Referenzschreiben

Referenzschreiben

Beispiel für ein Referenzschreiben

Egal ob Sie Praktikant*in, Berufseinsteiger*in oder Arbeitnehmer*in mit langjähriger Berufserfahrung sind – eine berufliche (Um-)Orientierung erfordert im Laufe des Lebens immer wieder aktuelle und aussagekräftige Bewerbungsunterlagen.


Diese sollten aus der Masse hervorstechen und deutlich machen, warum genau Sie für die ausgeschriebene Stelle am besten geeignet sind, – dafür kann ein Referenzschreiben hilfreich sein.


Neben dem Anschreiben, dem Lebenslauf und Ihren Zeugnissen, die standardmäßig in jede Bewerbung gehören, ist ein Referenzschreiben nicht immer gefordert.


Wann es trotzdem ratsam sein kann, Referenzschreiben in Ihre Bewerbungsmappe zu integrieren, wie ein Referenzschreiben aussehen sollte, wer es schreibt und was es von einem Empfehlungsschreiben unterscheidet, erläutern wir in diesem Artikel.

Was ist ein Referenzschreiben?

Das Referenzschreiben ist ein Schreiben, das sich auf Sie und Ihre Arbeitsweise bezieht und diese positiv betont. Außerdem beinhaltet es erzielte Erfolge innerhalb einer Anstellung oder in einem Projekt sowie Kenntnisse und Fähigkeiten, die Sie im Zuge dieser Tätigkeit unter Beweis gestellt haben. Ein Referenzschreiben wird nicht, wie etwa ein Motivationsschreiben, von Ihnen selbst verfasst, sondern von einer Person, die Aussagen über Ihre Arbeitsweise und Ihre Qualifikation treffen kann.


Diese Person kann, abhängig von der Position, in der Sie sich selbst befinden, ein*e Praktikumsbetreuer*in, ein*e Dozent*in, ein*e ehemalige*r oder aktuelle*r Arbeitgeber*in, ein*e Professor*in oder ein*e Ausbilder*in sein. Wichtig ist, dass die Person Ihre Arbeitsweise beurteilen kann und in einer höheren Position steht als Sie selbst. Wenn Sie selbstständig sind, kann auch ein*e Kund*in aus einer früheren Zusammenarbeit das Referenzschreiben für Sie erstellen.


Ein Referenzschreiben ist dabei allgemein formuliert, sodass Sie es für verschiedene Bewerbungen immer wieder verwenden können. Die ausstellende Person wird mit dem Erstellen des Referenzschreibens zu einer Referenzgeberin, die bei Einwilligung von dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, kontaktiert werden darf, um Fragen zu Ihrer Person und Ihrer Arbeitsweise zu beantworten.

Alexandra Schneider - Bewerbungsexpertin

Fälschlicherweise werden Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben ab und zu synonym gebraucht. Ein Empfehlungsschreiben ist allerdings im Gegensatz zum Referenzschreiben konkret auf eine bestimmte Stelle ausgerichtet und adressiert entsprechend auch nur eine bestimmte Kontaktperson. Dennoch fungiert es ähnlich wie das Referenzschreiben als Dokument, das Ihre Arbeitsweise positiv hervorhebt und dabei helfen kann, Ihre Bewerbung noch aussagekräftiger zu machen.   

Alexandra Schneider - Bewerbungsexpertin

Wie sollte ein Referenzschreiben aussehen?

Ein Referenzschreiben ist immer individuell und abhängig von der Person, die es verfasst, sowie der Person, um die es geht. Eine Länge von einer DIN-A4-Seite sollte allerdings nicht überschritten werden. Außerdem werden Referenzschreiben in der 1. Person Singular (Ich-Form) verfasst und beinhalten Ihre beruflichen Qualifikationen sowie Informationen über Ihre Arbeitsweise und Sie als Arbeitnehmer*in. Hierzu gehören auch Ihre Soft Skills und Ihre Sozialkompetenz, die Sie im Zuge Ihrer Arbeit unter Beweis gestellt haben.


Formal sollte ein Referenzschreiben folgende Punkte im Briefkopf enthalten:

  • Name der verfassenden Person

  • Unternehmen / Institution der verfassenden Person
  • Postanschrift des Unternehmens / der Institution
  • Ort und Tag der Ausstellung

Nach dem Briefkopf folgt die Überschrift des Referenzschreibens, die schlicht „Referenzschreiben für Frau Beispiel“ lauten kann. So wird auf einen Blick klar, um was für ein Schreiben es sich handelt.

Einleitung des Referenzschreibens

Die Einleitung sollte zum einen eine Vorstellung der verfassenden Person sowie der Beziehung zu Ihnen enthalten und zum anderen Hintergründe für die Ausstellung des Referenzschreibens liefern. Hier kann Ihr*e aktuelle*r Vorgesetzte*r beispielsweise deutlich machen, dass Ihre Umorientierung aus freien Stücken erfolgt und nicht mit einer mangelhaften Arbeitsweise zusammenhängt.


