte ich dem Bewerber als Arbeitgeber absagen?

Wenn es nach Bewerbern geht, sollte der Arbeitgeber so schnell wie möglich seine Entscheidung über das Ergebnis des Bewerbungsprozesses mitteilen. Die Rückmeldung, dass die Bewerbung eingegangen ist, sollte möglichst direkt erfolgen, wenn die Bewerbung über ein Online-Portal ausgefüllt oder per E-Mail versendet wurde.

Hat der Bewerber die nächste Bewerbungsrunde nicht erreicht, sollte er maximal innerhalb von 10 Tagen eine Absage erhalten. Große Unternehmen können sich etwas mehr Zeit lassen, da die Bewerber wissen, dass der Andrang auf eine ausgeschriebene Stelle sehr groß ist.

Sollte ich als Arbeitgeber dem Bewerber per E-Mail oder Telefon absagen?

Befindet sich der Bewerber erst am Anfang des Bewerbungsprozesses, reicht eine kurze, höfliche E-Mail aus. Bestand jedoch bereits persönlicher Kontakt im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs – egal ob in Form eines Online-Vorstellungsgesprächs oder vor Ort in Person – ist eine telefonische Absage angemessener, da sie mehr Wertschätzung ausdrückt.

Sie haben eine Absage erhalten? Unsere Experten erstellen Ihnen professionelle Unterlagen, welche die Chance zur Einladung zum Vorstellungsgespräch deutlich erhöhen. Jetzt unverbindlich anfragen!

Nach dem Absenden des Formulars nehmen wir gerne per E-Mail oder per Telefon Kontakt zu Ihnen auf. Der Versand unseres Angebots erfolgt per E-Mail. Ihre Angaben werden verschlüsselt übertragen.