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Arbeitszeugnisse selber schreiben: Wie sieht ein gutes Arbeitszeugnis aus und was darf nicht fehlen?

Arbeitszeugnis

© eccolo - Fotolia.com

Fast jeder Leser wird es bereits mindestens einmal gemacht haben. Es wird zwar nicht gerne zugegeben, aber das Arbeitszeugnis selbst zu schreiben und sich selbst damit einzuschätzen und zu benoten, gehört heutzutage zu der gängigen Praxis. Besonders in kleinen, mittelständischen Unternehmen zieht der Vorgesetzte oder Chef diese Möglichkeit vor, um sich Streitigkeiten und vor allem Arbeit zu sparen. Ob es das rechtfertigt oder besser macht, sei in diesem Falle dahingestellt. Sicher ist, dass man dieses Angebot selten ausschlagen wird, da man sich selbst sein Wunschzeugnis schreiben kann.

Aber was man selber für wünschenswert oder als gut empfindet, kann beim Personaler ganz anders ankommen. Erfahren Sie hier, was die Chancen Ihrer Bewerbung verbessern kann und welche Dinge Sie besser weglassen sollten.

Der Aufbau

Die ersten Tücken stecken schon im Aufbau. Wird hier etwas weggelassen, deutet das schon auf ein verkürztes Zeugnis hin. Hier muss zwischen einem qualifizierten und einen einfachen Arbeitszeugnis unterschieden werden. Ein einfaches Arbeitszeugnis beinhaltet nur Eckdaten wie Zeitraum der Beschäftigung und Namen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die übertragenen Aufgaben dürfen hier trotzdem nicht fehlen, auch wenn diese bei einem vereinfachten Zeugnis ohne Wertung aufgelistet werden. Sollten sie doch fehlen kann man davon ausgehen, dass die Leistungen eher mangelhaft waren und deshalb weggelassen wurden.

Unsere Empfehlung: Erstellen Sie Ihr Zeugnis selbst oder lassen Sie sich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen. Nach §630 BGB hat jeder das Recht auf ein qualifiziertes Zeugnis. Auch wenn Sie schon ein Einfaches beantragt haben, können Sie nachträglich immer noch das Qualifizierte einfordern.

Der Aufbau sollte wie folgt aussehen:

  • 1. Briefkopf des Arbeitgebers
  • 2. Überschrift Arbeitszeugnis
  • 3. Vor- und Nachname des Mitarbeiters
  • 4. Geburtsdatum sowie Geburtsort des Mitarbeiters
  • 5. Beschäftigungsdauer
  • 6. Tätigkeitsbeschreibung (Haupt- und Nebentätigkeiten)
  • 7. Beurteilung der Leistungen des Mitarbeiters
  • 8. Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern , Kunden und Geschäftspartnern
  • 9. Gründe für das Ausscheiden aus dem Unternehmen
  • 10. Schlussformel
  • 11. Ort sowie Datum
  • 13. Unterschrift unter das Arbeitszeugnis

Sobald Sie alle Daten vom Unternehmen gesammelt und eingetragen haben, kann es losgehen.

Die Tätigkeitsbeschreibung

An dieser Stelle sollten Sie nicht übertreiben. Schreiben Sie nicht alles was Sie je gemacht haben im kleinsten Detail auf. Konzentrieren Sie sich auf die jobspezifischen Aufgaben, vor allem auf jene, welche für die nächste Stelle relevant sind.

Unsere Empfehlung: Sortieren Sie Ihre Tätigkeiten. Schreiben Sie an den ersten Stellen die Tätigkeiten auf, welche dem nächsten Arbeitgeber am wichtigsten sein könnten. Damit wird symbolisiert, welches Ihre Hauptaufgaben waren.
Eine Liste von Beispielen zu Tätigkeitsbeschreibungen finden Sie hier.

Auf keinen Fall sollten an oberster Stelle unwichtige Aufgaben stehen. Auch wenn diese öfters vorgekommen sind, sollten Sie die wichtigen als erstes angeben. Ansonsten verlieren Ihre Hauptaufgaben an Wert oder noch schlimmer – der Personaler versteht es als Wink, dass Sie sich nur um unnötige Sachen gekümmert haben, anstatt Ihren eigentlichen Aufgaben nachzugehen.

Ab jetzt kommt der etwas schwierigere, aber auch der wertvollste Teil.

Beurteilungstext des Mitarbeiters

Der Beurteilungstext ist eine Bewertung des Mitarbeiters in mehreren verschiedenen Bereichen. Auch hier gibt es nochmal eine Untergliederung, an die man sich halten sollte. Diese Kategorien teilen sich wie folgt auf:

  • Arbeitsbereitschaft (Wollen)
  • Arbeitsbefähigung (Können)
  • Fachwissen (Wissen)
  • Arbeitsweise / Arbeitsstil
  • Arbeitserfolg
  • Führungsleistung

An dieser Reihenfolge der Kategorien sollte am besten nichts fehlen und nichts geändert werden, da es sonst auch als eine abwertende Botschaft interpretiert werden kann. Ein Beispiel wäre, wenn die Arbeitsbereitschaft nach dem Fachwissen beschrieben werden würde. Dann kann der Inhalt auch gut oder sehr gut sein. Viele Personaler würden es trotzdem als Hinweis auf eine schlechte Arbeitsmoral auffassen.
Diese Reihenfolge hat sich im Laufe der Jahre so etabliert, dass eine Veränderung einen beim Lesen immer stutzig macht.