Beispielformulierung für die Einleitung des Referenzschreibens:

  • „Die Kindertagesstätte Rasselbande setzt sich für die individuelle Entwicklung jedes einzelnen Kindes ein und erwartet von Ihren Mitarbeiter*innen höchste Einsatzbereitschaft und Flexibilität. Als Leiterin der Einrichtung habe ich Frau Donnerwetter als eine äußerst engagierte und gewissenhafte Mitarbeiterin kennengelernt und bedaure ihr Ausscheiden aus der Kindertagesstätte sehr. Gleichzeitig unterstütze ich ihren Wunsch, sich beruflich weiterzuentwickeln und möchte sie und ihre Arbeitsweise wärmstens empfehlen.“

Hauptteil des Referenzschreibens

Im Hauptteil des Referenzschreibens sollten zum einen Ihre bisherigen Aufgaben und Tätigkeiten im Unternehmen neben Ihren Abschlüssen und Nachweisen im Rahmen von Weiterbildungen genannt werden. Hier wird Ihre Qualifikation betont und durch Nachweise untermauert. Zum anderen sollte auf die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der verfassenden Person eingegangen und Ihre Soft Skills und sozialen Kompetenzen herausgestellt werden.


Beispielformulierungen für den Hauptteil des Referenzschreibens:

  • Bisherige Aufgaben und Tätigkeiten: „Frau Donnerwetter war in der Zeit vom MM.JJJJ bis zum MM.JJJJ in der Kindertagesstätte Rasselbande als staatlich geprüfte Erzieherin tätig. In dieser Zeit war sie in erster Linie für die Betreuung der Kinder sowie die Organisation und Umsetzung von Ausflügen und Spielangeboten zuständig. Frau Donnerwetter ging ihren Aufgaben stets hoch motiviert nach und bewies ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen gegenüber den Kindern.“

  • Qualifikationen und Nachweise: „Ihr Interesse für die Wald- und Erlebnispädagogik verfolgte Frau Donnerwetter durch die Teilnahme an verschiedenen Informationsveranstaltungen und Kurzfortbildungen neben ihrer beruflichen Anstellung bei uns. Ihre erlernten Kompetenzen setzte sie hoch motiviert und spielerisch im Rahmen von Projekttagen um und begeisterte damit nicht nur die Kinder, sondern auch mich als Leitung der Kindertagesstätte sowie ihr Kollegium.“
  • Soft Skills und soziale Kompetenz: „In kürzester Zeit setzte Frau Donnerwetter die ihr von mir übertragenen Aufgaben mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und größter Sorgfalt um. Dabei erwies sie sich als sehr zuverlässig und selbstständig. In Team-Sitzungen brachte sie regelmäßig kreative Ideen ein, die ich als Leitung der Kindertagesstätte wiederholt in Zusammenarbeit mit ihr und den anderen Kolleg*innen erfolgreich umsetzte. Durch ihre optimistische, fröhliche und hilfsbereite Art war Frau Donnerwetter eine wahre Bereicherung für unser Team und eine geschätzte Kollegin.“

Schlussteil des Referenzschreibens

Der Schlussteil sollte die Erlaubnis für Rückfragen beinhalten sowie eine Grußformel und die Unterschrift der verfassenden Person, beispielsweise so:

  • „Ich bin mir sicher, dass Frau Donnerwetter durch ihre Berufserfahrung und ihre Sozialkompetenz eine Bereicherung für Ihre Einrichtung darstellen wird. Für weitere Rückfragen stehe ich Ihnen gerne telefonisch zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Frau Muster“


Referenzschreiben Muster - Kostenlose Vorlage

In unserer Mustervorlage für ein Referenzschreiben finden Sie ein beispielhaft formuliertes Referenzschreiben mit all den Punkten, die Sie in diesem Artikel kennengelernt haben. Laden Sie die Microsoft Word-Datei (.docx) jetzt kostenlos durch einen Klick auf den untenstehenden Button herunter. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre Bewerbung!


Wie frage ich nach einem Referenzschreiben?

Da ein Referenzschreiben im Gegensatz zu einem Arbeitszeugnis kein Dokument ist, dessen Ausstellung rechtlich vorgeschrieben ist, sollten Sie hiernach in einem persönlichen Gespräch fragen. Neben der Frage nach der Erstellung sollten Sie außerdem abklären, ob Sie das Referenzschreiben auch für Ihre Bewerbung verwenden dürfen, da hiervon abhängt, ob die verfassende Person von Ihrem zukünftigen Arbeitgeber kontaktiert werden darf oder nicht.


Bei der Frage nach einem Referenzschreiben sollten Sie folgende Dinge beachten:

  • Begründen Sie im persönlichen Gespräch Ihre Bitte um das Referenzschreiben und machen Sie deutlich, wieso Ihre Leistungen und Erfolge Sie für die angestrebte Stelle qualifizieren.

  • Betonen Sie Ihre Motivation für die angestrebte Stelle gegenüber der verfassenden Person, um zu zeigen, dass Ihnen die Referenz wirklich wichtig ist.
  • Wenn die verfassende Person nicht möchte, dass Kontakt zu ihr aufgenommen wird, sollten Sie das Referenzschreiben nicht in Ihrer Bewerbung verwenden.

Weitere häufig gestellte Fragen zum Referenzschreiben

Wann sollte ich meiner Bewerbung ein Referenzschreiben anfügen?

Vermehrt werden Referenzschreiben in Stellenausschreibungen gefordert. Doch dies ist nicht immer der Fall. Sofern kein Referenzschreiben gefordert ist, liegt es an Ihnen, ob Sie dieses freiwillig in Ihre Bewerbungsmappe aufnehmen. Hierbei gibt es ein paar Punkte zu bedenken:


Wenn Sie Berufseinsteiger*in sind, ergibt es durchaus Sinn, ein Referenzschreiben einzureichen. Da Sie vermutlich wenig bis keine Arbeitszeugnisse besitzen, hebt das Referenzschreiben Ihre Bewerbung positiv hervor. Dafür genügt auch schon ein Referenzschreiben, immerhin ist dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, bewusst, dass Sie bisher kaum bis gar keine Arbeitserfahrungen haben.


Als Arbeitnehmer*in mit Berufserfahrung kann das Einreichen lediglich eines Referenzschreibens die Frage aufwerfen, warum Sie von Ihren anderen ehemaligen Arbeitgebern keine Referenzschreiben erhalten haben. Dies könnte den Eindruck erwecken, dass Ihre Arbeitsweise nicht durchweg positiv gewertet wurde und ist deswegen zu vermeiden. Lieber sollten Sie bis zu drei Referenzschreiben in Ihre Bewerbungsmappe einbinden.

Wohin gehört ein Referenzschreiben in der Bewerbungsmappe?

Die standardmäßige Reihenfolge innerhalb Ihrer Bewerbungsmappe sollte so aussehen, dass an erster Stelle das Bewerbungsschreiben kommt. Danach folgt, sofern vorhanden, ein Deckblatt, das Ihre aktuelle Position sowie Ihre Kontaktdaten beinhaltet und außerdem mit einem professionellen Bewerbungsfoto versehen ist. Auf das Deckblatt folgt der Lebenslauf, der in der Regel einen Umfang von 2-3 Seiten hat. An ein optionales Motivationsschreiben folgt im Anschluss das bzw. folgen die Referenzschreiben, bevor Sie Ihre Zeugnisse und Nachweise anhängen. Referenzschreiben kommen also relativ weit am Schluss in der Bewerbungsmappe vor, aber noch vor den Zeugnissen.

Wie bekomme ich ein Referenzschreiben als Freiberufler*in?
Für Freiberufler*innen empfehlen sich Referenzschreiben besonders, da sie im Gegensatz zu Angestellten häufig nur wenige bis keine Arbeitszeugnisse vorweisen können, die Auskunft über ihre Leistungen geben. Ein Referenzschreiben im Rahmen der Freiberuflichkeit kann von zufriedenen Kund*innen erstellt werden. Wie auch bei einem Referenzschreiben für eine*n Angestellte*n, sollten sich Freiberufler*innen persönlich an die möglichen Referenzgeber*innen wenden und abklären, ob eine Kontaktaufnahme durch Interessent*innen akzeptiert wird oder nicht.
Können auch Firmen Referenzschreiben verwenden?

Nicht nur für Arbeitnehmer*innen auf Stellensuche kann ein Referenzschreiben relevant sein. Auch Firmen können von Referenzschreiben durch frühere Kundschaft profitieren und neue Kund*innen von ihren Leistungen überzeugen. Insbesondere kleine oder mittelständische Unternehmen, die im Dienstleistungssektor aktiv sind, greifen heute auf das Referenzschreiben zurück, um Kund*innen für sich zu gewinnen.


Eine Alternative zum klassischen Referenzschreiben stellt in diesem Falle die Angabe öffentlicher Bewertungen mittels Bewertungsskalen auf der eigenen Website dar. Das Referenzschreiben empfiehlt sich im Vergleich dadurch, dass es mehr inhaltliche Aussagekraft besitzt und außerdem die Kontaktaufnahme zu den früheren Kund*innen für weitere Rückfragen ermöglicht.