Nun, da die Kategorien in die richtige Reihenfolge gebracht wurden, müssen diese richtig ausformuliert werden. Hier gibt es die klassischen Phrasen, die wahrscheinlich mittlerweile jeder kennt. „Sie hat stets sehr gute Leistungen erbracht“ steht in diesem Fall für eine sehr gute Note. Um sich die Arbeit zu erleichtern, gibt es im Internet eine Vielzahl an nützlichen Helfern zu diesem Thema. Die sogenannten Zeugnisgeneratoren gibt es in kostenloser oder kostenpflichtiger Variante. Bei diesen Hilfsmitteln müssen in den Kategorien nur die Noten ausgewählt werden und der fertige Text wird mit allen Formulierungen ausgegeben. Damit haben Sie zwar schon einmal nichts falsch gemacht, aber ein erfahrener Personaler wird solche Texte meistens leicht erkennen, da diese Art der Zeugniserstellung sehr weit verbreitet ist.

Ein besonders gutes Arbeitszeugnis ist in einem zusammenhängenden, selbst formulierten Text geschrieben. Gut machen sich konkrete Bezüge zur Arbeit mit passenden Formulierungen zur individuellen Leistung. Damit erhöht sich das Vertrauen beim Leser und steigert den Wahrheitswert. Bezogen auf die Branche sind Beispiele zu bestimmten Arbeitserfolgen ein nicht zu unterschätzendes Kriterium. Erreichte Ziele sind für den neuen Arbeitgeber wichtige Informationen die Eindruck hinterlassen und im Kopf bleiben.

Wenn Sie sich mit den Formulierungen etwas schwer tun, finden Sie im Artikel Arbeitszeugnis richtig verstehen ein wenig Inspiration. Achten Sie zudem darauf, die richtigen Sätze zu Ihren gewünschten Noten zu schreiben. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und investieren Sie jetzt ein bisschen mehr Zeit, um dann den Rest Ihres Lebens davon zu profitieren.

Sozialverhalten

Bevor es zum Ende kommt, gibt es meistens noch ein bis zwei Sätze zum sozialen Umgang des Mitarbeiters im Unternehmen. Folgende drei Punkte sollten beim Beschreiben des Sozialverhaltens erwähnt werden:

  • Vorgesetzte (intern)
  • Kolleginnen und Kollegen (intern)
  • Kunden und Geschäftspartner (extern)

Unsere Empfehlung: Achten Sie wie immer auf die Vollständigkeit und Reihenfolge der angesprochenen Punkte. Das hört sich zwar immer alles sehr statisch an, sorgt aber dafür, dass es beim Lesen nicht falsch interpretiert wird.

Beispiel: „Das Verhalten zu seinen Kollegen und Vorgesetzten ist stets sehr gut gewesen.“
Das „..stets sehr gut..“ ist im Normalfall eine Note „sehr gut“. Aber dadurch, dass die Vorgesetzten erst als zweites erwähnt werden, bezieht sich das „stets sehr gut“ auf die Kollegen und beschreibt, dass es mit den Vorgesetzten wohl nicht ganz so gut lief. Nun wird aus der anfänglichen Note „sehr gut“ eher ein „befriedigend“.

Schlussformel

Am Ende der Beurteilung kommt die sogenannte Schlussformel. Formel deshalb, da dieser Teil so gut wie immer denselben Aufbau aufweist. Halten Sie sich an das alte Schema und nutzen Sie diese Struktur zu Ihrem Vorteil.
Bei erfahrenen Personalern ist dieser Schluss eher der Anfang. Es ist, als wenn man den Klappentext eines Buches im Vorfeld liest und sich danach entscheidet, ob man es überhaupt lesen will.

Die Formel besteht aus folgenden Variablen:

  • Ausstellungsgrund
  • Bedauern
  • Bedanken
  • Zukunftswünsche

Ein Beispiel für eine sehr gute Schlussformel:

„Auf ihren eigenen Wunsch scheidet Frau Meier zum 31.10.2016 aus unserem Unternehmen aus. Wir bedauern ihre Entscheidung außerordentlich, weil wir mit ihr eine sehr gute Mitarbeiterin verlieren. Wir bedanken uns bei ihr für ihre stets wertvolle Arbeit und wünschen ihr beruflich wie privat alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“

Bei den Zukunftswünschen ist es wichtig „weiterhin viel Erfolg“ zu wünschen. Erst damit wird darauf hingewiesen, dass Frau Meier auch im alten Unternehmen schon Erfolg hatte.

Nun sollte der Erstellung des eigenen Arbeitszeugnisses nichts mehr im Wege stehen. Wenn Sie es nach dem Erstellen nochmal prüfen lassen möchten, können Sie dies kostenlos auf arbeitszeugnis.io machen. Einfach Zeugnis hochladen und analysieren lassen.

Ein Gastbeitrag von arbeitszeugnis.io, dem Anbieter einer kostenlosen technischen Lösung zur Analyse von Formulierungen in Arbeitszeugnissen.